Business process modeling for obtaining and renewing qualified registration using Togaf

Abstract

Nowadays, information management is one of the most important activities in organizations and in view of the need to improve it, proposals have arisen that allow optimizing its management through the implementation of technological tools integrating processes and human management, which allows to direct the use and exploitation of information; This is how it was identified that the School of Basic Sciences, Technology and Engineering (Ecbti), attached to the National Open and Distance University (UNAD), is currently supporting a large part of its activities from the processes and procedures generated by the university’s top management, established with procedural formats, many of them without making use of information systems and with basic technological support, based on management tools, leading to delays, and loss of information at certain times. Thus, it is proposed to carry out a study of business order that helps to organize the objectives of the organization and align them with information technology (IT). In this sense, this article indicates how to use the framework of The Open Group Architecture Framework (Togaf) where the initial phases are addressed, such as: preliminary, vision architecture, business architecture, information systems architecture and technology architecture. Applied in the process of Educational Offer Management in two of its procedures such as new qualified registration and renewal of registration identifying gaps and proposals for improvement, thus contributing with initial aspects for a future implementation of the enterprise architecture within the Ecbti.

  En la actualidad la gestión de la información es una de las actividades de gran importancia en las organizaciones y ante la necesidad de mejorarla han surgido propuestas que permiten optimizar su gestión mediante la implementación de herramientas tecnológicas que integren los procesos y la gestión humana, lo que permite encaminar el uso y aprovechamiento de la información; es así como se identificó que la Escuela de Ciencias Básicas Tecnología e Ingeniería (Ecbti) adscrita a la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD), en la actualidad soporta gran parte de sus actividades en los procesos y procedimientos generados por la alta dirección de la universidad, establecidos con formatos procedimentales, muchos de ellos sin hacer uso de sistemas de información y con soporte tecnológico básico, basado en herramientas de gestión, lo que conlleva a demoras, y pérdida de información en determinado momento. Por lo anterior, se propone realizar un estudio de orden empresarial que ayude a organizar los objetivos de la organización y alinearlos con tecnologías de la información (TI), en este sentido el presente artículo indica cómo utilizar el marco de trabajo (framework) de The Open Group Architecture Framework (Togaf) en donde se aborda las fases iniciales como son: preliminar, visión de arquitectura, arquitectura de negocios, arquitecturas de sistemas de información y arquitectura de tecnología. Aplicados en el proceso de gestión de la oferta educativa en dos de sus procedimientos como son nuevo registro calificado y renovación de registro, en el que se identifican las brechas y propuestas de mejora, y se contribuye de esta manera con aspectos iniciales para una futura implementación de la arquitectura empresarial al interior de la Ecbti.

Actualmente, a gestão da informação é uma das actividades mais importantes nas organizações, e tendo em conta a necessidade de a melhorar, surgiram propostas que permitem a optimização da sua gestão através da implementação de ferramentas tecnológicas que integram processos e gestão humana, o que permite a utilização e exploração da informação; Assim foi identificado que a Escola de Ciências Básicas, Tecnologia e Engenharia (Ecbti) ligada à Universidade Nacional Aberta e à Distância (UNAD), apoia actualmente grande parte das suas actividades nos processos e procedimentos gerados pelos quadros superiores da universidade, estabelecidos com formatos processuais, muitos deles sem recorrer a sistemas de informação e com apoio tecnológico básico, baseado em ferramentas de gestão, o que conduz a atrasos, e à perda de informação em determinados momentos. Neste sentido, este artigo indica como utilizar a estrutura do The Open Group Architecture Framework (Togaf) onde são abordadas as fases iniciais, tais como: preliminar, visão arquitectónica, arquitectura empresarial, arquitectura de sistemas de informação e arquitectura tecnológica. Aplicado no processo de gestão da oferta educacional em dois dos seus procedimentos, tais como novo registo qualificado e renovação do registo, que identifica lacunas e propostas de melhoria, contribuindo assim com aspectos iniciais para uma implementação futura da arquitectura empresarial no âmbito do Ecbti.