Implementación de software de digitalización sobre Preflex SAS para conversión digital y optimización de archivos físicos

Abstract

En la fase de implementación del archivo digital, mi participación como estudiante de administración de empresas fue de vital importancia. Me involucré desde el principio debido a la importancia del proyecto para la eficiencia y organización de la empresa. Apoyándome en mis habilidades analíticas, realicé la planificación y presenté soluciones innovadoras. Guíe grupos de trabajo y organicé la colaboración entre diferentes departamentos para garantizar una implementación sin problemas del nuevo sistema. Adicionalmente, anticipé y abordé la resistencia al cambio mediante estrategias de comunicación y capacitación personalizadas. En cuanto a la implementación del software de digitalización de documentos, mi participación fue esencial durante diversas etapas clave. Realicé el levantamiento de información, identifiqué usuarios clave y organicé datos críticos en una base de datos. Organicé encuentros con diversos departamentos, definí plazos de retención y garantice el cumplimiento de las regulaciones legales. Además, me involucré en sesiones de capacitación, asumiendo el rol de instructor para asegurar la comprensión del software por parte de los usuarios finales. Coordiné pruebas piloto en varios departamentos, supervisando el desempeño del software y recopilando retroalimentación para realizar mejoras antes del despliegue completo en la organización. Mi contribución fue fundamental para el éxito de la implementación del archivo digital y del software de digitalización de documentos en la empresa. Gracias a mi formación en administración de empresas, pude ofrecer una visión estratégica, habilidades prácticas y capacidades de liderazgo que resultaron esenciales para asegurar una implementación exitosa y promover la adopción de ambos sistemas en la empresa.

The present work of systematization of my experiences in professional practices that was carried out at the company Preflex SAS, constituted the final stretch of my career as a Business Administrator. They gave me the opportunity to apply all the resources acquired during my training process, helping to implement the digital archive, which had the objective of systematizing the digitization practices of the physical archives of the leading company Preflex SAS, through a methodology which combined documentary research, employee interviews and evaluation of digitization software, we identified problems in the company's current physical archiving processes and proposed an improvement action plan, the successful implementation of the selected digitization software has significantly improved the operational efficiency, optimization of physical space, security and availability of information, this study generates knowledge in the field of document management and provides practical recommendations to improve the competitiveness and operational efficiency of Preflex SAS in the current market.