Importancia de implementar un manual de procedimientos que contribuya a la mejora de las conciliaciones en las compañías con servicio de pago electrónico vehicular

Abstract

Este proyecto de investigación consiste en resaltar la importancia de implementar un manual de procedimientos que contribuya a la mejora de las conciliaciones en las compañías de servicio de pago electrónico vehicular para mejorar los problemas existentes en las áreas de conciliaciones , tales como: retrasos en la entrega de la información para el cierre contable, inconsistencias en las conciliaciones y pagos, verificación de salidas y entradas de dinero; la importancia de la implementación de dicho manual se basa en el propósito de demostrar que el registro consolidado de la información, permitirá desempeñar una tarea específica de las funciones, obtener información detallada y ordenada, este contiene todas las funciones y responsabilidades de las operaciones o actividades que se ejecutan allí, siendo un documento necesario al especificar la estructura y los roles a desempeñar en el área; el manual de procedimientos provee seguridad y va dirigido al logro de los objetivos de la empresa, siendo este un documento del sistema del control interno. En el día a día en la gestión del área de conciliaciones en las compañías de servicio de pago electrónico vehicular, suelen presentarse malas prácticas administrativas y operacionales, como principal referente de las debilidades halladas, no se cuenta con un documento donde se consolide los procedimientos que se deben ejecutar en las conciliaciones, como consecuencia de esto, se observa que la evaluación de objetivos a corto y largo plazo del área es más compleja; por lo tanto prevalece la oportunidad de implementar el manual de procedimientos, como herramienta estratégica para la capacitación de personal nuevo y soporte para las personas encargadas actualmente de esta forma se eliminarían los reprocesos y las consultas constantes al jefe del área encargado. Por otro lado, las amenazas que fueron detectadas son las siguientes: desventaja competitiva frente a las demás entidades que se dedican a la misma actividad económica, al realizar malos procesos en los pagos, se presentan perdidas en la empresa, adicionalmente el retraso de las conciliaciones traería, demoras para la entrega de información y por ende la ejecución de los estados financieros de la compañía, que a su vez perjudicaría la información a tiempo, la toma de decisiones tanto de usuarios internos como externos de la compañía; esto da un panorama de las estrategias que se pueden poner en práctica en primer lugar, el manual de procedimientos servirá de apoyo y podrá estabilizar los procesos de manera que no existan tantos márgenes de error, delimitar las funciones y responsabilidades lo que beneficiaría al área de conciliaciones, porque habría una comunicación asertiva, trabajo en equipo y se mejorarían los tiempos de las entregas de la información al área contable. Contar con un manual de procedimientos genera ventajas para las compañía que prestan el servicio de pago electrónico vehicular y más aún al personal encargado del área de trabajo y a nuevas personas que se integren a la compañía, estableciendo sus nuevos compromisos, de esta forma se ayuda al desarrollo de las actividades eficientemente, se delimita las funciones y responsabilidades, se establecen controles administrativos, se evitan consultas al jefe del área, se eliminan confusiones y duplicidad de labores, facilita la comunicación e interpretación de los procedimientos al ser un documento accesible de consulta permanente.

This research project consists of highlighting the importance of implementing a manual of procedures that contributes to the improvement of reconciliations in vehicular electronic payment service companies to improve existing problems in the areas of reconciliations, such as: delays in the delivery of information for accounting closing, inconsistencies in reconciliations and payments, verification of outflows and inflows of money; the importance of the implementation of said manual is based on the purpose of demonstrating that the consolidated record of the information, will allow to perform a specific task of the functions, obtain detailed and orderly information, this contains all the functions and responsibilities of the operations or activities that are executed there, being a necessary document when specifying the structure and the roles to be played in the area; the manual of procedures provides security and is aimed at achieving the objectives of the company, this being a document of the internal control system.