PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 1 Propuesta de Mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Universidad Surcolombiana Dreidy Vanesa Bautista Sánchez Programa Contaduría Pública, Universidad UNIMINUTO NRC 32274 Opción de Grado Mg. Luz Mery Celis Murcia y Mg. Marcela González García 10 de mayo del 2023 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 2 Dedicatoria Me gustaría dedicar este Trabajo de grado a mi familia. Especialmente a mis padres, hijos y esposo por su comprensión y ayuda en los buenos y malos momentos. Por su paciencia, empeño, fuerza, amor y motivación. Me han enseñado a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad, ni desfallecer en el intento. me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, principios, perseverancia y empeño, y todo ello con una gran dosis de amor y sin pedir nunca nada a cambio. A todos ellos, Muchas gracias. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 3 Agradecimientos Primero, deseo agradecer sinceramente a mi maestra de práctica profesional, profesora Esmeralda Mendieta, por su esfuerzo, dedicación y apoyo. Sus conocimientos, orientaciones, manera de trabajar, su paciencia y su motivación han sido fundamentales para mi formación académica. También quiero agradecer a las asesoras de este trabajo Luz Mery Celis y Marcela González quienes han inculcado sentido de seriedad, responsabilidad y rigor académico los cuales son elementales para tener una formación completa. También quiero agradecer a los docentes de la Corporación Universitaria Minuto de Dios, quienes han sido mis formadores académicos en este lindo proceso de pedagógico. Agradezco a la Universidad Surcolombiana, especialmente a mi jefe y amigo Juan Manuel Charry por su apoyo y colaboración en la realización de mi practica y trabajo de grado pues de una u otra manera ha aportado su granito de arena mi formación. Y, por último, pero no menos importante agradecer mis compañeros de trabajo cuyo apoyo y conocimiento hicieron de alguna manera más fácil el trabajo de campo. A ellos, Muchas gracias por todo. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 4 Tabla de Contenido Resumen ...................................................................................................................................................... 08 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 10 Objetivos ..................................................................................................................................................... 12 General ........................................................................................................................................................ 12 Específicos .................................................................................................................................................. 12 Antecedentes ............................................................................................................................................... 12 Naturaleza de la organización ..................................................................................................................... 12 Reseña histórica .......................................................................................................................................... 13 Diagnóstico ................................................................................................................................................. 15 1 Información tomada de la empresa ..................................................................................................... 17 1.1 Misión ............................................................................................................................................. 17 1.2 Visión .............................................................................................................................................. 18 1.3 Organigrama ................................................................................................................................... 18 1.4 De la Oficina de Control Interno ..................................................................................................... 19 1.4.1 Misión ......................................................................................................................................... 19 1.4.2 Visión .......................................................................................................................................... 20 1.4.3 Principios ........................................................................................................................................... 20 1.4.4 Objetivo Oficina de Control Interno .................................................................................................. 21 1.4.5 Funciones de la Oficina de Control Interno ................................................................................ 21 1.4.6 Responsables del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno ............................... 23 1.4.7 Funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno .................................... 24 2 Equipo de Trabajo que Intervino en el Proceso de Sistematización de Practica ................................. 25 3 Marco de Referencia ........................................................................................................................... 27 3.1 Definición de sistematización ......................................................................................................... 27 3.2 Delimitación………………………………………………………………………………………29 4 Marco Conceptual ............................................................................................................................... 30 4.1 Auditoría ......................................................................................................................................... 30 4.1.1 Auditoría independiente .............................................................................................................. 30 4.1.2 Auditoría interna ......................................................................................................................... 31 4.1.3 Auditoría gubernamental............................................................................................................. 31 4.2 Auditoría Interna ............................................................................................................................. 31 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 5 4.3 Control interno ................................................................................................................................ 32 4.4 Instructivo ....................................................................................................................................... 33 5 Marco Legal ........................................................................................................................................ 35 6 Elementos del Contexto ...................................................................................................................... 39 7 Actores de la Experiencia ................................................................................................................... 41 8 Construcción del Instructivo ............................................................................................................... 42 8.1 Programación de las auditorías internas ....................................................................................... 42 8.2 Planeación y ejecución de las auditorías internas ......................................................................... 44 8.3 Comunicación de resultados ........................................................................................................... 44 8.4 Formulación y seguimiento a las acciones de mejora .................................................................... 44 8.5 Responsabilidades que deberá cumplir el equipo auditor .............................................................. 45 8.6 Actualización del Instructivo de Auditoría ..................................................................................... 46 9 Análisis del proceso ............................................................................................................................ 47 10 Devolución .......................................................................................................................................... 48 10.1 Pregunta 1 ....................................................................................................................................... 48 10.2 Pregunta 2 ....................................................................................................................................... 49 10.3 Pregunta 3 ....................................................................................................................................... 50 10.4 Pregunta 4 ....................................................................................................................................... 51 10.5 Pregunta 5 ....................................................................................................................................... 52 10.6 Pregunta 6 ....................................................................................................................................... 53 10.7 Pregunta 7 ....................................................................................................................................... 54 11 Conclusiones ....................................................................................................................................... 56 Referencias .................................................................................................................................................. 57 Anexos ........................................................................................................................................................ 60 Anexo 1. Instructivo de Auditoría de la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana. ... 60 Anexo 2 – Normograma proceso de gestión de la Universidad Surcolombiana ......................................... 78 Anexo 3. Acta de asesoría disciplinar ....................................................................................................... 107 Anexo 4. Entrega de Diagnóstico al Jefe de Control Interno - USCO ...................................................... 116 Anexo 5. Entrega del Estatuto de Auditoría a la Oficina de Control Interno – USCO. ........................... 