Propuesta de Plan Institucional de Archivos para Personería Municipal de Envigado, periodo 2024-2028

Abstract

El Plan Institucional de Archivos (PINAR) es un instrumento archivístico que permite el desarrollo de la gestión de documentos y la función archivística en general, contribuye a la identificación de aspectos críticos o problemáticas relacionadas con el proceso de gestión documental y que imposibilitan la administración y gestión de los documentos al interior de la organización. El PINAR permite establecer metas y centrar prioridades en la gestión de información para cumplir con la normatividad vigente y los principios y fundamentos archivísticos. Esta herramienta direcciona planes y proyectos encaminados a la resolución de las problemáticas al interior de la gestión informacional, definiendo objetivos, alcances, tiempo, responsables y actividades para la intervención del problema. El presente proyecto es un estudio y análisis principalmente cualitativo, el cual busca entender el comportamiento de la gestión documental en la Personería Municipal de Envigado. No obstante, a partir del diagnóstico integral de archivos se establecieron valores numéricos que permiten medir el estado actual de la gestión documental y la archivística, a través de aspectos administrativos, de conservación, tecnológicos, técnicos e infraestructura.

The Institutional Archives Plan (PINAR) is an archival instrument that allows the development of document management and the archival function in general, contributes to the identification of critical aspects or problems related to the document management process and that make administration and document management within the organization. The PINAR allows you to establish goals and focus priorities on information management to comply with current regulations and archival principles and foundations. This tool directs plans and projects aimed at solving problems within information management, defining objectives, scope, time, people responsible and activities for the intervention of the problem. This project is a mainly qualitative study and analysis, which seeks to understand the behavior of management documentary in the Municipal Office of Envigado. However, from the diagnosis comprehensive files, numerical values were established that allow measuring the current state of the document management and archiving, through administrative, conservation, technological, technical and infrastructure aspects.