ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA DEL SECTOR ELECTRICO. MIRTHA ALFONSINA ARÉVALO BUENO CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C 2018 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA DEL SECTOR ELECTRICO. MIRTHA ALFONSINA ARÉVALO BUENO Trabajo de grado para optar por el título de Ingeniera Industrial DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO ING. LUIS MARIO VÁSQUEZ CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2018 DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD Los conceptos de desarrollo, análisis y conclusiones del presente trabajo son de exclusiva responsabilidad de la autora, razón por la que se prohíbe la reproducción parcial o total del siguiente documento. MIRTHA ALFONSINA ARÉVALO BUENO, con C.C. No. 1.049.798.805 Bogotá, 2018 Mirtha Alfonsina Arévalo Bueno NOTA DE ACEPTACIÓN ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ Firma del Director de Proyecto ______________________________________ Firma de Jurado ______________________________________ Firma de Jurado Bogotá, 2018 “La excelencia es el arte de triunfar mediante el aprendizaje y la perseverancia. No actuamos correctamente por tener virtudes, sino que las adquirimos cuando actuamos correctamente. Somos lo que hacemos. La excelencia, pues, no es una acción sino un hábito” Aristóteles Dedicatoria A Dios, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón, iluminar mi mente para poder lograr mis objetivos y por proveer la fuerza necesaria en mis momentos de debilidad. A mi madre, María Lilia Bueno quien ha dedicado su vida a formarme y apoyarme incondicionalmente en todo momento. Mujer luchadora, de principios y de gran corazón; mi ejemplo a seguir, gracias a ti madre por enseñarme a no huir cuando está próxima la tormenta. Este trabajo es resultado de cada enseñanza y de la confianza que has depositado en mí. A mi padre, Alfonso Arévalo porque con su partida dejó un gran vacío; pero sembró ganas de luchar y salir adelante, gracias por cuidarme en todo momento. A mi hermano, Neider Arévalo por siempre recordarme lo importante que es tomar las cosas con calma y sonreír, gracias por ser más que un hermano; mi fiel amigo y confidente. Agradecimientos Mi agradecimiento especial a la Corporación Universitaria Minuto de Dios, por abrir las puertas de su institución y permitir formarme como Ingeniera Industrial. Al Ingeniero Luis Mario Vásquez; por su dirección, paciencia, entrega y valiosos consejos que permitieron alcanzar los objetivos de mi trabajo de grado. A cada uno de los docentes que acompañaron mi proceso de crecimiento académico, que aportaron cada día en el enriquecimiento de mi conocimiento gracias a compartir los suyos. Ing. John Ávila, Ing. Oscar Caita, Ing. Jorge Benavides e Ing. John Avendaño, mis mayores agradecimientos para ustedes porque con cada clase han hecho que hoy esté logrando una de muchas metas. Por otra parte, de corazón agradezco a la empresa, por permitirme realizar el trabajo de grado en su organización; y porque además cada uno de sus integrantes aportó una parte importante en la realización de esta y en mi crecimiento profesional. Principalmente, Ing. John Palacio, te agradezco por todos los conocimientos que has compartido conmigo y por la colaboración durante el desarrollo de mi proyecto. No puedo dejar de mencionar a dos personas importantes; mi querida amiga Sandra Amórtegui y mi amigo Douglas Saenz, gracias por aguantar mi mal genio, por ser apoyo importante durante todo este tiempo, porque en muchas ocasiones supieron escucharme y a pesar de mis constantes enojos sabían aconsejarme. Por último, quiero agradecer a quien o quienes de una u otra manera me han ayudado a crecer como persona, a crecer como mujer, a crecer como estudiante y crecer como profesional. Personas que en el momento menos esperado llegaron a mi vida para brindar alegría, y enseñarme que en cualquier momento la pregunta no es ¿Puedo?, la pregunta debe ser ¿Quiero? A todas y cada una de ellas que se han ganado un lugar mi corazón, mil gracias. 8 Tabla de contenido Índice de ilustraciones ................................................................................................. 10 Índice de tablas ........................................................................................................... 10 Índice de graficas ........................................................................................................ 11 Glosario ...................................................................................................................... 12 Resumen ..................................................................................................................... 13 1. Capítulo 1: Aspectos preliminares....................................................................... 15 1.1. Introducción ............................................................................................................. 15 1.2. Justificación .............................................................................................................. 17 1.3. Planteamiento problema ........................................................................................... 19 1.4. Objetivos .................................................................................................................. 28 1.4.1. Objetivo general. ..................................................................................................................... 28 1.4.2. Objetivos específicos. ............................................................................................................... 28 1.5. Resultados esperados ................................................................................................ 28 1.6. Metodología .............................................................................................................. 29 2. Capítulo 2: Diagnostico situacional del SIG ....................................................... 30 3. Capítulo 3: Actualización del Sistema Integrado de Gestión .............................. 166 3.1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ................................................................ 170 3.2. REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................... 170 3.3. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................ 170 3.4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................ 171 3.4.1. Comprensión de la organización y de su contexto. ............................................................. 171 3.4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. ...................... 171 3.4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión integral. ............................................... 171 3.4.4. Sistema de gestión integral y sus procesos. .......................................................................... 171 3.5. LIDERAZGO ......................................................................................................... 172 3.5.1. Liderazgo y compromiso. ...................................................................................................... 172 3.5.2. Política. ................................................................................................................................... 172 3.5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización. .............................................. 172 3.6. PLANIFICACIÓN ................................................................................................. 172 3.6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades. ................................................................ 172 3.6.2. Objetivos integrales y planificación para lograrlos. ........................................................... 173 3.6.3. Planificación de los cambios. ................................................................................................ 173 3.7. APOYO .................................................................................................................. 173 9 3.7.1. Recursos. ................................................................................................................................ 173 3.7.2. Competencia. ......................................................................................................................... 174 3.7.3. Toma de conciencia. .............................................................................................................. 174 3.7.4. Comunicación. ....................................................................................................................... 175 3.7.5. Información documentada. ................................................................................................... 175 3.8. OPERACIÓN ......................................................................................................... 