117 Anexo 6. Socialización del plan de mejora y presentación del instructivo de auditoría. .......................... 118 Anexo 7. Cuestionario aplicado para reconocer grado de satisfacción respecto al Instructivo propuesto…………………………………………………………………………………………………119 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 6 Lista de Tablas Tabla 1. ........................................................................................................................................... 48 Tabla 2 ............................................................................................................................................ 49 Tabla 3 ............................................................................................................................................ 50 Tabla 4 ............................................................................................................................................ 51 Tabla 5 ............................................................................................................................................ 52 Tabla 6 ............................................................................................................................................ 53 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 7 Tabla de Ilustraciones Ilustración 1 .................................................................................................................................... 17 Ilustración 2 .................................................................................................................................... 19 Ilustración 3 .................................................................................................................................... 25 Ilustración 4 .................................................................................................................................... 26 Ilustración 5 .................................................................................................................................... 37 Ilustración 6 .................................................................................................................................... 43 Ilustración 7 .................................................................................................................................. 456 Ilustración 8 .................................................................................................................................... 48 Ilustración 9 .................................................................................................................................... 49 Ilustración 10 .................................................................................................................................. 50 Ilustración 11 .................................................................................................................................. 51 Ilustración 12 ................................................................................................................................ 532 Ilustración 13 .................................................................................................................................. 53 Ilustración 14 .................................................................................................................................. 54 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 8 Resumen Este proyecto inicia cuando la Universidad brinda la oportunidad de realizar la práctica profesional II en modalidad de contrato laboral, la cual consistía en implementar un plan de mejora el cual debía estar directamente relacionado con el contenido de la carrera, dicha práctica fue desarrollada en la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana, entidad dedicada a la formación de estudiantes a nivel tecnológico, profesional y posgradual. Teniendo en cuenta lo anterior, se formuló un plan de mejora para la Oficina de Control Interno, el cual fue basado en la realización de un diagnóstico que arrojó la necesidad de realizar la implementación de un Instructivo de Auditoría, dada la importancia de tener una guía, una bitácora, o incluso, una brújula que guie el quehacer de la dependencia trabajada. Dicha actividad cobra importancia, toda vez que, al ser una entidad de carácter nacional, dedicada a la educación de nivel superior y cuya actividad de la Oficina de Control Interno está basada en el control de los riesgos de la institución, cuenta supervisión de varios Entes de Control, los cuales están circundando constantemente para garantizar su calidad y la óptima prestación del servicio. A partir de este Instructivo de Auditoría se pudo establecer un punto de partida para ejercer control y verificación de las normativas desde la misma. Palabras clave: Control interno, auditoría, instructivo, seguimiento, normativa. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 9 Abstract This project begins when the University offers the opportunity to carry out the professional practice II in the employment contract modality, which consisted of implementing an improvement plan which should be directly related to the content of the career, said practice was developed in the Office of Internal Control of the Surcolombiana University, an entity dedicated to the training of students at a technological, professional and post-gradual level. Taking into account the above, an improvement plan was formulated for the Internal Control Office, which was based on the realization of a diagnosis that revealed the need to implement an Audit Instruction, given the importance of having a guide, a logbook, or even a compass that guides the work of the dependency worked. Said activity becomes important, since, being a national entity, dedicated to higher level education and whose activity of the Internal Control Office is based on the control of the risks of the institution, it has supervision of several Entities Control, which are constantly surrounding to guarantee their quality and the optimal provision of the service. From this Audit Instructions it was possible to establish a starting point to exercise control and verification of the regulations from it. Keywords: Internal control, audit, statute, monitoring, regulations. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 10 Introducción El presente trabajo de grado se realizó en la modalidad de sistematización de práctica, realizada en la modalidad de contrato laboral, la cual tenía como objetivo la elaboración de un Plan de Mejora, en donde el estudiante de contaduría pública identificara las necesidades a mejorar desde su sitio de trabajo y se implementaran los conocimientos adquiridos en el proceso de formación profesional. La sistematización de la práctica se llevó a cabo en las instalaciones de la Universidad Surcolombiana específicamente en la Oficina de Control Interno, con la elaboración de un Instructivo de Auditoría para el desarrollo de las actividades realizadas en dicha dependencia, en donde se logró profundizar en los conocimientos adquiridos en las aulas de clase, puesto que permite conocer de la labor de auditoría interna, la identificación de riesgos, como controlarlos y que acciones se deben tener en cuenta para mitigarlos, todo esto en el desarrollo de las auditorías internas realizadas tanto a los procesos financieros, contables como los de cumplimiento, así mismo nos permite conocer cómo se formulan acciones de mejora que permiten a las entidades garantizar su buen funcionamiento. En este trabajo se podrá apreciar no solamente cómo debe estructurarse un Instructivo de Auditoría, sino también como debe aplicarse y conocer la normatividad por la que está regida las Oficinas de Control Interno. Por esta razón la utilidad que pueda tener esta sistematización no solo fomentara el uso de este tipo de figura, sino que permitirá avanzar en la construcción de propuestas de mejora para la misma, es decir, si en un futuro, nuevos investigadores desearan replantear el concepto del instructivo, este sería un punto de partida para poder sugerir aportes o cambios, ya sean drásticos, moderados o radicales. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 11 En la segunda parte se encontrará el marco de referencia en donde se define la sistematización, la delimitación y los conceptos inherentes a la sistematización de la práctica. Luego podrán ver el contexto en el que describiré la experiencia de la práctica, los elementos que la conforman, sus actores y el proceso. Basados en todo lo anterior encontraran el análisis del procedimiento en donde reflexionaré acerca de los resultados de la sistematización y la propuesta generada; y por último hallaran las conclusiones generales. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 12 Objetivos General Elaborar el Instructivo de Auditoría de la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana Específicos Identificar la normatividad vigente que está regulando a las Oficinas de Control Interno de las organizaciones autónomas de carácter nacional. Seleccionar la información relevante que permita ser utilizada para la elaboración del Instructivo de Auditoría de la dependencia. Antecedentes Naturaleza de la organización La Universidad Surcolombiana es una comunidad educativa de nivel superior, autónoma, deliberante, abierta, participativa, organizada institucionalmente e integrada por sus estudiantes, profesores, directivos, egresados, trabajadores y empleados. Como Institución, la Universidad Surcolombiana es de carácter Estatal, del orden nacional, con régimen especial y personería jurídica vinculada al Ministerio de Educación Nacional; creada por la Ley 55 de 1968 como Instituto Universitario, reorganizada como Universidad por la Ley 13 de 1976 y reconocida mediante Resolución 9062 del 26 de octubre de 1976 expedida por el Ministerio de Educación Nacional (Estatuto General, Universidad Surcolombiana, 1994). PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 13 Reseña histórica En el año 1968, mediante la Ley 55 se creó el Instituto Técnico Universitario Surcolombiano, ITUSCO, con la misión de preparar y calificar los profesionales que requerían la región y el conocimiento de su realidad concreta. Inició labores académicas en el mes de marzo de 1970, con tres programas de Tecnología, en Administración de Empresas, en Administración Educativa y en Contaduría Pública. Mediante la Ley 13 de 1976 se transformó el ITUSCO en Universidad Surcolombiana, con estructura similar a la de la Universidad Nacional de Colombia, excepto en la conformación del Consejo Superior. Hasta 1980, la Universidad Surcolombiana aún no había iniciado