Sistematización de práctica profesional: Reflexiones y Aprendizajes derivados de la implementación de una matriz de control documental en Medicadiz S.A.S.

Abstract

La sistematización actual de la práctica profesional examina la experiencia llevada a cabo en el campo de gestión documental del talento humano en una organización del sector salud, la cual se basa en la aplicación de un instrumento de control que está diseñado para optimizar la organización, supervisión y rápida búsqueda de los datos laborales, teniendo en cuenta que el procedimiento se realizó desde una perspectiva mixta que posee datos cualitativos y cuantitativos, que posibilitaron la reconstrucción de la experiencia vivida, la detección de problemas operativos y el desarrollo de aprendizajes que pueden ser aplicados al entorno organizacional. Se observaron durante la práctica deficiencias relacionadas con la dispersión de documentos correspondientes a los expedientes de los colaboradores, la falta de procedimientos estandarizados para el control y mantenimiento de los documentos y las dificultades en el rastreo de información del personal, por lo tanto, como respuesta, se creó y aplicó una matriz de control documental que permitió establecer los registros, supervisar los estados documentales y tomar decisiones contundentes frente a soportes pendientes. Desde una perspectiva reflexiva y contextualizada, se realizó un análisis del proceso a través de métodos como la observación directa, el registro de la experiencia usando instrumentos de seguimiento y la revisión documental, además, los resultados obtenidos muestran que la organización de la información ha mejorado, los procesos internos son más claros y la gestión administrativa ha tomado mayor confianza en las respuestas de requerimientos por parte de auditorías. Por último, la sistematización posibilitó convertir la experiencia práctica en un conocimiento altamente valioso para la vida personal, resaltando el valor de la gestión documental como soporte estratégico en las organizaciones y proporcionando elementos que pueden ser reproducidos o modificados en entornos semejantes.

The current systematization of the professional internship examines the experience carried out in the field of human talent document management within a healthcare sector organization. It is based on the implementation of a control instrument designed to optimize the organization, supervision, and rapid retrieval of labor data, considering that the process was conducted from a mixed perspective that includes both qualitative and quantitative data. This approach made it possible to reconstruct the lived experience, identify operational problems, and develop learnings that can be applied to the organizational environment. During the internship, deficiencies were observed related to the dispersion of documents corresponding to employee records, the lack of standardized procedures for document control and maintenance, and difficulties in tracking personnel information. Therefore, as a response, a document control matrix was created and implemented, allowing the establishment of records, monitoring of document statuses, and making decisive decisions regarding pending documentation. From a reflective and contextualized perspective, an analysis of the process was carried out through methods such as direct observation, the recording of the experience using monitoring instruments, and document review. In addition, the results obtained show that the organization of information has improved, internal processes are clearer, and administrative management has gained greater confidence in responding to audit requirements. Finally, the systematization made it possible to transform the practical experience into highly valuable knowledge for personal development, highlighting the importance of document management as a strategic support within organizations and providing elements that can be replicated or adapted in similar contexts.