176 3.8.1. Planificación y control operacional. ..................................................................................... 176 3.8.2. Requisitos para los productos y servicios. ........................................................................... 176 3.8.3. Diseño y desarrollo de los productos y servicios. ................................................................ 177 3.8.4. Control de los procesos y servicios suministrados externamente. ..................................... 177 3.8.5. Producción y provisión del servicio. .................................................................................... 178 3.8.6. Liberación de los productos y servicios. .............................................................................. 179 3.8.7. Control de las salidas no conformes. .................................................................................... 179 3.9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ........................................................................ 179 3.9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación. ..................................................................... 179 3.9.2. Auditoría interna. .................................................................................................................. 180 3.9.3. Revisión por la dirección ...................................................................................................... 180 3.10. MEJORA ............................................................................................................ 180 3.10.1. Generalidades. ....................................................................................................................... 180 3.10.2. No conformidad y acción correctiva. ................................................................................... 180 4. Capítulo 4: Impacto de la actualización del Sistema Integrado de Gestión ......... 181 5. Conclusiones .................................................................................................... 190 6. Recomendaciones ............................................................................................. 191 7. Referencias bibliográficas ................................................................................ 192 10 Índice de ilustraciones Ilustración 1. Ubicación Soluciones MDS - PROELECTRICOS ..................................................... 18 Ilustración 2. Diagrama Causa-Efecto .............................................................................................. 20 Índice de tablas Tabla 1. Jerarquización de Causas .................................................................................................... 21 Tabla 2. Total de documentos ........................................................................................................... 22 Tabla 3. Total, de registros ............................................................................................................... 22 Tabla 4. Relación de indicadores por proceso .................................................................................. 24 Tabla 5. Capítulo 4, diagnóstico inicial ............................................................................................ 30 Tabla 6. Capítulo 5, diagnóstico inicial ............................................................................................ 42 Tabla 7. Capítulo 6, diagnóstico inicial ............................................................................................ 52 Tabla 8. Capítulo 7, diagnóstico inicial ............................................................................................ 67 Tabla 9. Capítulo 8, diagnóstico inicial ............................................................................................ 88 Tabla 10. Resumen Capítulo 8, diagnóstico inicial......................................................................... 138 Tabla 11. Capítulo 9, diagnóstico inicial ........................................................................................ 141 Tabla 12. Capítulo 10, diagnóstico inicial ...................................................................................... 158 Tabla 13. Resumen consolidado diagnóstico inicial ....................................................................... 164 Tabla 14. Resumen diagnóstico final, Capítulo 4 ........................................................................... 182 Tabla 15. Resumen diagnóstico final, Capítulo 5 ........................................................................... 183 Tabla 16. Resumen diagnóstico final, Capítulo 6 ........................................................................... 184 Tabla 17. Resumen diagnóstico final, Capítulo 7 ........................................................................... 185 Tabla 18. Resumen diagnóstico final, Capítulo 8 ........................................................................... 186 Tabla 19. Resumen diagnóstico final, Capítulo 9 ........................................................................... 187 Tabla 20. Resumen diagnóstico final, Capítulo 10 ......................................................................... 188 Tabla 21. Resumen diagnóstico final .............................................................................................. 189 11 Índice de graficas Gráfica 1. Frecuencia por causas 2017-1 .......................................................................................... 23 Gráfica 2. Resumen Capítulo 4, diagnóstico inicial .......................................................................... 41 Gráfica 3. Resumen Capítulo 5, diagnóstico inicial .......................................................................... 51 Gráfica 4. Resumen Capítulo 6, diagnóstico inicial .......................................................................... 66 Gráfica 5. Resumen Capítulo 7, diagnóstico inicial .......................................................................... 87 Gráfica 6.Resumen Capítulo 8, diagnóstico inicial ......................................................................... 140 Gráfica 7. Resumen Capítulo 9, diagnóstico inicial ........................................................................ 157 Gráfica 8. Resumen Capítulo 10, diagnóstico inicial ...................................................................... 164 Gráfica 9. Resumen Diagnóstico inicial ......................................................................................... 165 Gráfica 10. Resumen diagnóstico final, Capítulo 4 ........................................................................ 182 Gráfica 11. Resumen diagnóstico final, Capítulo 5 ........................................................................ 183 Gráfica 12. Resumen diagnóstico final, Capítulo 6 ........................................................................ 184 Gráfica 13. Resumen diagnóstico final, Capítulo 7 ........................................................................ 185 Gráfica 14. Resumen diagnóstico final, Capítulo 8 ........................................................................ 186 Gráfica 15. Resumen diagnóstico final, Capítulo 9 ........................................................................ 187 Gráfica 16. Resumen diagnóstico final, Capítulo 10 ...................................................................... 188 Gráfica 17. Resumen diagnóstico final ........................................................................................... 189 12 Glosario SIGLA SIGNIFICADO ISO International Organization for Standardization (Organización Internacional de Normalización) SGC Sistema de gestión de Calidad SGA Sistema de Gestión Ambiental SGI Sistema de Gestión Integral SG Sistema de Gestión 13 Resumen Implementar un Sistema de Gestión Integrado se hace el fin de que una organización pueda ayudar a garantizar la supervivencia y rentabilidad económica a largo plazo además de facilitar la gestión, reducir documentación, y mejorar constantemente sus operaciones. Pero hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, medio ambiente y seguridad han seguido un desarrollo independiente en el mundo industrial. En muchas organizaciones la calidad depende de las áreas operativas, el medio ambiente se manejaba desde áreas técnicas, mientras que la seguridad dependía de recursos humanos. Hoy en día las principales variables de integración de un sistema de gestión son calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo; se debe principalmente a la estructura común de gestión que éstas poseen, para este caso, en la empresa, se realizará la actualización y la integración de las normas ISO 9001 e ISO 14001 a la nueva versión de las mismas (2015); teniendo en cuenta que la empresa se encuentra certificada en la versión 2008 y 2004, respectivamente. Palabras claves: Sistema de gestión integral, calidad, ambiente, riesgos, cliente, medición, planificación, proceso, impacto. 14 Abstract Implement an integrated management system is done so that an organization can help ensure the survival and profitability in the long term in addition to facilitating the management, reduce documentation, and constantly improve its operations. But until very recently the functions of quality, environment and safety have continued independent development in the industrial world. In many organizations quality depends on the operational areas, the environment is handled from technical areas, while the security depended on human resources. Today the main variables of integration of a management system are quality, environment and health and safety at work; is due mainly to the common structure of management that they possess, for this case, in the COMPANY, the update will take place and the integration of the standards ISO 9001 and ISO 14001 to the new version of the same (2015); Bearing in mind that the company is certified in version 2008 and 2004, respectively. Keywords: Integrated management system, quality, environment, risks, customer, measurement, planning, process, impact. 15 1. Capítulo 1: Aspectos preliminares 1.1. Introducción Actualmente, y gracias a los avances que se han realizado de distintas maneras (tecnología, metodologías, entre otros) a nivel industrial; las exigencias del mercado han ido creciendo de igual manera, llegando al punto en que no solo se observa el factor económico a la hora de comprar, sino se observan factores como calidad, estética, posicionamiento de marca de la compañía, impacto al medio ambiente, seguridad al momento de ser manipulado por el ser humano, entre otros; razón por la cual las organizaciones se están viendo obligadas a buscar distintas maneras de aumentar el nivel de competitividad con sus productos. Para que una empresa pueda llegar a ser competitiva en el mercado de hoy en día, requiere de algunas políticas y sistemas que le permitan garantizar la eficacia de sus procesos y poder generar así valor agregado para la satisfacción de sus clientes, por lo que la International Standard Organization (ISO), emprendió un largo trabajo para desarrollar un conjunto de normas para el sector manufacturero, del comercio y la comunicación, dentro de las cuales toma como referencia el análisis de todo tipo de riesgo al cual se puedan enfrentar las organizaciones; al mismo tiempo que brinda la oportunidad de mejorar continuamente, con el fin de obtener una empresa más competitiva y clientes más satisfechos. Dentro de las normas que generó en su momento ISO están ISO 9001- Sistema de gestión de la calidad, ISO 14001 – Sistema de Gestión Ambiental y OHSAS 18001 o en Colombia más reciente ISO 45001 - Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, normas que con el transcurso del tiempo han sido actualizadas, por ejemplo, en cuanto a la norma ISO 9001 se tiene que fue publicada por primera vez en el año 1987, de ahí hasta el año presente año (2018) ha tenido cuatro actualizaciones; la primera en el año 1994, la segunda en el año 2000, la tercera en el año 2008 y la última, en la que actualmente se encuentra: en la versión del año 2015, mientras que para la norma ISO 14001 se tiene que 16 fue publicada por primera vez en el año 1996, la segunda versión publicada en el año 2004, y la última y actual versión del año 2015. La Organización Internacional de Normalización (ISO), en el mes de septiembre del año 2015 realizó la publicación de la nueva versión para las normas ISO 9001 e ISO 14001, las cuales despliegan una serie de cambios en su contenido, empezando porque adoptan la estructura de alto nivel (HLS por sus siglas en inglés High Level Structure), que facilita la interpretación y organiza los requisito de manera que las organizaciones estén en la capacidad de implementar varios sistemas de gestión integralmente. Dicha estructura tiene una orientación al liderazgo ya que promueve el involucramiento constante de la alta dirección y el direccionamiento estratégico para generar valor a las partes interesadas de la organización; pero además de ello; un cambio importante es la centralización y el enfoque que da al pensamiento basado en los riesgos a los que constantemente se puede enfrentar; esto, por un lado, con el fin de poder gestionarlos y evitar o en dado caso reducir el tamaño de los impactos que los mismos pueden causar, o potencializarlos como oportunidades de mejora. Para la empresa, se ha convertido en una prioridad actualizar su sistema de gestión de calidad (SGC) y su sistema de gestión ambiental (SGA) de la versión de 2008 a la versión de 2015 como un Sistema de Gestión Integral (SGI) para así poder aumentar la efectividad en sus procesos y generar la confianza necesaria en sus clientes. 17 1.2. Justificación Teniendo en cuenta que la empresa; ubicada en localidad Los Mártires de Bogotá (Ilustración 1. Ubicación¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.), actualmente se encuentra certificada por el organismo de certificación SGS Colombia en la Norma ISO 9001:2008 desde el 26/07/2012 con última actualización de certificado del 29/10/2015 e ISO 14001:2004 certificada desde el 15/09/2012 con última actualización de certificado de 15/09/2015. El tema central del proyecto será la estructuración del Sistema de Gestión Integral de la organización en la nueva versión (2015) de las normas ISO 9001 e ISO 14001. Según ICONTEC, “la norma ISO 9001 se actualiza debido a la necesidad de considerar los cambios en las prácticas y tecnologías relacionadas con los sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y las prácticas del negocio, entre otros”, adicional, ICONTEC dice: “la norma ISO 14001 se actualiza porque es necesario enfrentar los retos futuros de gestión ambiental”. Por esta razón, la actualización del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental dentro de la empresa, se constituyen como método de crecimiento para la organización, por medio del cual busca garantizar que los procesos y procedimientos de la misma estén en pro del mejoramiento en el accionar diario. Los procesos definidos por la empresa son: planeación estratégica, gestión organizacional, gestión financiera, talento humano, diseño, costos, mantenimiento, taller, I+D, TIC’s, soporte, presupuestos, compras, producción, logística, mercadeo, ventas y comercio exterior, los cuales están enfocados cada uno en asegurar el cumplimiento del Slogan que los identifica en el mercado frente a la competencia “Seguridad para tus proyectos, tranquilidad para ti”. Lo anteriormente descrito con en el fin de que repercuta en la satisfacción de los clientes, quienes son los últimos receptores de los productos y servicios que se ofrecen. 18 Ilustración 1. Ubicación 19 1.3. Planteamiento problema Dentro de la operación diaria de la organización, son muchas las actividades que se realizan; pero muchas de ellas en ocasiones no generan valor ni al producto ni a la organización o simplemente no son necesarias dentro del funcionamiento de la misma; y actualmente se llevan a cabo por el hecho de que toda la vida han sido parte de las actividades a realizar. Por medio del uso de la herramienta diagrama de Causa-Efecto (Ilustración 2. Diagrama Causa-Efecto), y con el fin de identificar con mayor claridad las variables que interfieren dentro del óptimo funcionamiento del SG, se realiza el análisis de causas. 20 Ilustración 2. Diagrama Causa-Efecto 21 Con el anterior diagrama, se evidencia que la operación de la organización se ve afectada por seis (6) variables las cuales son: Mano de Obra, Medición en los procesos, Medio Ambiente, Comunicación, Documentación y Metodología. Cada una de dichas variables cuenta con unos factores internos, pero, debido a la amplitud de las causas; se realizará la jerarquización de estas y se enfocará en las 3 causas más influyentes. Jerarquización Tabla 1. Jerarquización de Causas N° CAUSA PORCENTAJE 1 Documentación 30% 2 Comunicación 25% 3 Medición en los procesos 25% 4 Mano de Obra 10% 5 Metodología 5% 6 Ambiente de Trabajo 5% Teniendo en cuenta los porcentajes de significancia asignados a las causas identificadas, se evidencia que las causas con mayor influencia dentro del SG actualmente para la organización son: Documentación con un 30% y con el 25% está la comunicación y la medición en los procesos. Dentro de DOCUMENTACIÓN, se identifican tres razones asociadas que son: Falta de control en la documentación, Documentación obsoleta y Exceso en la documentación con la que la organización opera. Por medio del listado maestro de documentos y el listado maestro de registros al realizar el análisis de causas se contabilizan los siguientes documentos: 22 Tabla 2. Total de documentos AÑO NÚMERO DE DOCUMENTOS 2017 128 La organización cuenta con un total de 152 documentos con fecha de actualización entre los años 2015 y 2017. 2016 16 2015 8 2014 46 La organización cuenta con un total de 94 documentos con fecha de actualización entre los años 2009 y 2014. 2013 9 2012 35 2011 3 2009 1 Tabla 3. Total, de registros AÑO NÚMERO DE REGISTROS 2017 37 Se tiene un total de 119 Formatos con fecha de vigencia entre los años 2015 y 2017. 2016 49 2015 33 2014 29 Se tiene un total de 82 Formatos que son diligenciados en la organización y que tienen fecha de vigencia entre los años 2008 y 2014. 2013 8 2012 10 2011 9 2010 1 2009 16 2008 9 Para la causa de COMUNICACIÓN, se identifica que está siendo afectada por la falla en la comunicación que se presenta entre el personal que integra los procesos; lo anterior porque no se tienen claros cuales son los canales de comunicación que se deben llevar a cabo. El siguiente gráfico (Gráfica 1. Frecuencia por causas 2017-1); tomado del análisis semestral sobre las causas más frecuentes que se presentan en la organización reportadas como quejas y/o reclamos por los clientes para el período enero de 2017 a junio de 2017, permite identificar que la causa con mayor frecuencia es la falla en la comunicación. 23 Gráfica 1. Frecuencia por causas 2017-1 Por último, dentro de MEDICIÓN DE LOS PROCESOS se denotan dos casos. El primero haciendo referencia a procesos que no cuentan con un método o manera de medir su eficacia en operación como evidencia de su gestión diaria, y el segundo, en caso de que los procesos cuenten con una medición puede no ser lo que realmente se necesite medir. En la tabla (Tabla 4. Relación de indicadores por proceso) se muestra la relación de cuáles son los procesos que cuentan con un indicador de medición y cuáles no, y en los casos donde si hay medición; se describe cual es la meta, la frecuencia y la formula con la que determinan el porcentaje de cumplimiento de la gestión. 24 Tabla 4. Relación de indicadores por proceso PROCESO INDICADOR INDICADOR DEL PROCESO FRECUENCIA DE MEDICIÓN DE INDICADOR META FÓRMULA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA X GESTIÓN ORGANIZACIONAL √ Cumplimiento de Actividades programadas MENSUAL 95% (No. de actividades realizadas/ No. de actividades programadas) *100 Agua MENSUAL 0.00008 (m^3 agua consumidos) / (dm ^2 producidos) *100 Energía MENSUAL 0.013 (KWh consumidos) / (dm^2 producidos) *100 RESPEL MENSUAL 0.00011 (kg RESPEL generados) / (dm ^2 producidos) *100 Vertimientos MENSUAL 95% (Litros Vertidos) / (Litros Consumidos) ∗100 GESTIÓN FINANCIERA X 25 PROCESO INDICADOR INDICADOR DEL PROCESO FRECUENCIA DE MEDICIÓN DE INDICADOR META FÓRMULA TALENTO HUMANO √ Indicador de Rotación personal MENSUAL 10% (# personas contratadas/# personas retiradas/2) / (# de total activos) *100 Indicador de Ausentismo 90% (# personas incapacitadas / #total de empleados) *100 DISEÑO MECÁNICO √ Cumplimiento de entregas de diseño MENSUAL 95% Proyectos Entregados a tiempo/Total de Proyectos DISEÑO ELÉCTRICO √ Cumplimiento de fechas de entrega de planeación MENSUAL 95% (Fechas entregadas/fechas planeadas) *100 COSTOS X MANTENIMIENTO √ Horas Paro MENSUAL 0.70% Horas paro / Capacidad instalada Mantenimiento correctivo MENSUAL 75% # de correctivos / # total de mantenimientos correctivos Mantenimiento preventivo SEMESTRAL 50% # de mantenimientos preventivos realizados / # de mantenimientos 26 PROCESO INDICADOR INDICADOR DEL PROCESO FRECUENCIA DE MEDICIÓN DE INDICADOR META FÓRMULA preventivos programados TALLER √ Mantenimiento de Troqueles MENSUAL 66% Horas empleadas en mantenimiento de troqueles / Total Horas Disponibles I+D X TIC'S X SOPORTE TÉCNICO X PRESUPUESTOS √ Cumplimiento en la entrega de ofertas MENSUAL 95% (Fechas entregadas/fechas planeadas) *100 COMPRAS √ Cumplimiento de Requisiciones MENSUAL 95% Cumplimiento Remisiones en el tiempo estipulado /Total Requisiciones PRODUCCIÓN √ Disponibilidad Conduit DIARIO 95% (Cantidad de productos en stock / Mínimo calculado de productos en stock) *100 LOGÍSTICA √ Cumplimiento de Entrega Pedidos MENSUAL 95 Despachos enviados en el tiempo estipulado / Total Despachos MERCADEO X 27 PROCESO INDICADOR INDICADOR DEL PROCESO FRECUENCIA DE MEDICIÓN DE INDICADOR META FÓRMULA VENTAS CONDUIT √ PRESUPUEST O DE VENTAS DISTRIBUCIÓ N SEMANAL 95% Presupuesto/ventas VENTAS PROYECTOS √ ÓRDENES DE COMPRA MES MENSUAL 95% (Monto en ODC) /(Valor presupuesto)*100% COMERCIO EXTERIOR X 28 1.4. Objetivos 1.4.1. Objetivo general. Actualizar el Sistema Integrado de Gestión (Calidad y Ambiental) en una empresa del sector eléctrico, bajo los parámetros de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. 1.4.2. Objetivos específicos. 1.4.2.1. Investigar el estado actual del Sistema Integrado de Gestión de la empresa conforme a su estructura organizacional. 1.4.2.2. Desarrollar el Manual correspondiente al Sistema Integrado de Gestión de la empresa de acuerdo con las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. 1.4.2.3. Evaluar el impacto de la actualización del Manual Integrado de Gestión. 1.5. Resultados esperados CAMPO EMPRESARIAL: De acuerdo con los objetivos planteados, se espera que la organización alinee la documentación y las herramientas tecnológicas y físicas utilizadas de tal manera que sirvan como apoyo en la organización para la mejora de los procesos, además de obtener el certificado para las normas ISO 9001 e ISO 14001 bajo la versión de 2015. 29 CAMPO COMERCIAL: Evidenciar la conformidad con los requisitos establecidos por las normas ISO 9001 e ISO 14001 en versión 2015 como instrumento de apoyo para que la organización continúe brindando a sus clientes la confianza y garantía de cumplimiento de calidad en la comercialización de productos fabricados. 1.6. Metodología Fases 1. En la primera fase del trabajo, se realizará un diagnóstico del estado actual del Sistema de Gestión implementado y certificado en la organización. 2. En la segunda fase del trabajo, haciendo uso del resultado arrojado por el diagnostico; se realizará la recopilación de la información perteneciente al sistema de gestión, se dará el tratamiento necesario a dicha información de modo que se dé cumplimiento a los requisitos de las normas. 3. En la tercera fase, se realizará un diagnostico final al estado del sistema de gestión. 4. En la cuarta fase, se llevará a cabo el proceso de recertificación del Sistema de Gestión con el ente certificador dispuesto por la organización. 30 2. Capítulo 2: Diagnostico situacional del SIG La empresa actualmente se encuentra certificada por el organismo de certificación SGS Colombia en la Norma ISO 9001:2008 desde el 26/07/2012 con última actualización de certificado del 29/10/2015 e ISO 14001:2004 certificada desde el 15/09/2012 con última actualización de certificado de 15/09/2015, pero a pesar de que la empresa cuenta con sus certificados vigentes conforme a las versiones correspondientes, para poder llevar a cabo la actualización del Sistema Integrado de Gestión, se hace necesario realizar el diagnostico con respecto a los requisitos de la nueva versión de las normas el cual se realizó en las siguientes tablas: Tabla 5. Capítulo 4, diagnóstico inicial ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO 100% La organización debe determinar: Las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectados por la organización. X Matriz DOFA Alinear con necesidades y expectativas de partes interesadas 31 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? previstos de su sistema de gestión de Calidad 1 0 0 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS 0% La organización debe determinar: 32 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar: a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad X Definir metodología para análisis de expectativas b) Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad. X c) Cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y otros requisitos. X 33 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes. X 0 0 4 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 44% La organización debe determinar: La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: a) las cuestiones externas e X Revisar alcance de los sistemas de gestión 34 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? internas indicadas en el apartado 4.1. b) los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2 X N/A c) Las unidades, funciones y límites físicos de la organización. X c) Los productos y servicios de la organización. d) Sus actividades, productos y servicios. X e) Su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia. X 35 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad. X El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. X El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el X 36 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? alcance de su sistema de gestión de la calidad. La conformidad con esta Norma Internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados como no aplicables no afectan a la capacidad o responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente. X 0 8 1 TOTAL NUMERAL 37 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS 50% 67% 4.4.1 La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional X Mapa de procesos Revisar pertinencia de indicadores Terminar de actualizar perfiles de cargo Definir metodología de análisis de riesgos Realizar revisión de planteamiento de indicadores Unificar información de La organización debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, y debe: N/A X Mapa de procesos a) determinar las entradas requeridas y las salidas N/A X Caracterización por procesos 38 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? esperados de estos procesos resultado de indicadores Actualizar Caracterizaciones de proceso b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos N/A X Mapa de procesos c) determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, la medición y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse la operación eficaz y el control de estos procesos N/A X Indicadores d) determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad N/A X Presupuesto e) asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos N/A X Perfiles de cargo 39 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? f) abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1 N/A X g) evaluar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse de que estos procesos logran los resultados previstos N/A X Resultados de indicadores de procesos h) mejorar los procesos y el sistema de gestión de la calidad. N/A X 1 8 1 4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe: 83% a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos N/A X Registros 40 ISO 9001 ISO 14001 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. N/A X POE Al establecer y mantener el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar el conocimiento obtenido en los apartados 4,1 y 4,2 X 2 1 0 41 Gráfica 2. Resumen Capítulo 4, diagnóstico inicial 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO 100% 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS 0% 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 44% 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS 67% 4. CONTEXTO 42 Tabla 6. Capítulo 5, diagnóstico inicial ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de la calidad 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de la calidad 65% TOTAL NUMERAL 58% La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de gestión de la Calidad: a) asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas de la eficacia del sistema de gestión de la calidad X Revisión por la dirección, Resultados semestrales Alinear con nuevos criterios versión 2015 Revisión de nuevos criterios y procesos que 43 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) asegurándose de que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de la calidad para el sistema de gestión de calidad y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización X Política y objetivos integrales intervienen en su cumplimiento Definición de metas acorde a objetivo del proceso Derivar mejoras del análisis de riesgo c) asegurando la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización X d) promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos N/A X e) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén disponibles X Presupuesto. Personas, infraestructura 44 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? f) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la calidad X Capacitaciones g) asegurándose de que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos X Indicadores h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad X i) promoviendo la mejora X Actividades de mejoramiento, programas de mejoramiento j) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma que aplique a X Reuniones gerenciales 45 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? sus áreas de responsabilidad. 4 5 1 5.1.2. Enfoque al cliente 5.1.2. Enfoque al cliente 50% La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente asegurándose de que: N/A a) se determinan, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables N/A X Encuesta de satisfacción Definir metodología de análisis de riesgo e identificación de oportunidades Mejorar metodología de encuestas de b) se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y los servicios y a la capacidad N/A X 46 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? de aumentar la satisfacción del cliente satisfacción de clientes c) se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente. N/A X 1 1 1 5.2 POLÍTICA 5.2 POLÍTICA 100% TOTAL NUMERAL 5.2.1. Desarrollar la política de la calidad La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que: 5.2.1. Desarrollar la política de la calidad La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que: 100% a) sea apropiada al propósito y al contexto de la organización y apoya su dirección estratégica; X Política Integral 47 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad X c) incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables; c) Incluya un compromiso para la protección del medio ambiente, incluida la prevención de la contaminación y otros compromisos específicos pertinentes al contexto de la organización X d) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad. X 4 0 0 5.2.2 Comunicar la política de la calidad La política de la calidad debe: 5.2.2 Comunicar la política de la calidad La política de la calidad debe: 100% 48 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? a) estar disponible y mantenerse como información documentada; X Está disponible como gestión a la vista b) comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización; X Es entendida por el personal de la organización c) estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda. X Esta publicada en página web 3 0 0 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN 75% 49 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan dentro de la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: X Realizar auditorías internas para evaluar el nivel de cumplimiento. Actualización de caracterizaciones Actualizar revisión por la dirección acorde a nuevos criterios a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional X Auditorías internas b) asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas N/A X c) informar en particular a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y X 50 ISO 9001 ISO 14001 5 LIDERAZGO 5 LIDERAZGO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1) d) asegurarse de que se promueva el enfoque al cliente a través de la organización N/A X Eslogan: seguridad para tus proyectos tranquilidad para ti Programa EXO e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad N/A X Reuniones, proyectos de productividad, programas de productividad 3 3 0 51 Gráfica 3. Resumen Capítulo 5, diagnóstico inicial 0% 20% 40% 60% 80% 100% 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 58% 5.2 POLÍTICA 100% 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN 75% 5. LIDERAZGO 52 Tabla 7. Capítulo 6, diagnóstico inicial ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 13% TOTAL NUMERAL 6.1.1 46% Al planificar el sistema de gestión de la calidad, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1 y los requisitos referidos en el apartado 4.2, y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: X Definir metodología de identificación de necesidades y expectativas de partes interesadas. Definir metodología de identificación a) asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados previstos; X 53 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) aumentar los efectos deseables; X de riesgos y oportunidades. c) prevenir o reducir efectos no deseados; X d) lograr la mejora X N/A Determinar los riesgos y oportunidades relacionados con sus: - Aspectos ambientales (Véase 6.1.2) - Requisitos legales y otros requisitos (Véase 6.1.3) - Y otras cuestiones y requisitos identificaos en los apartados 4.1 y 4.2 X Matriz de requisitos legales. N/A Dentro del alcance del SGA, la organización debe determinar las situaciones de emergencia potenciales, incluidas las que pueden tener un impacto ambiental. X Plan de contingencia ante emergencia. 54 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A La organización debe mantener información documentada de sus: - riesgos y oportunidades que es necesario abordar. - procesos necesarios especificados desde el apartado 6.1.1 al 6.1.4 en la medida en que sea necesario para tener confianza de que se lleve a cabo de la manera planificada X 0 2 6 6.1.2 La organización debe planificar: 6.1.2 Aspectos ambientales 56% La organización debe: a) las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades; N/A X 55 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) La manera de: 1) integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.4); N/A X 2) evaluar la eficacia de estas acciones. N/A X Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios N/A X 56 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A Determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir, y sus impactos ambientales asociados, desde una perspectiva de ciclo de vida. Cuando se determinen los aspectos ambientales, la organización debe tener en cuenta: a) los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las actividades, productos y servicios nuevos o modificados. X Matriz de aspectos e impactos ambientales. 57 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A b) las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente previsibles. X Plan de contingencia ante emergencia. N/A La organización debe determinar aquellos aspectos que tengan o puedan tener un impacto ambiental significativo, es decir, los aspectos ambientales significativos, mediante el uso de criterios establecidos. X Matriz de aspectos e impactos ambientales. N/A La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda. X Capacitaciones. 58 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A La organización debe mantener información documentada de sus: - aspectos ambientales e impactos asociados. - criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos. - aspectos ambientales significativos. X Se encuentra la sección de la matriz de aspectos e impactos en gestión a la vista teniendo en cuenta cuales aplican a cada proceso. 5 0 4 6.1.3 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos 100% La organización debe: N/A La organización debe: a) Determinar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales. X Matriz de requisitos legales, gestionada, revisada y actualizada periódicamente con empresa N/A b) Determinar cómo estos requisitos legales y otros X 59 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? requisitos se aplican a la organización. consultora (HIDROPOOL) N/A c) Tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos cuando se establezca, implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión ambiental. X N/A La organización debe mantener información documentada de sus requisitos legales y otros requisitos. X Repositorio en Unidad X 4 0 0 6.1.4 6.1.4 Planificación de los cambios 17% La organización debe: 60 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A La organización debe planificar: a) la toma de acciones para abordar sus: 1) aspectos ambientales significativos. 2) requisitos legales y otros requisitos. 3) riesgos y oportunidades identificados en el apartado 6.1.1. X Plan de contingencia ante emergencia. Identificar riesgos y oportunidades Definir metodología para evaluar eficacia de los planes de acción planteados para abordar riesgos. N/A b) la manera de: 1) integrar e implementar las acciones en los procesos de su sistema de gestión ambiental (véanse 6.2, 7, 8 y 9.1) o en otros procesos de negocio. 2) evaluar la eficacia de estas acciones (véase 9.1 ). X 61 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A Cuando se planifiquen estas acciones, la organización debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio. X 0 1 2 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 100% TOTAL NUMERAL 6.2.1 La organización debe establecer los objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad. 75% Los objetivos de la calidad deben: a) Ser coherentes con la política de la calidad X 62 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) Ser medibles X Cada objetivo tiene uno o varios procesos que brindan la información respectiva para medir el nivel de cumplimiento. c) Tener en cuenta los requisitos aplicables X d) Ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente X e) Ser objeto de seguimiento X 63 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? f) Comunicarse X Se encuentra en carteleras de Gestión a la vista Capacitaciones periódicas al personal, Ubicadas en la Unidad X. g) Actualizarse, según corresponda. X La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad. X 8 0 0 6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar: 50% a) qué se va a hacer; X 64 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) qué recursos se requerirán; X Documento de Excel Indicadores de Gestión. c) quién será responsable; X d) cuándo se finalizará; X e) cómo se evaluarán los resultados. X e) como se evaluarán los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de los avances para el logro de sus objetivos ambientales medibles. X La organización debe considerar como se pueden integrar las acciones para el logro de sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización. X 0 7 0 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 88% 65 ISO 9001 ISO 14001 6.PLANIFIACIÓN 6.PLANIFIACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (véase 4.4). La organización debe considerar: N/A a) el propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias; N/A X Diligenciar acta de reunión con información referente a la planificación de los cambios b) la integridad del sistema de gestión de la calidad; N/A X c) la disponibilidad de recursos; N/A X d) la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. N/A X 3 1 0 66 Gráfica 4. Resumen Capítulo 6, diagnóstico inicial 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 46% 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 75% 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 88% 6.PLANIFIACIÓN 67 Tabla 8. Capítulo 7, diagnóstico inicial ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 7.1 RECURSOS 7.1.1. Generalidades 7.1 RECURSOS 67% TOTAL NUMERAL 92% La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de la calidad. X Presupuesto asignado para el Sistema de Gestión incluyendo personal necesario. Necesidades de capacitación en la nueva versión de la norma, curso de auditores internos, selección de proveedores de capacitaciones, proveedores de servicios de auditoría, proveedor de servicios de certificación. La organización debe considerar: N/A a) las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes; N/A X b) qué se necesita obtener de los proveedores externos. N/A X 68 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 1 2 0 7.1.2 Personas N/A 100% La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para implementación eficaz de su sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos. X Se realiza convenio con UNIMINUTO y se asigna estudiante universitaria para apoyar el sistema de gestión de la organización. 1 0 0 7.1.3 Infraestructura N/A 100% La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la X Adquisición de maquinaria y equipos, software, servidores, mantenimiento 69 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? conformidad de los productos y servicios. de infraestructura. 1 0 0 7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos N/A 100% La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. X Reorganización de áreas, distribución de planta, orden y aseo, apoyo del área de SST para mejorar los puestos de trabajo 1 0 0 N/A 100% TOTAL NUMERAL 70 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 7.1.5.1 Generalidades 100% La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. X Recursos tecnológicos, personal, entrenamiento a) son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas; X b) se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua para su propósito. X 71 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito. X 4 0 0 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones 100% Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito, o es considerada por la organización como parte esencial de proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe: 72 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? a) Calibrarse o verificarse, o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación X Control metrológico Cronograma de calibración. b) Identificarse para determinar su estado. X Identificación de instrumentos c) Protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición. X Patrones bajo custodia, instrumentos en proceso. 73 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito previsto, y debe tomar las acciones adecuadas cuando sea necesario. X Resultados de calibraciones, reporte de instrumentos dañados. 4 0 0 7.1.6 Conocimientos de la organización 83% La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. X POEs, repositorios de información compartida en servidores. Actualizaciones Matriz de capacitaciones 74 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida que sea necesaria. X Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas. X 2 1 0 7.2 COMPETENCIA 7.2 COMPETENCIA 50% La organización debe: 75 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad; X Perfiles de cargo Programación de Capacitaciones. Registro de Asistencia a capacitaciones. Culminar perfiles de cargo y Divulgarlos b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas; X N/A c) Determinar las necesidades de formación para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas X c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la X 76 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? eficacia de las acciones tomadas; d) conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. X 0 5 0 7.3 TOMA DE CONCIENCIA 7.3 TOMA DE CONCIENCIA 80% La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de: a) La política de la calidad X Programa EXO Capacitación en cambios b) Los objetivos de la calidad pertinentes N/A X Proyectos de productividad 77 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A b) Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo. X Capacitación en Aspectos e Impactos identificados. relevantes de las normas. c) Su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño X Entrevistas al personal Revisión de resultados d) Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad. X 4 0 1 7.4 COMUNICACIÓN 7.4 COMUNICACIÓN 69% TOTAL NUMERAL 7.4.1 Generalidades 78 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan: 60% a) qué comunicar X Matriz de comunicación solo para el proceso de Gestión Organizacional y temas ambientales. Divulgación de Metodología de Identificación de comunicaciones Diligenciar matriz de comunicaciones con líderes de proceso. b) cuándo comunicar X c) a quién comunicar X d) cómo comunicar X e) quién comunica. X Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe: - Tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos - Asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema X 79 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? de gestión ambiental y que sea fiable La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental X La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda X 3 5 0 80 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 7.4.2 Comunicación interna 13% La organización debe: a) Comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda X Matriz de comunicación solo para el proceso de Gestión Organizacional y temas ambientales. Divulgar matriz de comunicaciones b) Asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo control de la organización contribuyan a la mejora continua. X 1 0 1 7.4.3 Comunicación externa 100% 81 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos. X Matriz de comunicaciones Identificar si las comunicaciones son de tipo interno o externo 1 0 0 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades 75% TOTAL NUMERAL El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir: 83% a) La información documentada requerida por esta Norma Internacional X Revisar nuevos requisitos de información documentada 82 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. X 1 1 0 7.5.2 Creación y actualización 7.5.2 Creación y actualización 100% Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado a) La identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia) X Listado Maestro Control de Documentos y Registros b) El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y sus medios de soporte (por X 83 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? ejemplo, papel, electrónico) c) La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación. X Procedimiento Control de Documentos y Registros 3 0 0 7.5.3 Control de la información documentada 75% 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) Esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite X Información compartida en servidores de la organización Actualizar Formato de Listado Maestro 84 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). X Restricción de consulta en unidad que solo manejan algunos procesos, permisos solo de lectura cuando sea necesario. Copias de seguridad. Control de Documentos y Registros 7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a) Distribución, acceso, recuperación y uso X Listado Maestro Control de Documentos y Registros. b) Almacenamiento y preservación, incluida la X 85 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? preservación de la legibilidad c) Control de cambios (por ejemplo, control de versión) X d) Conservación y disposición. X La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad se debe identificar según sea apropiado y controlar. X 86 ISO 9001 ISO 14001 7.APOYO 7.APOYO N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra las modificaciones no intencionadas. X Permisos de edición sólo a personal autorizado, administración por parte de área de TICS. 6 0 2 87 Gráfica 5. Resumen Capítulo 7, diagnóstico inicial 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 7.1 RECURSOS 92% 7.2 COMPETENCIA 50% 7.3 TOMA DE CONCIENCIA 80% 7.4 COMUNICACIÓN 69% 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 83% 7.SOPORTE 88 Tabla 9. Capítulo 8, diagnóstico inicial ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL 100% La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6, mediante: a) La determinación de los requisitos para los productos y servicios X Actualizar POE y criterios de 89 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) El establecimiento de criterios para: 1) Los procesos 2) La aceptación de los productos y servicios X Fichas técnicas para proyectos Productos de línea aceptación de proveedores. c) La determinación de los recursos necesarios para lograr la conformidad para los requisitos de los productos y servicios X Tecnología, maquinaria, personas e infraestructura d) La implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios X Plan de calidad Reporte PNC Anomalías e) La determinación, el mantenimiento y la conservación de la información documentada en la extensión necesaria para: N/A X Información compartida en servidores de la organización 90 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 1) Tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado 2) Demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. La salida de esta planificación debe ser adecuada para las operaciones de la organización. N/A X Se tiene área de Coordinación de Proyectos La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, cuando sea necesario. X Comunicación con el cliente y se retroalimenta a los procesos que es necesario. 91 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados (véase 8.4). X Criterios de aceptación. Selección y evaluación de proveedores. 8 0 0 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.2 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 62% N/A En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe: a) Establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del X Incluir en Matriz de Aspectos e Impactos consideraciones de las etapas del Ciclo de Vida de los productos en fabricación. Incluir en criterios de 92 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida. aceptación para proveedores de productos y/o servicios los requisitos ambientales. Incluir en Matriz de comunicaciones, requisitos ambientales pertinentes a los proveedores. Crear documento con consideraciones de ciclo de vida de los N/A b) Determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y servicios, según corresponda. X N/A c) Comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas. X Matriz de Comunicaciones 93 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A d) Considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios. X productos. Identificar los riesgos generados por impactos ambientales. N/A Mantener la información documentada en la medida necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado. X Se guarda toda la información en el servidor de la organización 94 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia identificadas en el apartado 6.1.1. X Plan de contingencia ante emergencia. N/A La organización debe: a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia. X 95 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A b) Responder a solicitudes de emergencia reales. X Grupo COPASST N/A c) Tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de emergencia y el impacto ambiental potencial. X Plan de contingencia ante emergencia. N/A d) Poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas cuando sea factible. X Simulacros N/A e) Evaluar y revisar periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando sea factible. X 96 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? N/A f) Proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control. X Capacitaciones periódicas para planes de emergencia al grupo de COPASST N/A La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada. X Historial en servidor de la organización. 97 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 7 1 5 TOTAL NUMERAL 8.2.1 Comunicación con el cliente N/A 100% 100% La comunicación con los clientes debe incluir: a) Proporcionar la información relativa a los productos y servicios X Portafolio de productos página WEB b) Tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios X Correos electrónicos con evidencia de cambios c) Obtener la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes X POE Quejas y reclamos Procedimiento garantías y servicios 98 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? d) Manipular o controlar la propiedad del cliente X Procedimiento propiedad del cliente e) Establecer los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente. X Reuniones con líderes de proceso. 5 0 0 8.2.2 Determinación de los requisitos relativos a los productos y servicios N/A 100% Cuando determina los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes, la organización debe asegurarse de que: 99 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? a) Los requisitos para los productos y servicios se definen, incluyendo: 1) Cualquier requisito legal y reglamentario aplicable 2) Aquellos considerados necesarios por la organización X Certificación de producto b) La organización puede cumplir las declaraciones de los productos y servicios que ofrece. X DOSSIER Certificados de producto 2 0 0 8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios N/A 100% 100 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 8.2.3.1 La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes. X Revisión de alcance de solicitudes de fabricación La organización debe llevar a cabo una revisión antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a un cliente, para incluir: a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma X 101 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? b) Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido X Requisitos normativos, RETIE, normas IEC, Normas CODENSA c) Los requisitos especificados por la organización X Color de pintura institucional, materiales d) Los requisitos legales y reglamentarios adicionales aplicables a los productos y servicios X Requisitos ambientales requisitos RETIE e) Las diferencias existentes entre los requisitos de contrato o pedido y los expresados previamente. X Comunicación con el cliente, Reuniones con cliente. Correos electrónicos 102 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe asegurarse de que se resuelven las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente. X La organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de sus requisitos. X Aprobación de disposiciones mecánicas y eléctricas 8.2.3.2 La organización debe conservar la información documentada, cuando sea aplicable: 103 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? a) Sobre los resultados de la revisión X Aprobación de disposiciones mecánicas y eléctricas b) Sobre cualquier requisito nuevo para los productos y servicios. X Cambios, coordinación de proyectos 10 0 0 8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios N/A 100% La organización debe asegurarse de que, cuando se cambien los requisitos para los productos y servicios, la información documentada pertinente sea modificada, y de que las personas pertinentes sean X Identificación de revisiones en unidad X Comunicación a líderes internos 104 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? conscientes de los requisitos modificados. 1 0 0 TOTAL NUMERAL 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS N/A 100% 94% 8.3.1 Generalidades La organización debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para asegurarse de la posterior provisión de productos y servicios. X POE investigación y desarrollo, diseño y desarrollo 1 0 0 105 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? 8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo N/A 90% Al determinar las etapas y controles para el diseño y desarrollo, la organización debe considerar: a) La naturaleza, duración y complejidad de las actividades de diseño y desarrollo X Tiempos estándar, programación coordinación de proyectos Incluir etapas de ciclo de vida en POE b) Las etapas del proceso requeridas, incluyendo las revisiones del diseño y desarrollo aplicables X c) Las actividades requeridas de verificación y validación del diseño y desarrollo X 106 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? d) Las responsabilidades y autoridades involucradas en el proceso de diseño y desarrollo X POE investigación y desarrollo, diseño y desarrollo e) Las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios X Tiempos estándar, programación coordinación de proyectos, comunicación con el cliente f) La necesidad de controlar las interfaces entre las personas que participan activamente en el proceso de diseño y desarrollo X g) La necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo X 107 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? h) Los requisitos para la posterior provisión de productos y servicios X i) El nivel de control del proceso de diseño y desarrollo esperado por los clientes y otras partes interesadas pertinentes X j) La información documentada necesaria para demostrar que se han cumplido los requisitos del diseño y desarrollo. X 8 2 0 8.3.3 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo N/A 94% 108 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios que se van a diseñar y desarrollar. La organización debe considerar: Actualizar POE I+D a) Los requisitos funcionales y de desempeño X b) La información proveniente de actividades previas de diseño y desarrollo similares X c) Los requisitos legales y reglamentarios X RETIE, IEC, CODENSA. 109 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? d) Normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido a implementar X NT 2050 e) Las consecuencias potenciales de fallar debido a la naturaleza de los productos y servicios X Las entradas deben ser adecuadas para los fines de diseño y desarrollo, estar completos y sin ambigüedades. X Las entradas del diseño y desarrollo contradictorias deben resolverse. X 110 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe conservar la información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo. X Se archiva información por proyecto en Servidores de la organización 7 1 0 8.3.4 Controles del diseño y desarrollo N/A 92% La organización debe aplicar controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurarse de que: a) Se definen los resultados a lograr X Indicadores de diseño Actualización POE diseño con respecto a requisitos ciclo de vida b) Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos X 111 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? c) Se realizan actividades de verificación para asegurarse de que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas X Check list de verificación Protocolos de liberación d) Se realizan actividades de validación para asegurarse de que los productos y servicios resultantes satisfacen los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto X Prototipos, simulaciones, Protocolos de pruebas de liberación e) Se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas determinados durante las revisiones, o las X 112 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? actividades de verificación y validación f) Se conserva la información documentada de estas actividades. X Se archiva información por proyecto en Servidores de la organización 5 1 0 8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo N/A 100% La organización debe asegurarse de que las salidas del diseño y desarrollo: a) Cumplen los requisitos de las entradas X Certificación de producto Aspectos e impactos en ciclo de vida del producto b) Son adecuados para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios X Funcionalidad 113 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? c) Incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea adecuado, y a los criterios de aceptación X Ficha Técnica Protocolos de liberación DOSSIER d) Especifican las características de los productos y servicios que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y correcta. X Fichas técnicas Protocolos de prueba 5 reglas de oro. 4 0 0 8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo N/A 90% 114 ISO 9001 ISO 14001 8.OPERACIÓN 8.OPERACIÓN N O A P L IC A C O M P L E T O P A R C IA L N IN G U N O ¿QUÉ HAY? ¿QUÉ FALTA? La organización debe identificar, revisar y controlar los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios o posteriormente, en la medida necesaria para asegurarse de que no haya un impacto adverso en la conformidad con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada sobre: X Control de cambios al diseño Revisiones con el cliente, Versiones de planos metodología POKA - YOKE Actualizar POE Implementar cambios a) Los cambios del diseño y desarrollo X b) L