la cultura de la planeación y la autoevaluación y ya ofrecía nueve programas educación: Preescolar, Lingüística y Literatura, Administración Educativa, Educación Física, Matemáticas y Física, Contaduría Pública, Administración de Empresas, Ingeniería Agrícola y Enfermería; tenía 1.879 estudiantes, noventa y nueve profesores de tiempo completo y algunos de medio tiempo y cátedra. Hasta esa fecha, no se ofrecía ningún programa de postgrado. En 1983, se crearon cuatro nuevos programas: Medicina, Ingeniería de Petróleos, Tecnología Agropecuaria y Licenciatura en Tecnología Educativa, estos dos últimos en la modalidad a distancia. En 1984 se ofreció el primer Postgrado en la Universidad Surcolombiana, de Especialización en Matemáticas, en convenio con la Universidad Nacional de Colombia. En 1989 ya se ofrecían once programas presenciales en Neiva: los nueve programas arriba mencionados, más Medicina e Ingeniería de Petróleos. Además, tres fueron creados en convenio con el Instituto Huilense de Cultura; seis a distancia en las sedes: Licenciatura en PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 14 Tecnología Educativa, creada por Resolución 2123 de octubre de 1989; Tecnología Agropecuaria, Resolución 0626 de marzo de 1988; Tecnología en Gestión Bancaria y Financiera, en convenio con la Universidad del Tolima, Resolución 2419 de noviembre de 1989; Tecnología en Obras Civiles, en convenio con la Universidad del Quindío, según Resolución 190 de febrero de 1990; Tecnología en Administración Municipal, en convenio con la ESAP y Licenciatura en Educación Básica Primaria, en convenio con la Universidad del Quindío, Resolución 191 de febrero de 1990, y dos postgrados de Especialización en Gestión del Desarrollo Regional, según Acuerdo 191 de noviembre de 1989 y en Sistemas, en convenio con la Universidad Nacional de Colombia, abril de 1989. Todas las resoluciones y acuerdos mencionados fueron expedidos por el ICFES en los veintidós programas. Los años 1993 y 1994 marcan la aplicación de la Ley 30 de 1992 y la designación del rector por parte de la comunidad universitaria, de acuerdo con los nuevos procedimientos normativos. Otro hecho importante para el desarrollo de la Universidad se produjo entre 1993 y 1994 con la definición, por parte del Consejo Superior, de la primera Teleología Institucional, plasmada en el Estatuto General. A la fecha, la institución ha logrado un mejoramiento significativo en la realización de sus funciones misionales, evidente en la acreditación de alta calidad de los programas de Medicina, Enfermería, Educación Física, Contaduría Pública, Lenguas Modernas e Ingeniería de Petróleos, y en el fortalecimiento y consolidación de grupos de investigación y proyección social. Por Acuerdo 020 de 2003, el Consejo Superior expidió el Proyecto Educativo Universitario donde se declaran la misión, los principios, los propósitos, la visión, las políticas y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 15 los macroproyectos institucionales, en atención a lo aprobado en el Plan de Desarrollo. Por acuerdo 021 de 2006 se modificó la misión de la Universidad. Además, en el año 2007, el Consejo Superior estableció políticas académicas, de investigación, de proyección social, administrativas y financieras para la institución. Durante el año 2008, con participación de la comunidad universitaria y los actores relevantes de la región, se formuló el quinto plan de desarrollo para el periodo comprendido entre los años 2009 – 2012 con horizonte prospectivo al año 2019. Este plan está orientado a la Acreditación Académica y Social de la Universidad Surcolombiana; para ser reconocida por el mundo académico y productivo en los ámbitos regional, nacional y mundial. Está orientado por la estrategia de gestión de calidad para la acreditación institucional, mediante las estrategias de consolidación de la comunidad académica, la modernización logística y tecnológica y de cooperación interinstitucional. En 2015, la Universidad Surcolombiana cumplió 45 años de labores académicas como institución de educación superior (Universidad Surcolombiana, 2015). Diagnóstico Para poder dar inicio a este proceso de elaboración de Instructivo de Auditoría, se inició con la realización de un diagnóstico al proceso de gestión de control interno, comparando los instrumentos que tenía la dependencia con la normatividad que regula las Oficinas de Control Interno, principalmente con lo estipulado en el decreto 648, la normatividad del DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) y sus lineamientos, todo esto con el fin de que la misma funcione con lo esperado (Ver anexo 4). Al momento de realizar el diagnóstico se encontró una falla muy particular pues, aunque el proceso de gestión de control poseía la misma estructura general normativa de toda Oficina de PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 16 Control Interno según los lineamientos del DAFP, esta dependencia contaba con formatos, procedimientos, declaración de inhabilidades o incompatibilidades, para la ejecución de seguimientos y auditorías, el proceso de gestión de control interno no tenía creado un Instructivo de Auditoría. La experticia de los que nos encontrábamos realizando el diagnóstico, nos hizo percatar de tal falla porque nos pareció ilógico que existieran las demás normativas aplicadas, pero no existiera un Instructivo estructurado para tal fin; es como si un sistema óseo se estructurara sin una columna vertebral, pues en una Oficina de Control Interno el instructivo de la misma es tan importante como la misión, la visión, y los demás requisitos que la componen. A partir de esto inicié un seguimiento documental con las organizaciones autónomas de carácter nacional, para verificar como se empleaban los Instructivos de Auditoría en estas entidades, donde se pudo verificar que en las demás organizaciones de la misma naturaleza sí estaba siendo aplicado. Este proceso de verificación se realizó bajo el lente del normograma establecido por el proceso de gestión de calidad desde el año 2013 (ver Anexo 2). PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 17 Información tomada de la empresa La práctica profesional fue realizada en la Universidad Surcolombiana la cual está ubicada en la Avenida Pastrana Borrero - Carrera 1 del barrio cándido Leguizamo ubicado al norte de la ciudad de Neiva, Huila, Colombia (Ilustración 1). Ilustración 1 Ubicación Universidad Surcolombiana Ubicación geográfica de las sedes en Neiva de la Universidad Surcolombiana, Tomado de https://www.google.com/maps/@2.9411659,-75.3022372,16z Misión La Universidad Surcolombiana orienta y lidera la formación integral, humana y crítica de profesionales e investigadores, fundamentada en conocimientos disciplinares, de las profesiones, interdisciplinares y multiculturales, mediante procesos académicos, sociales y políticos transformadores, comprometidos prioritariamente con la construcción de una nación democrática, deliberativa, participativa y en paz, sustentada en el desarrollo humano, social, sostenible y sustentable en la región Surcolombiana; su accionar será orientado por la ética https://www.google.com/maps/@2.9411659,-75.3022372,16z PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 18 cívica, el diálogo multicultural, la preservación y defensa del medio ambiente y el Pensamiento Complejo, con proyección nacional e internacional (Acuerdo 010 de 2016).. Visión En el año 2024, la Universidad Surcolombiana consolidará el liderazgo de los procesos de formación integral y crítica de profesionales y será vanguardia en generación de conocimientos mediante la investigación y en la formación de investigadores, que promuevan los procesos de apropiación, producción y aplicación de los conocimientos, en la construcción de una sociedad democrática, deliberativa, participativa, con el fin de que éstos contribuyan a la solución de los problemas relevantes de la realidad regional, con proyección nacional e internacional y perspectiva de sustentabilidad ambiental, equidad, justicia, pluralismo, solidaridad y respeto por la dignidad humana (Ibidem). Organigrama En cuanto a la estructura orgánica de la Universidad Surcolombiana, está se encuentra diseñada en estructura piramidal (Ilustración 2), cuya cima está ubicada con el Consejo Superior Universitario como máximo órgano de autoridad y gobierno, el cual está compuesto por delegados del Ministerio de Educación Nacional, de la Presidencia de la República, del Gobernación del Departamento del Huila y representantes del sector productivo del Departamento, de los docentes, Decanos, egresados, ex rectores, estudiantes y el Rector. Posteriormente se encuentra la Rectoría de donde depende directamente el Consejo Académico y el Comité Administrativo, así como sus oficinas asesoras, dentro de las cuales se encuentra la Oficina de Control Interno en donde fue desarrollada la práctica profesional; así mismo de la rectoría se desprenden las tres (3) vicerrectorías entre ellas se encuentra la académica donde se ubican todos los programas académicos ofertados por la Institución, la PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 19 Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social la cual es pate de los ejes misionales de la Universidad y por último la Vicerrectoría Administrativa en la cual se encuentran la oficina de talento humano y el área de financiera y de recursos físicos. Ilustración 2 Organigrama Universidad Surcolombiana Organigrama o estructura orgánica de la Universidad Surcolombiana, en el que se señala la ubicación donde fue realizada la práctica. Tomado de: Página oficial de la USCO https://www.usco.edu.co/es/la- universidad/organigrama/ De la Oficina de Control Interno Misión Difundir la cultura del autocontrol y la administración de riesgos, dentro del esquema del Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del estado MECI, y, asesorar y https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/organigrama/ https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/organigrama/ PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 20 acompañar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, en la evaluación de los planes establecidos, y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos, todo enmarcado en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y observación ambiental. (USCO, revisado el 25 de abril de 2023). Visión En su ejercicio, la Oficina será reconocida dentro de la Institución por la excelencia de sus asesorías, la calidad de sus evaluaciones y su contribución al mejoramiento del Sistema de Control Interno, productos éstos de un equipo humano multidisciplinario, altamente competente, caracterizado por su ética profesional, capacidad de análisis, visión sistémica, criterio de selectividad, respeto, independencia y compromiso Institucional. Dispondrá de un Sistema de Información acorde a las necesidades y estará dotada de medios tecnológicos modernos (Ibidem). Principios Igualdad. El Sistema de Control Interno debe velar porque las actividades de la Universidad, estén orientadas hacia el interés general sin privilegio especial alguno. Moralidad. Todas las operaciones deben no solo acatar las normas, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad. Eficiencia. Velar por la validez y oportunidad de los procesos, en todo caso, en procura de la máxima productividad y el mejor uso de los recursos. Eficacia. Los resultados se logran de manera oportuna y guardan relación con los objetivos y metas de la organización. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 21 Economía. La asignación y utilización de los recursos será la más adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales. Celeridad. Uno de los aspectos principales del control, debe medir la capacidad de respuesta oportuna de la entidad a las necesidades sociales dentro de su ámbito de competencia. Imparcialidad. Nadie puede sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación. Publicidad. Con miras a obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la entidad, todos sus actos serán oportunamente publicados y comunicados a la sociedad. Observación Ambiental. Si el impacto ambiental tiende a ser negativo, la minimización de éste debe ser un elemento importante en la toma de decisiones y en la conducción de las actividades rutinarias del ente (Ibidem). Objetivo Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno es la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia, efectividad y la economía de los controles, además asesora a la Administración en la continuidad de Proceso administrativo, en la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Así mismo, el Acuerdo 059 de 2017, establece que “La Oficina de Control Interno dependerá funcionalmente de la Rectoría y estará a cargo del Jefe de Oficina de Control Interno, cargo del Nivel Directivo y de Libre Nombramiento y Remoción. Funciones de la Oficina de Control Interno El acuerdo 059 de 2017, indica las funciones que se deben ejecutar por la Oficina de Control Interno las cuales se relacionan a continuación: PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 22 Fomentar en toda la Universidad la cultura de autocontrol que contribuya al cumplimiento de la misión de la Universidad y a la eficiente prestación del servicio público de educación superior Planear, dirigir, organizar y evaluar el sistema de control interno. Asesorar a la Rectoría en el diseño e implantación de sistemas de control que contribuya a incrementar la eficiencia y la eficacia en las diferentes áreas de la Universidad, así como garantizar la calidad de los servicios que presta. Establecer, en coordinación con las diferentes dependencias de la Universidad, los criterios, métodos, procedimientos e indicadores para evaluar la gestión y proponer las medidas correctivas del caso. Asesorar a las dependencias de la Universidad en el ejercicio efectivo del control interno y velar porque se cumplan las recomendaciones respectivas. Revisar las evaluaciones periódicas sobre la ejecución del Plan de Desarrollo Institucional. Velar porque las quejas y reclamos presentadas ante la Universidad sean atendidas oportunamente. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la Universidad y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Universidad, se cumplan por parte de los responsables de su ejecución y, en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 23 Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Universidad, estén definidos, sean apropiados y se optimicen constantemente. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Universidad y recomendar los ajustes necesarios. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de que se obtengan los resultados esperados por los planes de desarrollo institucional. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información de la Universidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. Fomentar en la Universidad la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la Misión Institucional. Mantener informados a las directivas acerca del estado del control interno dentro de la Universidad, dando cuenta de las debilidades y fallas detectadas, así como, de sus fortalezas y logros. Elaborar y presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la oficina. Verificar la información contenida en los informes de gestión de cada dependencia de la Universidad. Verificar el cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos relacionados con los Sistemas de Gestión de la Calidad en materia Ambiental y Seguridad y Salud en el trabajo. Responsables del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno La Universidad Surcolombiana cuenta con el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el cual se encuentra integrado por: El Rector PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 24 Los Vicerrectores El secretario General El jefe de la Oficina de Planeación El jefe Financiero El jefe de Personal El jefe de la Oficina de Control Interno (secretario del comité, quien asistirá con voz, pero sin voto) Funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno El comité de Coordinación del Sistema de Control Interno tiene establecidas sus funciones en el parágrafo 2 de la Resolución 0629 de 1994 las cuales se detallan a continuación: Recomendar sobre el programa de auditoría interna que prepare el Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno aprobado por el Rector, en lo atinente a objetivos, alcance y oportunidad de las pruebas. Conocer la organización, el funcionamiento, las prácticas y resultados del Control Interno, siempre y cuando no sean objeto de reserva sumarial en Investigaciones administrativas disciplinarias y penales Ilustrar el Jefe de la Unidad u oficina de Control Interno sobre las prácticas de Control Interno, la metodología y efectos de las normas que regulan esta actividad y sugerir procedimientos alternativos Emitir conceptos para la administración sobre las modificaciones que se pretendan introducir en la organización y metodología del Control Interno PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 25 Analizar los resultados de las pruebas de auditoría y fijar programas de acción para atender sobre las conclusiones y recomendaciones que en ellos se fundamente. Entre otras. Equipo de Trabajo que Intervino en el Proceso de Sistematización de Practica La ejecución de la práctica profesional fue realizada en la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana, la cual está integrada por el jefe, una secretaria, un auxiliar administrativo y siete profesionales de apoyo entre los cuales se encuentran (dos contadores públicos, un abogado, un administrador de empresas, un administrador financiero, un economista y un ingeniero industrial) quienes en el desarrollo de la práctica fueron participes en la realización del diagnóstico, y en la revisión del documento de Instructivo de Auditoría, brindando sus aportes de acuerdo al conocimiento y experticia de cada uno. Ilustración 3 Presentación Estatuto o Instructivo de Auditoría Presentación y socialización Instructivo de Auditoría en la Oficina de Control Interno PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 26 Ilustración 4 Presentación Estatuto o Instructivo de Auditoría Presentación y socialización Instructivo de Auditoría en la Oficina de Control Interno PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 27 Marco de Referencia Definición de sistematización Existen varios tipos de sistematización, en este saco nos estamos refiriendo a la sistematización de una práctica de un hecho, es decir, estamos aludiendo a una dimensión del mundo de la acción. Más la sistematización no se refiere a cualquier acción, no, se refiere a la que tiene lugar en el marco de proyectos y programas de desarrollo (Barnechea 2010), esto quiere decir, que procede de intervenciones intencionadas con el fin de transformar la realidad. De Souza (1997) por su parte, define los proyectos como “prácticas de intervención organizadas institucionalmente con la finalidad de resolver determinados problemas o potenciar capacidades existentes en una población dada, para garantizar su subsistencia, su integración social (adaptación más transformación), su desarrollo cultural” (p16). En América Latina, las primeras referencias a la sistematización de experiencias datan de fines de la década del sesenta, donde corrientes renovadoras “buscan redefinir, desde la particularidad de la experiencia latinoamericana, los marcos de interpretación y los modelos de intervención de la práctica social” (Jara, 2006, p14). En este orden de ideas llegamos a Jara (2006) quien define como experiencia a lo que sucede realmente en la ejecución del proyecto, entonces las experiencias son procesos que están vivos, tienen movimiento y combinan tanto dimensiones objetivas como subjetivas, es decir, las condiciones del contexto, las acciones de las personas que en ellas intervienen con sus respectivas percepciones, sensaciones, emociones e interpretaciones. “A diferencia de los procesos de sistematización de información que intentan organizarla, jerarquizarla, etc., en la sistematización de experiencias se pretende ordenar, procesar y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 28 hacer comunicables los conocimientos adquiridos en éstas. Concebimos la sistematización como la reconstrucción y reflexión analítica sobre una experiencia, mediante la cual se interpreta lo sucedido para comprenderlo” (Barnechea & Tirado, 2010, p97). Esto quiere decir que la sistematización de la experiencia, en este caso, la práctica, permite, no solo obtener conocimientos consistentes y sustentados, sino comunicarlos, al confrontar la experiencia con otras y con el conocimiento teórico existente se puede contribuir a una acumulación de conocimientos generados desde y para la misma. Al convertirnos en el personaje sistematizador estamos produciendo conocimientos sobre nuestra propia práctica, en este sentido la dualidad de la estructura que plantea Giddens (1995) dice “la constitución de agentes y la de estructuras no son dos conjuntos de fenómenos dados independientemente, no forman un dualismo, sino que representan una dualidad” (p. 16). Lo que quiere decir que quien sistematiza, se debe percibir como un ser actuante, entender los motivos de la acción y al mismo tiempo, entenderse a sí mismo y a otros dentro de ella, porque es en este juego que se construyen y legitiman de manera colectiva significados que son usados por los agentes y reproducidos en el curso de la interacción social, a través del lenguaje. Giddesn dice que la complejidad de la relación del “ser actuante”, ese que busca entender tanto los motivos de la acción, como a sí mismo y otros en ella, cuestionando la objetividad del conocimiento producido. Es así como a través de la acumulación del conocimiento y la contrastación de los aprendizajes que derivan de experiencias particulares, la sistematización nos ayuda a construir conocimientos colectivos, para que a partir de estos sea posible llegar a un nivel de teorización que permita desarrollar metodologías, lineamientos o políticas que orienten a un enfrentamiento PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 29 cada vez más integral de los problemas que afectan la realidad observable; pero para que este potencial se haga realidad se requiere que quienes están sistematizando tengan un interés especial en pasar de la comprensión del proceso que han vivido, a la producción de conocimientos de mayor amplitud. 