Diseño instructivo para el área de facturación de la empresa JUAN DAVID MONTOYA DURAN – Etiquetas y Bandas

Abstract

El objetivo principal de este trabajo se enfocó en el diseño de un instructivo para el área de facturación de la empresa JUAN DAVID MONTOYA DURAN- Etiquetas y Bandas. El procedimiento que se llevó cabo para cumplir este objetivo se centró en la observación al realizar los documentos y revisión de los que ya estaban elaborados, para así llegar a determinar las debilidades que se venían presentando, para ello se establecen unos lineamientos a seguir en el proceso de facturación, el cual abarca la creación de clientes, productos, generación de pedidos, ordenes de producción, remisiones, devoluciones de remisión, facturas de venta y recibos de caja, cada uno con su respectiva contabilización y parametrización, esto con la finalidad estandarizar el proceso de forma conjunta. Los principales resultados obtenidos fueron: la disminución de errores en la elaboración de las facturas de venta, pedidos y creación de clientes gracias a el instructivo entregado y el acompañamiento por medio de la revisión y refuerzo. Además, se inicia a concientizar al personal encargado sobre la importancia en el manejo correcto y preciso de la facturación logrando así fluidez en los procesos y en el recaudo de lo invertido por la compañía de forma oportuna.

The main objective of this work was the creation of an instruction manual for the billing department of the company JUAN DAVID MONTOYA DURAN - Labels and Bands. The procedure in order to fullfill the objective was the observation of the preparation of the billing documents, as well as the analysis of the billing documents already done in order to establish where were its deficiencies. To achieve the goal we established a group of guidelines to be followed during the billing process, which includes the creation of customers and products records, the creation or production orders, and the creation of sale receipts, sale invoices and cash receipts. Each of them with its respective accounting and its own parameters with the purpose of standardize the all process. The main results were: the reduction of mistakes in the creation of sales invoices, production orders and customer´s records thanks to the instructions manual created and the support given through the review in site of the procedures carried on by the billing department. In addition, it was achieved an increase in the consciousness of the personnel involved, who understood the importance of a precise management of billings, achieving greater fluidity in the processes and in the timely recovery of company´s investments.