3.2 Delimitación La práctica profesional se llevó a cabo en la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana, la cual dentro de sus funciones principales esta la elaboración de auditorías internas que son realizadas acogiéndose a lo estipulado por el Instituto de Auditores Internos, quien indica que la auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, es por ello que el Proceso de Gestión de Control Interno evalúa la eficacia, eficiencia, y efectividad de los procesos de la Universidad Surcolombiana, de acuerdo con lo establecido en el Programa Anual de Auditoría PAA de la Vigencia, con el fin de asesorar a la Alta Dirección en el mejoramiento continuo de los procesos para mantener la Acreditación Institucional. El desarrollo de las auditorías internas está dispuesto mediante un Procedimiento denominado “Auditorías Internas”, el cual inicia con la Planificación y elaboración del Programa Anual de Auditoría de la Oficina de Control Interno, continua con la realización de las auditorías, y termina con la revisión y seguimiento de los planes de mejoramiento en los cuales se introducen los correctivos necesarios para el cumplimiento de los objetivos. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 30 Marco Conceptual En el desarrollo del Instructivo de Auditoría se tuvo en cuenta conceptos relevantes los cuales ayudaron en el proceso de aprendizaje, fortalecimiento y robustecimiento de los conocimientos adquiridos en lo relacionado con la ejecución de las auditorías como parte fundamental del proceso de formación como contador público. Auditoría La auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización. A pesar de los años y el desarrollo alcanzado por la profesión, el objetivo con que fue creada la auditoría, consistente en la detección de los fraudes, marcó la imagen negativa del auditor, aspecto que, lamentablemente, hasta hoy no se ha visto superado. Existen varias tipificaciones de las auditorías, creadas en correspondencia con los objetivos de cada autor. La tipificación más abarcadora parece ser la que presenta La Enciclopedia de Auditoría, La auditoría como proceso de control, concepto y tipología utilizada donde las ramas de la auditoría se enfocan en función del lugar que ocupan los auditores respecto a la entidad sometida a este proceso (Álvarez, M. D. C. V., & Rivera, Z. 2006). Auditoría independiente Por auditoría independiente se entiende aquella realizada por contadores públicos titulados externos y se subraya la importancia de la misión del auditor independiente. Este, PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 31 aunque contratado por una empresa, asume la responsabilidad ante un público que confía en su opinión acerca de los estados financieros de la entidad. En otros casos, cuando se trata de la auditoría de las esferas no financieras, el auditor independiente responde, principalmente, ante su cliente. Auditoría interna El contenido de la auditoría interna se resume a la “actividad considerada independiente, dentro de una organización para la revisión de la contabilidad y otras operaciones, y como una base de servicio a la dirección. Representa un activo de la dirección que funciona para medir y evaluar la efectividad de otros controles” (Álvarez, 2006). A eso, Slosse, Carlos et al (1999) agregan “a todos los miembros de la dirección en relación al cumplimiento de sus responsabilidades, al facilitarles análisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes, relativos a las actividades que revisan” (p. 790). Auditoría gubernamental. La auditoría gubernamental -rama más amplia- es ejercida por numerosas agencias gubernamentales, cuyas investigaciones, por lo general, quedan limitadas al nivel del departamento en cuestión (Ibidem). Auditoría Interna Según el Instituto de Auditores Internos, la Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 32 operaciones de una organización (Arango, 2013), es por ello que el Proceso de Gestión de Control evalúa la eficacia, eficiencia, y efectividad de los procesos de la Universidad Surcolombiana, de acuerdo con lo establecido en el P.A.A.-Programa Anual Auditoría de la Vigencia, con el fin de asesorar a la Alta Dirección en el mejoramiento continuo de los procesos para mantener la Acreditación Institucional. El desarrollo de las auditorías internas está dispuesto mediante un Procedimiento denominado “Auditorías Internas”, el cual inicia con la Planificación y elaboración del Programa Anual de Auditoría de la Oficina de Control Interno, continua con la realización de las auditorías, y termina con la revisión y seguimiento de los planes de mejoramiento en los cuales se introducen los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas Control interno Según el COSO III (2013, p. 4) “El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento”. Según Global Survey on Risk Management and Internal Control IFAC (2016, p. 21): “El control interno es una parte integrada del sistema de gobierno y de la gestión de riesgos de una organización, que se entiende efectuada y activamente supervisada por el órgano de gobierno de la organización, la dirección y otro personal para aprovechar las oportunidades y contrarrestar las amenazas de acuerdo con la estrategia de gestión de riesgos y las políticas de Control Interno PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 33 establecidas por el órgano de gobierno para alcanzar los objetivos de una organización”. Para Chiavenato (2002, p. 11) el control “representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo a lo planeado, organizado y dirigido”. La norma internacional de aseguramiento de la información NIA 315 (Decreto 302, 2015) define el control interno como: El proceso diseñado, implementado, y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y la eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables (Ametllé, A. 2017). Teniendo en cuenta lo anterior, se podría decir entonces que el Control Interno se define como una suma de procedimientos que deben ser llevados a cabo en las empresas con el fin de lograr las metas trazadas por la organización, buscando la confiabilidad en las operaciones sean estas de tipo administrativo, operativo o financiero minimizando de esta manera el riesgo, velando en todo momento por el cumplimiento de las normas y regulaciones (Prado, J. F. M., & Ramírez, H. F. B. -2022). Instructivo El término “instructivo” deriva de la palabra “instrucción”, que según la RAE hace referencia a la acción de instruir, a la acumulación de un caudal de conocimientos adquiridos. Pero no es solo un adjetivo sino un pronombre que puede hacer referencia a la construcción de PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 34 un curso que sigue un proceso, como un conjunto de reglas o advertencias para un determinado fin. En este sentido, “instructivo” hace referencia a algo que instruye o sirve para instruir, algo que ha sido creado para eso, como lo es en este caso, un texto. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 35 Marco Legal En este aparte presentaré las Normas, Leyes, Decretos y Resoluciones que, al momento de expedirse, fueron dando forma a las Oficinas de Control Interno en su funcionalidad y que se aplicaron para la creación del Instructivo que surge del plan de mejora realizado en la ejecución de la práctica profesional. Constitución Política de Colombia (1991) Articulo 209 y 269:” La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”. Ley 87 de 1993: por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Desarrolla todas las directrices del control interno dentro de la entidad en la cual expresa un conjunto de políticas aprobadas por los niveles directivos y administrativos de la organización, la cual será aplicada sin ninguna distinción por medio de la aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones, procesos y procedimientos, sistemas de información Resolución N° 0629 de 1994: por medio de la cual se establece el sistema, la unidad u oficina y los procedimientos de Control Interno de la Universidad Surcolombiana. Ley 489 de 1998: por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Art 28. Crea el Sistema nacional de Control Interno el cual tiene PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 36 por objeto tiene por objeto integrar en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas, para que, mediante la aplicación de instrumentos idóneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado Decreto 1537 de 2001: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado; y especifica que se ha establecido en el más alto nivel gerencial la Oficina de Control Interno con las responsabilidades de asesorar a la Administración en materia de control interno, liderar el proceso de Auditoría Interna de la entidad, realizar la evaluación independiente del Sistema de Control Interno, evaluar la manera como la entidad está administrando los riesgos y fomentar el desarrollo de la cultura de control entre todos los servidores de la entidad. Decreto 943 de 2014 compilado en el Decreto 1083 de 2015: adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014, el cual establece el componente de Evaluación Independiente como un conjunto de elementos de control que garantizan el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y los resultados de la entidad pública por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Ilustración 5 Estructura del Modelo Estándar de Control Interno PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 37 Estructura del Modelo Estándar de Control Interno, 2014. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. Recuperado https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Manual+T%C3%A9cnico+del+ Modelo+Est%C3%A1ndar+de+Control+Interno+para+el+Estado+Colombiano+MECI+2014/ 065a3838-cc9f-4eeb-a308-21b2a7a040bd Acuerdo 002 de 2015: Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI - 2013 en la Universidad Surcolombiana Decreto 648 de 2017: establece la constitución y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno y en especial los de la auditoría interna. https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Manual+T%C3%A9cnico+del+Modelo+Est%C3%A1ndar+de+Control+Interno+para+el+Estado+Colombiano+MECI+2014/065a3838-cc9f-4eeb-a308-21b2a7a040bd https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Manual+T%C3%A9cnico+del+Modelo+Est%C3%A1ndar+de+Control+Interno+para+el+Estado+Colombiano+MECI+2014/065a3838-cc9f-4eeb-a308-21b2a7a040bd https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Manual+T%C3%A9cnico+del+Modelo+Est%C3%A1ndar+de+Control+Interno+para+el+Estado+Colombiano+MECI+2014/065a3838-cc9f-4eeb-a308-21b2a7a040bd PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 38 Acuerdo 059 de 2017. Por el cual se expide el Estatuto de Estructura Orgánica y se determinan las funciones de las dependencias académicas y administrativas de la Universidad Surcolombiana Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna (Chambers, 2013). – del Instituto de Auditores Internos – IIA: establece las normas que proporcionan un esquema estructurado y un sistema coherente que facilita el desarrollo, la interpretación y aplicación de conceptos, metodologías y técnicas de forma consistente, útiles a una disciplina o profesión. Guía de auditoría – Departamento Administrativo de la Función Pública Versión 4, año 2020. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 39 Elementos del Contexto La experiencia de la práctica profesional fue realizada en el primer semestre del año 2022, se llevó a cabo en la modalidad de contrato laboral, opción brindada por el programa de contaduría pública de la Corporación Universitaria Minuto de Dios, según Acuerdo 009, del 30 de enero de 2018, en la cual se realiza la vinculación del estudiante en la organización donde se encuentra laborando y en donde dichas empresas permiten ejecutar las prácticas profesionales. Estos espacios de las prácticas profesionales buscan propiciar la formación personal, el perfil ocupacional y profesional del estudiante y todo esto se hace a través de la implementación de un plan de mejora donde se realicen acciones diferentes a las realizadas en su entorno laboral (Ibidem). Los elementos del contexto que permitieron fluir este proyecto radican en los procesos que dependen de una aprobación externa a la organización, puesto que estos son supervisados, por entidades externas que cumplen una función de vigilancia respaldada por la normatividad aplicable. Todo este conjunto de premisas y requisitos, van dando forma a lo que se debe hacer en los sistemas de control, propios de toda administración. El jefe de la Oficina de Control Interno, brindó toda la asesoría y la supervisión con la mejor disposición para la elaboración y constitución del Instructivo de Auditoría; así mismo este tuvo revisión del contador público y abogado de la dependencia. Como la Oficina cuenta con un equipo multidisciplinario permitió verificar que todo lo registrado en la estructura del instructivo propuesto estuviera vigente y no tuviera errores sintácticos o de forma, posteriormente vino una revisión tras otra y en medio de cada una de estas, tanto del jefe como de los compañeros, se hicieron correcciones, más de forma que de fondo. Sin embargo, cabe anotar que la revisión final PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 40 antes de la visualización por parte de todos los integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno corrió por parte del abogado y el contador. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 41 Actores de la Experiencia La Corporación Universitaria Minuto de Dios y la Universidad Surcolombiana presentaron muy buena acogida y la interrelación que hubo entre las dos organizaciones una como formadora (UNIMINUTO) y la otra como interlocutora (USCO) esta se fortaleció gracias a la buena comunicación y compromisos que fueron forjándose desde las prácticas profesionales hasta la elaboración del presente documento en donde participaron los integrantes de la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana, los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, la docente de prácticas profesionales I y II y los asesores del presente trabajo. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 42 Construcción del Instructivo Para poder dar sincretismo a este proyecto se inicia conociendo el contenido de otros estatutos e instructivos de auditorías implementados en otras organizaciones que cuenta con características similares a las de la Universidad Surcolombiana, dichos documentos se basaban en el proceso de consolidación de manera estructurada con la asignación funciones, tiempos y políticas que se manejan dentro y fuera de la oficina de control interno de la universidad Surcolombiana, sirviendo de apoyo para toda la comunidad que alberga la organización. En este sentido es importante conocer las características más relevantes del Instructivo de Auditoría, en el cual se recopila información tendiente a la elaboración del Programa Anual de Auditoría, planeación y ejecución de las mismas, las comunicaciones de los resultados los cuales van en pro de una mejora continua con la formulación y el seguimiento a las acciones de mejora, todo lo anterior con el cumplimiento de las responsabilidades que debe cumplir el equipo auditor. Programación de las auditorías internas Con base en lo anterior la Oficina de Control Interno inicia con la construcción del Programa Anual de Auditoría el cual se realiza inicialmente con el análisis del presentado y ejecutado en la vigencia anterior para determinar las auditorías a procesos no auditados y seguimientos que deben ser incluidos por su grado de importancia en el nuevo programa de auditoría. Adicionalmente, se tienen en cuenta las solicitudes o sugerencias de la Alta Dirección, los resultados de los informes realizados por los Entes de Control y lo sugerido por los profesionales de apoyo de acuerdo con las experiencias de los ejercicios de auditorías anteriores. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 43 La Oficina de Control Interno presenta la Propuesta de Programa para la aprobación de los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. En caso de ser necesario replantear el Programa Anual de Auditoría de acuerdo con circunstancias o eventos especiales, se tendrá que hacer bajo la aprobación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Ilustración 6 Mapa de procesos Universidad Surcolombiana Mapa de Procesos USCO, en el cual se ve la estructura de acuerdo con los ejes misionales de la Institución, indicando que existen tres clases de procesos (estratégicos, de apoyo y de evaluación) en este último se encuentra la Oficina de Control Interno. Tomado de: https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/sistemas-de-gestion/ https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/sistemas-de-gestion/ PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 44 Planeación y ejecución de las auditorías internas Las auditorías internas deben realizarse con base en el Programa Anual de Auditoría aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, y ejecutarse de conformidad con lo establecido en el Procedimiento Auditorías Internas EV-CON-PR-01, los tiempos de ejecución es estas están definidos desde la presentación del PAA en el cual teniendo en cuenta la complejidad y el volumen de información a analizar se estima el tiempo de ejecución. Comunicación de resultados Una vez finalizado el ejercicio de evaluación al proceso se procede a realizar la presentación del informe de auditoría el cual debe ser realizado en el formato EV-CON-FO-01 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA, en el cual se plasmas los resultados obtenidos, dicho informe es socializado con el líder del proceso auditado y posteriormente es remitido a los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno como lo establece el Procedimiento Auditorías Internas EV-CON-PR-01. Formulación y seguimiento a las acciones de mejora En la socialización del informe de auditoría se estipula o no la necesidad de la suscripción de un plan de mejoramiento que permita corregir o mejorar los controles ejercidos por el proceso para reducir o mitigar la materialización de los riesgos, dichos planes de mejoramiento son puestos en marcha según lo instituido por la Resolución 106 de 2020 “Por la Cual se establece la Metodología de los Planes de Mejoramiento”. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 45 Responsabilidades que deberá cumplir el equipo auditor El equipo de la Oficina de Control Interno tiene responsabilidades por cumplir a la luz de la Resolución 0629 de 1994, entre ellas que las auditorías, seguimientos e informes reglamentarios se realizan bajo la supervisión del Jefe de la Oficina de Control Interno actuando como líder de auditoría, así mismo se debe evaluar la efectividad de los controles al interior de los procesos de la Universidad Surcolombiana y verificar que los riesgos identificados por los procesos sean coherentes con las actividades desarrolladas, teniendo en cuenta la guía de auditoría, donde nos establece que los riesgos deben tener características tales como ser pertinentes, medibles, y alcanzables y que estos riesgos tengan controles efectivos que permitan reducir o mitigar la ocurrencia y materialización de los riesgos identificados por los procesos auditados. Por otro lado, es de suma importancia la verificación y seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento producto de auditorías internas puesto que dichos planes son los que permiten que los procesos mejoren y que fortalezcan las debilidades evidenciadas en el proceso de auditorías. Ahora bien, una de las obligaciones del equipo es velar por el cumplimiento de la cultura de autocontrol al interior de los Procesos Institucionales, para ello la Universidad Surcolombiana creo la Resolución 059 de 2023 Por la cual se reglamenta la existencia y funcionamiento de los subcomités de autocontrol, resolución que busca crear cultura de autocontrol baso en los principios del MECI (autocontrol, autogestión y autorregulación). Ilustración 7 Principios del MECI PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 46 Principios del Modelo Estándar de Control Interno. Manual Técnico del Modelo. Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. recuperado: https://www.google.com/search?q=principios+del+meci&rlz=1C1ONGR_esCO1041CO1041&s ource=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwj--c6IisX- AhX2STABHaiqB2sQ_AUoAXoECAIQAw&biw=1366&bih=625&dpr=1#imgrc=2huov7KzX NudzM Actualización del Instructivo de Auditoría El instructivo de auditoría establece a la Oficina de Control Interno la responsabilidad revisión y actualización de este, cuando ocurran cambios normativos aplicables, los lineamientos o directrices emanadas por el Departamento Administrativo de Función Pública -DAFP-, previa aprobación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. https://www.google.com/search?q=principios+del+meci&rlz=1C1ONGR_esCO1041CO1041&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwj--c6IisX-AhX2STABHaiqB2sQ_AUoAXoECAIQAw&biw=1366&bih=625&dpr=1#imgrc=2huov7KzXNudzM https://www.google.com/search?q=principios+del+meci&rlz=1C1ONGR_esCO1041CO1041&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwj--c6IisX-AhX2STABHaiqB2sQ_AUoAXoECAIQAw&biw=1366&bih=625&dpr=1#imgrc=2huov7KzXNudzM https://www.google.com/search?q=principios+del+meci&rlz=1C1ONGR_esCO1041CO1041&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwj--c6IisX-AhX2STABHaiqB2sQ_AUoAXoECAIQAw&biw=1366&bih=625&dpr=1#imgrc=2huov7KzXNudzM https://www.google.com/search?q=principios+del+meci&rlz=1C1ONGR_esCO1041CO1041&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwj--c6IisX-AhX2STABHaiqB2sQ_AUoAXoECAIQAw&biw=1366&bih=625&dpr=1#imgrc=2huov7KzXNudzM PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 47 Análisis del proceso La realización del Instructivo de auditoría fue realizada bajo seguimiento del jefe de la Oficina de Control Interno con el apoyo del equipo multidisciplinario de la dependencia, con el fin de que todos los miembros de la oficina aportaran a la construcción y de esta manera lograr un proceso de estudio como actualización para ejercer un mejor control interno en la institución. Dicha actividad logró el objetivo propuesto, pues actualmente la Oficina de Control Interno cuenta con la totalidad de los instrumentos requeridos por la Función Pública, generando así un cumplimiento normativo, mejorando los procesos al interior de la Universidad y dando a conocer a la comunidad en general como se realizan las labores en la dependencia encargada de realizar las evaluaciones a los diferentes procesos institucionales. El principal logro fue la aprobación del Instructivo de Auditoría por parte del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, pues permitió ampliar los conocimientos sobre el gran universo que es la auditoría, afianzar aquellos obtenidos en el proceso de formación profesional y fusionarlos con los adquiridos a través de la experiencia que he tenido en la oficina de control interno. Ahora bien, se evidenció un apoyo mancomunado tanto por la Universidad Surcolombiana como por la Corporación Universitaria Minuto de Dios, pues conté con el apoyo de mi asesora de practica quien fue clave en la orientación para establecer y dejar un producto acorde a lo aprendido a lo largo de mi formación profesional, por otro lado, el apoyo y disposición del jefe de control interno de la USCO, permitió que se entregara un trabajo limpio que conlleva a que el proceso de gestión de control este actualizado. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 48 Devolución Con el objetivo de conocer la pertinencia y la acogida del Instructivo de Auditoría de la Universidad Surcolombiana, se llevó a cabo la aplicación de una encuesta que permite conocer la apropiación del mismo. El instrumento consistió en una encuesta tipo formulario creado con Google forms y enviado por correo electrónico a 20 funcionarios de diferentes oficinas del área administrativa de la Universidad Surcolombiana, sede central y de postgrados en Neiva. Esta encuesta consta de 7 preguntas que se condensaron y graficaron arrojando los siguientes resultados: Pregunta 1. ¿Ha leído usted el Instructivo de Auditoría de la Universidad Surcolombiana? Tabla 1. Resultado SI NO 10 10 Ilustración 8 Resultados pregunta 1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 49 A la pregunta “¿Ha leído usted el Estatuto o Instructivo de Auditoría de la Universidad Surcolombiana?” la mitad de los encuestados contestó que sí y la mitad de los encuestados contestó que no. Las dos preguntas siguientes indagan sobre estas respuestas con el fin de dar una explicación a este fenómeno. Pregunta 2. (Si contestó no) ¿Por qué razón no lo ha leído? Tabla 2 Resultados. No sabía de su existencia No he tenido tiempo de leerlo No me interesa leerlo porque puedo consultarlo cuando lo precise Creo que no lo necesito para realizar mis funciones 5 2 3 0 Ilustración 9 Resultados pregunta 2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 50 La segunda pregunta indaga a los participantes que no han leído el instructivo en cuestión, al respecto podemos ver que la mitad de estos afirman no saber de su existencia, el 20% dicen no haber tenido el tiempo requerido para hacerlo y el 30% confiesan que no les interesa porque lo harán cuando lo vean necesario. Pregunta 3. (si contestó SI) ¿Bajo qué situación ha tenido acceso al Instructivo de Auditoría o como supo de su existencia? Tabla 3 Resultados Mediante correo electrónico Página institucional Tips o boletines Capacitaciones 4 4 2 0 Ilustración 10 Resultados Pregunta 3. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 51 La tercera pregunta indaga a los participantes que aseguran haber leído el instructivo en cuestión, al respecto podemos ver que el 40% de estos afirman haber tenido acceso al mismo a través de correo electrónico, una cantidad igual asegura haberlo consultado en la página institucional y solo un 20% dicen haberlo conocido por medio de tips y boletines. Pregunta 4. ¿Con que frecuencia utiliza el Instructivo de Auditoría? Tabla 4 Resultados Para realizar auditoría Cuando me van a auditar Para conocer los procedimientos del proceso de control interno Para saber cómo se hace un plan de mejoramiento 5 5 0 0 Ilustración 11 Resultados Pregunta 4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 52 A partir de la pregunta número 4 se continuará el proceso de recolección de datos con los participantes que aseguraron haber leído el manual, pues es quienes pueden seguir aportando a la investigación. Esta pregunta indaga a los participantes sobre la frecuencia que han utilizado el instructivo en cuestión, al respecto podemos ver que la mitad asegura hacerlo para realizar auditorías, y la otra mitad dice hacerlo para cuando van a ser auditados. Pregunta 5. ¿Considera usted que el Instructivo de Auditoría de Control Interno facilita la labor de la auditoría interna? Tabla 5 Resultados SI NO 10 0 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 53 Ilustración 12 Resultados Pregunta 5. A la pregunta “¿Considera usted que el Instructivo de Auditoría de Control Interno facilita la labor de la auditoría interna?” los participantes aseguraron en su totalidad que sí lo hace. Pregunta 6. ¿Considera usted que el Instructivo de Auditoría de Control Interno arroja resultados que conducen al mejoramiento de la Institución? Tabla 6 Resultados pregunta 6. SI NO 10 0 Ilustración 13 Respuestas Pregunta 6. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 54 A la pregunta “¿Considera usted que el Instructivo de Auditoría de Control Interno arroja resultados que conducen al mejoramiento de la Institución?” los participantes también aseguraron en su totalidad que sí lo hace Pregunta 7. ¿Conoce usted cual es el alcance del Instructivo de Auditoría? Tabla 7 Resultados pregunta 7. Aplica las auditorías internas y externas realizadas por Control Interno Aplica las auditorías externas realizadas por Control Interno Aplica las auditorías internas realizadas Por Control Interno Aplica las auditorías internas realizadas por Gestión de Calidad 0 2 6 2 Ilustración 14 Resultados Pregunta 7. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 55 La última pregunta indaga a los participantes sobre el alcance del instructiva, esta pregunta se hace para verificar el grado de fiabilidad o conocimiento que realmente poseen los participantes que aseguraron haber leído el instructivo. Al respecto podemos ver que solo el 60% de estos pudo contestar correctamente, el otro 40% aún no tiene claro el alcance del mismo. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 56 Conclusiones Se logró la elaboración del Instructivo de Auditoría de la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana, el cual fue aprobado por el comité de coordinación del sistema de Control Interno para el desarrollo de las actividades propias e inherentes de la dependencia, y publicado en el portal institucional al conocimiento de la comunidad en general. Durante el transcurso de elaboración del Instructivo de Auditoría se logró la consulta, identificación y apropiación de la normatividad que atañe a las Oficina de Control Interno, lo que permitió la estructuración del mismo, y conllevó al replanteamiento de su filosofía, pues fue planteado inicialmente como un estatuto. El proceso de elaboración del Instructivo de Auditoría permitió afianzar los conocimientos adquiridos en el proceso de formación académica como contador público, en proceso de culminación con la Corporación Universitaria Minuto de Dios, en una de las ramas de ejecución profesional que ofrece esta carrera, la cual es denominada “auditoría”. La elaboración del plan de mejora permitió dejar a la Oficina de Control Interno de Universidad Surcolombiana una herramienta denominada Instructivo de auditoría para el desarrollo de las actividades realizadas por dicha dependencia, el cual ha tenido un impacto positivo en la aplicación de este, ya que en el proceso de las auditorías desarrolladas en el presente año ha sido de gran ayuda para el personal que ingreso por primera vez a esta dependencia a realizar labores de auditoría interna. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 57 Referencias Álvarez, M. D. C. V., & Rivera, Z. (2006). La auditoría como proceso de control: concepto y tipología. Ciencias de la Información, 37(2-3), 53-59. Ametllé Virgili, A. (2017). Identificació i valoració de riscos d’auditoría: Anàlisi comparativa de l’aplicació de la NIA-315. Arango Pava, G. E. (2013). Beneficios y obstáculos de la implementación de un modelo de control interno: MECI-COSO. Arboleda, L. O. R. (2005). Los Gerentes Públicos y la Ley 87 de 1993. Contaduría Universidad de Antioquia, (47), 23-38. Ariza Acosta, Y. M. Incidencia de la NIA 200 en el rol del auditor en una empresa del sector público colombiano. Barnechea García, M. M., & Morgan Tirado, M. D. L. L. (2010). La sistematización de experiencias: producción de conocimientos desde y para la práctica. Tendencias y retos, 1(15), 97-107. https://ciencia.lasalle.edu.co/te/vol1/iss15/7/ Chambers, R.; CIA, CGAP; CCSA, CRMA. The Institute of Internal Auditors. 2013. Chiavenato, I. (2002). Teoria geral da administração. Elsevier Brasil. Colombia, C. D. (1993). Ley 87 de 1993. Bogotá, Cundinamarca, Colombia. Colombia, I. (2013). Marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna. Bogota, Colombia, IIA Colombia, 17. Constitución Política de Colombia, (1991). Articulo 209 y 269. Cooper, L. (1997). Los nuevos conceptos del control interno: informe coso. Ediciones Díaz de Santos. https://ciencia.lasalle.edu.co/te/vol1/iss15/7/ PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 58 De Colombia, Decreto 1537 de 2001. Derogado por el Decreto 1083 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. De Bogotá, C. D. C. (1998). Ley 489 de 1998. De Colombia, C. P. (1991). República de Colombia. Federasyonu, U. M. (2011). Global Survey on Risk Management and Internal Control. García Novoa, C. (2008). Hacia un estatuto fiscal del autónomo. Reflexiones de futuro sobre el régimen fiscal del autónomo. Jara Holland, O. (2006). Sistematización de experiencias: caminos recorridos y nuevos horizontes. La Piragua-revista Latinoamericana de educación y de política, (23). Mantilla, S. A. (2015). Estándares/Normas Internacionales de Aseguramiento de la Información Financiera (ISA/NIA): Los fundamentos, los estándares y las implicaciones.-310 preguntas de selección múltiple. Ecoe ediciones. Martínez, R. G. (2014). Marco Integrado de Control Interno. Modelo COSO III Manual del Participante. Molina Betancur, C. M., & Cerón Zapata, P. (2004). Primeras reflexiones acerca del contenido normativo de la Ley 489 de 1998. Estudios Socio-Jurídicos, 6(2), 145-180. Peña Puyo, J. D. (2022). Propuesta actualización de la política de administración de riesgos en la Contraloría General de Cauca conforme a la guía del departamento Administrativo de la Función Pública año 2021 (Doctoral dissertation, Uniautónoma del Cauca. Facultad de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas. Programa de Administración de Empresas). PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 59 Perez Ricardo, R. A. Actualización del modelo estándar de control interno MECI, desarrollo del decreto 943 de 2014, para la alcaldía municipal Santiago de Tolú–Sucre. Prado, j. F. M., & Ramirez, h. F. B. Systematization of the english remote learning practices during the pandemic at univalle satellite buga year 2020-2022. Slosse, Carlos et al (1999). Auditoría, un nuevo enfoque empresarial. 2da ed. BuenosAires:Ed. Machi. Universidad Surcolombiana. (2023). Oficina de control interno. https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/dependencias/oficina-de-control-interno/ Universidad Surcolombiana (2017). Acuerdo 059 de 2017, por medio del cual se indican las funciones que se deben ejecutar por la Oficina de Control Interno. Universidad Surcolombiana (2016). Acuerdo 010. Por medio del cual se adopta el Proyecto Educativo Universitario PEU. https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/16/publicacion/consejo_superior/acuerdo/acuerdo_01 0_de_2016.pdf Universidad Sucolombiana. (2015). Reseña Historica. https://www.usco.edu.co/es/la- universidad/resena-historica/ Universidad Surcolombiana (1994). Resolución 0629. Por la cual se establece el sistema, la unidad u oficina de control interno y los procedimientos de control interno de la Universidad Surcolombiana. https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/dependencias/oficina-de-control-interno/ https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/16/publicacion/consejo_superior/acuerdo/acuerdo_010_de_2016.pdf https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/16/publicacion/consejo_superior/acuerdo/acuerdo_010_de_2016.pdf https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/resena-historica/ https://www.usco.edu.co/es/la-universidad/resena-historica/ PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 60 Anexos Anexo 1. Instructivo de Auditoría de la Oficina de Control Interno de la Universidad Surcolombiana. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 61 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 62 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 63 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 64 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 65 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 66 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 67 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 68 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 69 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 70 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 71 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 72 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 73 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 74 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 75 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA 76 77 78 Anexo 2 – Normograma proceso de gestión de la Universidad Surcolombiana 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA 1 LEGALES CONSTITUCIÓN 1991 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que GESTIÓN DE CONTROL 79 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. 2 LEGALES LEY 30 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 1992 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior. Son objetivos de la educación superior la formación integral de los colombianos por medio de la definición de políticas y formas de la Proyección Social. GESTIÓN DE CONTROL 3 LEGALES LEY 80 DEL 28 DE OCTUBRE DE 1993 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la La intervención de las autoridades de control fiscal se ejercerá una vez agotados los trámites administrativos de legalización de los contratos. Igualmente se ejercerá control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los mismos, para verificar que éstos se ajustaron a las disposiciones legales. Una vez liquidados o GESTIÓN DE 80 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA Administración Pública terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal incluirá un control financiero, de gestión y de resultados, fundados en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C- 623 de 1999. El control previo administrativo de la actividad contractual corresponde a las oficinas de Control Interno. Las autoridades de Control Fiscal pueden exigir informes sobre su gestión contractual a los servidores públicos de cualquier orden. CONTROL 4 LEGALES LEY 87 DEL 29 DE NOVIEMBRE DE 1993 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Desarrolla todas las directrices del control interno dentro de la entidad en la cual expresa un conjunto de políticas aprobadas por los niveles directivos y administrativos de la organización, la cual será aplicada sin ninguna distinción por medio de la aplicación de técnicas de dirección, verificación y GESTIÓN DE CONTROL 81 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones, procesos y procedimientos, sistemas de información y programas de selección, inducción y capacitación de personal. 5 LEGALES LEY 489 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1998 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Crea el Sistema nacional de Control Interno el cual tiene por objeto tiene por objeto integrar en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas, para que, mediante la aplicación de instrumentos idóneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado. El cual es dirigido por el Presidente de la República como máxima autoridad administrativa y será apoyado y coordinado por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional, el cual será presidido por el GESTIÓN DE CONTROL 82 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. 6 LEGALES DECRETO 272 DE 2000 PRESIDENTE DE LA REPÙBLICA Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República. Aplicando los principios, técnicas y demás mecanismos que garanticen el cumplimiento eficaz de las funciones y objetivos para lo cual es diseñado el Sistema de Control Interno de la Auditoría general de la República. La oficina de control interno debe planear, dirigir y organizar el Sistema de Control Interno y tomar las medidas para el autocontrol de las actividades a cargo de las dependencias de este organismo, adicionalmente deberá aplicar las normas de auditoría general, la selección de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno para ejercer con mayor eficiencia y seguridad. Debe mantener informados al Auditor GESTIÓN DE CONTROL 83 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA General y a los directivos de las debilidades detectadas y de las fallas en el cumplimiento de su gestión. 7 LEGALES DECRETO 2539 DEL 4 DE DICIEMBRE DE 2000 PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. El presente decreto se aplica a todos los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como a los particulares que administren recursos del Estado. Las normas del presente decreto serán aplicables en lo pertinente, a las entidades autónomas y territoriales o sujetas a regímenes especiales en virtud del mandato constitucional. GESTIÓN DE CONTROL 8 LEGALES LEY 850 DEL 18 DE NOVIEMBRE DE 2003 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Por medio del cual se reglamentan las veedurías ciudadanas La vigilancia de la gestión pública por parte de la Veeduría Ciudadana se podrá ejercer sobre la gestión administrativa, con sujeción al servicio de los intereses generales y observancia de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. GESTIÓN DE CONTROL 84 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA 9 LEGALES LEY 909 DEL 23 DE SEPTIEMBRE DE 2004 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Dentro de la clasificación de los organismos y entidades regulados por la presente ley son de carrera administrativa con excepción de, entre los que encontramos según el caso el Jefe de Control Interno. De la misma forma, indica que el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento. Con ocasión a los comités de personal, las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría absoluta. En caso de empate se repetirá nuevamente la votación y en caso de persistir, este se dirimirá por el Jefe de Control Interno de la respectiva GESTIÓN DE CONTROL 85 5 REQUISITO A CUMPLIR JERARQUIA DE LA NORMA NÚMERO / FECHA EXPEDIDA POR EL ENTE TÍTULO APLICACIÓN ESPECÍFICA PROCESO AL QUE APLICA entidad. 10 REGLAMENTARIOS RESOLUCION 119 DEL 27 DE ABRIL DE 2006 CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública. La Contaduría General de la Nación tiene la función de coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal