INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 1 CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS BOGOTÁ VIRTUAL Y DISTANCIA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS TÍTULO DE LA MONOGRAFÍA "BARRERAS PREVIAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN PROYECTOS SUPERVISADOS POR LA ENTIDAD AIM" Modalidad: Monografía Autor(s) YOHAN ALFREY ROA NAVARRO INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 2 Director LUIS ALBERTO CÁRDENAS OTAYA Magister En Dirección Y Administración De Empresas VILLAVICENCIO, COLOMBIA OCTUBRE, 2024 Agradecimientos De antemano, agradecer a Dios primeramente por no dejarme decaer en el proceso, a mis padres por la ayuda incondicional durante los momentos claves de la especialización, a mi esposa e hijos agradezco la compresión y paciencia y les pido disculpas porque en algunos momentos no pude compartir el tiempo en familia. Enaltezco el trabajo de los docentes que tuvieron la gran voluntad y tiempo para compartir sus conocimientos y así acompañarnos en el proceso para alcanzar el título de Especialista en Gerencia de Proyectos. No obstante, agradecer a todos aquellos que se involucraron y aportaron un granito de arena en el proceso de capacitación y así poder cumplir mi objetivo de conseguir este título profesional. https://aula02.uniminuto.edu/user/view.php?id=21797&course=9889 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 3 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 4 Resumen Esta investigación cualitativa sobre las barreras previas a la gestión documental de proyectos supervisados por la agencia para la infraestructura del Meta (AIM), en donde dicha entidad es la encargada de realizar la supervisión y control de los proyectos en el Meta. Para dar cumplimiento a sus objetivos cuenta con un complejo proceso de recibo, revisión ajustes, aprobación, archivo y comunicación de la información; lo anterior, detalla los paso a paso de la gestión documental. Este procedimiento es complejo de tal forma que el transcurso del tiempo se han generado barreras previas a la gestión documentales como la falta de capacitación del personal, comunicación asertiva entre áreas, largos tiempos de revisión y aprobación de la documentación, entre otros, ha conllevado a que este procedimiento no esté bien definido, provocando así confusiones en su ejecución y afectación al momento de la entrega de la documentación. Para enfrentar esta problemática se planteará la implementación de guías y parámetros previos con el fin de garantizar un sistema de gestión documental mejorado que permita mejorar los tiempos en la ejecución documental generando así mejores tiempos de aprobación y dar continuidad a los procesos de ejecución de los proyectos supervisados por la agencia para la infraestructura del Meta (AIM). Palabras clave: Gestión de documentos, investigación, Evaluación de los documentos. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 5 Abstract This qualitative research on the barriers prior to the documentary management of projects supervised by the agency for the Meta (AIM) infrastructure, where said entity is in charge of carrying out the supervision and control of the projects in the Meta. To achieve its objectives, it has a complex process of receipt, review of adjustments, approval, filing and communication of information; The above details the step-by-step process of document management. This procedure is complex in such a way that over time, barriers have been generated prior to document management such as lack of staff training, assertive communication between areas, long review and approval times of documentation, among others, which has led to that this procedure is not well defined, thus causing confusion in its execution and affecting the time of delivery of the documentation. To address this problem, the implementation of previous guides and parameters will be proposed in order to guarantee an improved document management system that allows for improved document execution times, thus generating better approval times and giving continuity to the project execution processes. overseen by the agency for Meta (AIM) infrastructure. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 6 Keywords: Records management, research, Records appraisal. https://vocabularies.unesco.org/browser/thesaurus/es/page/?clang=en&uri=http%3A%2F%2Fvocabularies.unesco.org%2Fthesaurus%2Fconcept516 https://vocabularies.unesco.org/browser/thesaurus/es/page/?clang=en&uri=http%3A%2F%2Fvocabularies.unesco.org%2Fthesaurus%2Fconcept10493 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 7 Índice Capítulo 1. Introducción 8 Objetivos .................................................................................................................... 10 Objetivo general. ......................................................................................................... 10 Objetivos específicos. ................................................................................................. 10 Justificación ............................................................................................................... 11 Antecedentes ............................................................................................................. 12 Capítulo 2. Evaluación 17 Capítulo 3. Resultados 24 Capítulo 4. Conclusiones 33 Referencias 36 Apéndice A. 39 Consentimiento informado. ......................................................................................... 39 Apéndice B. 50 Estructura de la entrevista. .......................................................................................... 50 Apéndice C. 52 Transcripción de las entrevistas y codificación de los datos ........................................... 52 Apéndice D. 117 Categorización ......................................................................................................... 117 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 8 Capítulo 1. Introducción La agencia para la infraestructura del Meta es una entidad pública que se encarga de gestionar y administrar los recursos del departamento del Meta para la construcción de obras civiles. Luego de disponer de los recursos económicos y mediante un proceso de licitación se selecciona a los ejecutores de los proyectos y de esta forma la agencia entra a cumplir sus funciones como órgano de control, verificación y aprobación de las actividades ejecutadas para el cumplimiento de metas de cada proyecto. Durante este proceso la gestión documental se postula como uno de los indicadores con mayor importancia al momento de controlar y evaluar el proceso de ejecución de las obras. Al ser un proceso constante en toda la ejecución del proyecto, ya sea en su parte precontractual en donde se controla toda la documentación necesaria para el inicio de las actividades. En la segunda etapa contractual y de ejecución se realiza el proceso documental como parte vital para el control y verificación de las actividades ejecutadas y que contemplan en las respectivas minutas de los contratos y como última etapa, la post-contractual que es donde se realiza la liquidación de los contratos y dependiendo de este se realizan actividades de mantenimiento y el tema de las garantías que dependiendo de los estipulado en los contratos en su mayoría son de un periodo de hasta 5 años una vez firmada el acta de recibo final de los proyectos. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 9 Así mismo, por parte de la entidad y de sus contratistas, se pudo observar e identificar que la afectación que se tiene en todos los procesos documentales genera como resultado impacto una afectación en la calidad de los procesos de gestión documental que como resultado pueden acarrear como primer factor perdida indiscriminada de tiempo, que a su vez se refleja en problemas técnicos, legales, económicos y de continuidad en cada etapa de ejecución de los proyectos. En base a lo anterior, se procedió a realizar un análisis de las barreras previas a la gestión documental en proyectos supervisados por la agencia para la infraestructura del meta (AIM). Para esto se escogió como método de recolección de datos la entrevista. Esta fue realizada a los funcionarios, contratistas y proveedores de la entidad. Los resultados posteriormente fueron analizados de manera detallada y teniendo como efecto la identificación de las barreras previas que afectan fundamentalmente el proceso de la gestión documental en los proyectos supervisados por la entidad. Como siguiente etapa, luego de conocer las causas que conllevaron a la creación de estas barreras, se procede al planteamiento de estrategias, protocolos, y planes de mejora que tenga como objetivo inicial la mitigación de las barreras encontradas hasta el punto de eliminarlas, de tal forma que se evidencie mejoras en el control de la gestión documental dentro de la entidad. Como resultado de la investigación no solo se contribuye a mejorar el proceso de la información en la entidad, sino que agilizará y promoverá el cambio en la capacidad de recepción, revisión y aprobación de la documentación y así garantizar mayor capacidad de control y supervisión de los proyectos de infraestructuras del departamento. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 10 Objetivos Objetivo general. Analizar las barreras previas a la gestión documental dentro de los proyectos supervisados por la Agencia para la Infraestructura del Meta, proponiendo estrategias de mejora para optimizar el flujo de información y el control documental. Objetivos específicos. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 11 1. Identificar las barreras en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales. 2. Determinar los factores organizacionales, tecnológicos y normativos que generan las barreras previas a la gestión documental de los proyectos. 3. Proponer estrategias para mitigar las barreras encontradas y mejorar la eficiencia. Justificación Los proyectos de infraestructura ejecutado en el departamento del meta tienen como meta aseguras una calidad de vida la comunidad. El resultado de estas obras permite a sus beneficios gozar con infraestructura que garantizan una mayor proyección financiera y comercial de sus comunidades. Debido a que en el meta se ejecutan gran cantidad de proyectos como consecuencia de las regalías de su departamento, existe la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), la cual tiene como principal objetivo regular y administrar los recursos e invertirlo en proyectos de inversión para el departamento. Adicionalmente, realiza las funciones de como ente de control, vigilancia y supervisión. Durante sus etapas de supervisión se constituye una etapa muy importante como el proceso precontractual, contractual y post contractual de la gestión documentales de los proyectos ejecutados en la entidad. La gestión documental en la supervisión de proyectos de infraestructura es un aspecto que, si bien puede parecer secundario en comparación con otras áreas como la ingeniería o la planificación financiera, tiene un impacto directo en la capacidad de la agencia para ejecutar y supervisar proyectos de manera eficiente. La existencia de barreras en este ámbito puede generar problemas que afecten la calidad del control sobre los proyectos y dificulten el cumplimiento de los requisitos técnicos, financieros, legales y de programación tanto para la agencia como para los contratistas. La gestión documental en la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) necesita ser eficiente, continua y ágil con el fin de garantizas los mecanismos adecuados de INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 12 entrega de informes de avances en la ejecución de obras realizadas en los proyectos del departamento. sin embargo, se ha podido constatar por la experiencia laboral con la agencia (AIM), que esta presenta falencias en aspectos normativos, técnicos y legales, las cuales provocan barreras previas que impiden la realización de la gestión documental, ocasionando afectaciones en los tiempos de entrega, recibo, revisión, aprobación y labores de archivo de la documentación perteneciente a cada proyecto. En base a la información mencionada con anterioridad se detalla la importancia de esta investigación, dado que se encuentra estructurada de tal manera que se enfoca en la obtención de respuestas a los siguientes objetivos: Primer objetivo, la identificación de barreras previas a la gestión documental, como segundo objetivo, determinar los factores que la generan y como tercer y último objetivo, la importancia en la generación de estrategias, protocolos y acciones que mitigue la obstaculización en los procesos documentales. No obstante, mediante esta mitigación se permitirá mejorar la eficiencia en los procesos documentales en la entidad y teniendo como resultado una mejoría en la continuidad de la ejecución de los proyectos, garantizando así la terminación de contratos y la formulación de nuevos proyectos que mejoraran la calidad de la comunidad del departamento del Meta. Antecedentes Los principios de la gestión documental se remontan a los años en donde nace la escritura porque partiendo de estos inicia la necesidad de guardar o archivar los documentos ya trascritos o que se iban a iniciar a escribir. Con el transcender de los tiempos y mediante la implicación de una dinámica cambiante, la gestión documental pasa de repositorios físicos como archivadores al auge de la tecnología en donde se empieza a utilizar herramientas tecnológicas con el computador. Según Cruz (2018) “la gestión documental es una actividad que tiene repercusión desde el surgimiento del documento, es parte de la actividad INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 13 administrativa, en la que se recepción, utiliza y conserva, con el fin de que sea evidencia de la realidad, de las transacciones de las organizaciones” Podemos condesar lo dicho hasta el momento y definir a la gestión documental como el proceso mediante el cual una entidad como la agencia para la infraestructura del Meta (AIM), realiza el recibo, revisión, control, organización y almacenamiento de la información que se maneja en los proyectos de infraestructura que se ejecuta en el departamento del Meta, lo descrito con anterioridad tiene semejanza a los mencionado en su libro gestión documental en las organizaciones, según Russo, patricia(2009) “los conocimiento prácticos que un profesional de la información necesita para diseñar e implementar un sistemas de gestión documental en una organización son los aspectos relacionados con creación, recepción, acceso y difusión de la documentación.” con lo mencionado en . Debido a los contantes cambios y avances tecnológicos los procesos documentales tienden a ser obsoletos y debido a esto existen las constantes actualización de normativas y softwares para la aplicación de la gestión documentales. Por lo consiguiente se aceptaría la siguiente definición, según (Df-server,2023) “la gestión documental como un conjunto de elementos o precedentes que tratan diferentes aspectos de la comunicación y la organización de archivos”. Como parte de esta dinámica cambiante se ha venido ejecutando investigaciones, una de estas fue en 2011 cuando la estudiante de pregrado de administración de empresas hace la siguiente aclaración. Mosquera, maría (2011)” si cada una de las personas tiene clara su función a desarrollar, será más fácil medir resultados a través de unas metas trazadas que permitan a corto plazo lograr objetivos; con una implementación adecuada de métodos que permitan tener claro los procesos a desarrollar y con una medición de los tiempos”, esta aclaración esta guiada a promulgar la capacitación constante del personal permitiéndonos así un mecanismo de recepción y aprobación y archivo de la información de los proyectos. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 14 Por otra parte, existen múltiples y diversos softwares en el mercado en Colombia para tratar temas de gestión documental. Según Orfeo, (2024) “te permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos”. En el caso de la agencia para la infraestructura del Meta (AIM), se está apoyando en un Plan Institucional de Archivo (PINAR) que tiene la siguiente función, según PINAR (2018)” es el instrumento de planeación que articula los planes y programas de la entidad, con la gestión documental”; Se puede observar que la entidad se está rigiendo bajo normativas del 2018. Actualmente, en temas de gestión documental en Colombia es el Archivo Digital Nacional (ADN), el cual maneja la información documental mediante documentos electrónicos. Según Archivo General de la Nación (2018) “Este proyecto consiste en una estructura tecnológica y organizativa que brinda soporte al modelo de gestión y preservación de la información digital del Archivo General de la Nación (AGN)y constituye una estrategia institucional para la preservación, salvaguarda, acceso y apropiación del patrimonio documental digital contenido en diferentes recursos de información de valor histórico y cultural”. Se debe agregar que para el año 2020, el gobierno nacional de Colombia mediante la ley 2052/20 establece lo siguiente. Gestor normativo, (2020) “La presente ley tiene por objeto establecer disposiciones transversales a la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trámites, con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas, el cumplimiento de sus obligaciones, combatir la corrupción y fomentar la competitividad.” INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 15 Posteriormente, el gobierno nacional mediante la agencia nacional de contratación pública, Colombia compra eficiente realiza la construcción de un documento que se llama política de gestión documental 2022-2023 y donde establece o detalla lo siguiente, gestión documental (2022) “conjunto de directrices para tener un marco conceptual claro frente la gestión documental física y electrónica, estableciendo una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la documentación, independiente de su soporte y medio de creación”. Es tan claro que el gobierno nacional le da la respectiva importancia a la metodología de la gestión documental en todos sus momentos desde sus etapas pre, contractuales y post contractuales. Otro caso en particular es el siguiente, SuperSociedades (2024) “establecer lineamientos y establece las actividades a realizar en el corto, mediano y largo plazo, a fin de que la Gestión Documental de la entidad se desarrolle atendiendo los siguientes procesos: a. Planeación b. Producción c. Gestión y tramite d. Organización e. Transferencia f. Disposición de Documentos g. Preservación a largo plazo h. Valoración”. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 16 Durante el proceso de búsqueda y análisis de los antecedentes de este objetivo de investigación se pudo identificar la existencia de un gran sumario de investigación sobre gestión documental en los repositorios de universidad del país y de Latinoamérica, no obstante, las búsquedas de antecedentes en base al proceso previo de la gestión documental fueron nulas. De ser posible y se dé respuesta a nuestra pregunta de investigación, se establecerá como un aporte académico valioso para futuras investigaciones. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 17 Capítulo 2. Evaluación La siguiente contextualización abordara toda la información necesaria y las herramientas utilizadas para llevar a cabo la investigación. En primer lugar, se realizó un análisis en búsqueda de una problemática existente en la comunidad y de la cual se pudiese abordar con el fin de generar herramientas que procuren encontrar la solución a dicha problemática. En este orden de ideas se radico la búsqueda en el departamento del Meta, dado que es la ubicación en donde se ha realizado la mayor parte de ejecución de actividades en mi tiempo o vida laboral. Por consiguiente, el entorno al cual nos enfrentaremos corresponde al área de ejecución de obra civiles en el departamento del Meta. Dentro de este orden de ideas existe una entidad pública conocida como La Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), la cual es responsable de la supervisión y control de los proyectos de infraestructura dentro del departamento del Meta. Debido al alcance, cantidad y la complejidad de todos los proyectos ejecutados en el departamento, se ha logrado evidenciar barreras previas a la gestión documental que juegan un papel crucial en los procesos vigilados por la entidad en donde tiene como función garantizar que la supervisión sea efectiva y que se cumplan los requisitos normativos, técnicos y contractuales. Dicho así, se determinó como problemática de investigación la siguiente situación y a la cual nombraremos Barreras previas en la Gestión Documental de Proyectos Supervisados en la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM). El título detallado con anterioridad de nuestra investigación, se basa claramente en los procesos de inicio a fin de la gestión documental en donde son evidentes encontrar barreras que afecta la ejecución con trabas y la contextualización dentro de los proyectos supervisados por la agencia. Una vez se identificada la problemática de investigación se inició con la búsqueda y recolección de información existente sobre las barreras previas a la gestión documental. De tal forma que se inició con identificación de la existencia de normativas legislativas por parte del gobierno nacional, que regulen esta actividad, a su vez que normativas se rigen también a nivel INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 18 departamental y obviamente si existen regulaciones internas de la entidad pública Agencia para la infraestructura del Meta (AIM). A continuación, se mencionarán un marco normativo que se constituye de planes, entidades y leyes que rigen la gestión documental en Colombia y también por las cuales la agencia AIM rige sus funciones, hay que adicionar que la agencia también se rige bajos estatutos o planes creados por ellos. 1. Plan institucional de archivo, PINAR. - Agencia para la infraestructura del Meta. 2. Archivo general de la nación, AGN. - Gobierno de la república de Colombia. 3. Archivo Digital Nacional, ADN. - Gobierno de la república de Colombia. 4. Ley 2052/20. - Gobierno de la república de Colombia. Es de suma importancia detallar que la anterior información corresponde a los respectivos entes reguladores y normatividades enfocadas solo al área de la gestión documental y no a las barreras previas como el recibo, revisión y aprobación de la documentación, las cuales son barreras previas que se presentan antes de dar el inicio a la gestión documental. Adicionalmente, se realiza un análisis de los antecedentes y en donde se pudo identificar la existencia de investigación de barreras de la gestión documental pero no detalladamente en el proceso previo para la ejecución de los procesos de la gestión documental. Es decir, antes de iniciar la gestión documental, la cual se basa en temas de orden archivístico, existen el riguroso proceso de radicación, recibo, revisión, verificación y aprobación de la documentación necesaria y estipulada bajo listas de chequeos reglamentarias por la entidad para la entrega de la documentación pertinente en los procesos de contratación como licitación, adjudicación, ejecución y liquidación de contratos con la Agencia para la infraestructura del Meta (AIM). Partiendo de los mencionado con anterioridad es que surge la importancia de esta investigación. No obstante, la gestión documental dentro de la agencia (AIM), enfrenta diversas y continuas barreras que obstaculizan el adecuado manejo de la información. Estas barreras si INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 19 se quisiera clasificar se podría realizar de la siguiente manera o agrupándolo en grupos o áreas como: 1. Organizacionales 2. Tecnológicas 3. normativas. Dentro de este orden de ideas, se direcciono la investigación basándonos en una estructuración por objetivos que nos permitieran generar un hilo conductor a esta investigación y para esto se plateo la necesidad de analizar las barreras previas a la gestión documental dentro de los proyectos supervisados por la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), proponiendo así la generación de estrategias de mejora con el objetivo de optimizar el flujo de información y el control documental, en función de los planteado como objetivo general de la investigación. En relación con el tema, se conoce que, en la existencia de objetivos generales de una investigación, estos deben ser acompañados de objetivos específicos que tiene como función la generación de metas y resultados parciales en pro del cumplimiento del objetivo general y de la solución a la problemática de investigación. En efecto y como primer meta a enfocarnos es la de identificar todas aquellas barreras que se presentan previas a la gestión documental y que como consecuencia generen afectaciones en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales de los proyectos que se viene supervisando Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM). Como segunda meta de nuestra investigación se determinará cuáles son los factores organizacionales, tecnológicos, normativos y otros que puedan generar las barreras previas a la gestión documental de los proyectos. Por ultima, pero no menos importante se propone que INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 20 con la consecución de las metas anteriores y el análisis de estos cumplimientos se pueda proponer la construcción de estrategias que pueden ayudar en la mitigación de todas aquellas barreras previas en la gestión documentales y así ajorar con la eficiencia de los proyectos supervisados por la entidad. Desde una perspectiva más general, la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) en su proceso de supervisión de las obras civiles y realizando un enfoque más específico se consideraría agregar los siguientes elementos adicionales que iluminarían de primera mano cuales son los impactos de estas barreras y así proponer o estructurar propuestas de mejora. Se conocen de falencias de orden organizacional y que generan problemas en las comunicación y coordinación entre los distintos actores involucrados en los proyectos (entidad, contratistas y proveedores), así mismo deficiencias en la estructura (espacio físico) de la agencia y de lo cual permitiera manejar mayores volúmenes de información. Algunas barreras como las tecnológicas, estarían relacionadas con la falta de sistemas de información integrados y actualizados que permitan el almacenamiento y recuperación eficiente de documentos. Finalmente, las barreras normativas nos harían referencia a los respectivos requisitos legales solicitados por la entidad y que, en ocasiones, resultan complejos de cumplir acarreando para los contratistas y proveedores, problemas y retrasos en el flujo de información y posteriormente la ejecución de sus contratos. En este sentido, se comprende que esta investigación sobre las barreras previas en la gestión documental de proyectos supervisados en la Agencia para la Infraestructura del Meta, buscará abordar el tema estas barreras con el fin de lograr la identificación de sus causas y poder así realizar un análisis evaluativo sobre el impacto de esta problemática y la incidencia en la eficiencia que causaría al momento de la realización de los procesos de supervisión de los proyectos por parte de la entidad de la agencia (AIM). INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 21 A través de la realización de análisis detallados de los factores encontrados y que puedan incidir en la gestión documental, se espera desarrollar un conjunto de estrategias que permitan la mitigación y hasta eliminación total de estas barreras y tener como resultados, mejoras en los procesos previos de la gestión documental como la radicación, recibo, revisión, verificación y aprobación de la documentación necesaria por parte de los contratistas y proveedores de la Agencia para la infraestructura del Meta (AIM). Para la evaluación de esta investigación en base a un diseño de población, el cual adopta características comunes que en este caso es que tenga correlación con la entidad o agencia (AIM), se determinó que este diseño de población estaría compuesto por personal como empleados, proveedores o contratistas de la agencia, por consiguiente, se toma la decisión de optar por un mecanismo de recolección de información denominado entrevista. Para este caso se realiza una elaboración de 10 preguntas por objetivo para un total de 40 preguntas las cuales fueron evaluadas, verificadas y aprobados por mi director de investigación, acto seguido se filtraron a 5 preguntas por objetivo, estas preguntas están formuladas para que sus respuestas retroalimenten las respuestas a mis objetivos de investigación. Con el objetivo de recolectar la mayor información posible se realiza la siguiente entrevista, la cual permitirá abordar en todo sentido la pregunta problema de mi investigación y que busca encontrar ¿Cuáles son las principales barreras previas que afectan la gestión documental en los proyectos supervisados por la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) y cómo pueden ser mitigadas para mejorar la eficiencia en el manejo de la información? Esta entrevista se encuentra estructurada de acuerdo a los objetivos específicos con el fin de conseguir el cumplimento de metas cortas que me permitan dar respuesta al objetivo general de mi investigación. He catalogado cada objetivo como un momento por tal razón esta entrevista se estructura en 3 momentos, cada momento cuenta con 5 preguntas que dará como producto la mayor información posible para posteriormente ser analizada. En total estaría compuesta por 15 preguntas y de la siguiente manera. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 22 Visto de esta forma la anterior encuesta me suministrara la mayor información posibles dado que se estructuro a tal manera que se den cumplimiento y cierre a los objetivos que se tenían como meta a cumplir; primero, determinar cuáles eran los factores organizacionales, tecnológicos y normativos que generaban las barreras previas en la gestión documental; segundo, evaluar el impacto de dichas barreras en la eficiencia y el cumplimiento de los plazos y requisitos documentales; y tercero, proponer un conjunto de acciones y estrategias para mejorar la gestión documental en la agencia. Se espera que los resultados de este análisis contribuyan no solo a optimizar el flujo de información dentro de la Agencia para a Infraestructura del Meta (AIM), sino también a fortalecer su capacidad dentro de las funciones de supervisión y control sobre los proyectos de infraestructura ejecutados en el departamento del Meta. De acuerdo al hilo conductor de la investigación, se inicia realizando las entrevistas al personal de acorde al diseño de población, en este caso se realizó la entrevista a 11 personas en donde se seleccionaron a personal idóneo y que ha tenido la posibilidad de estar durante el proceso previo a la gestión documental, este personal estuvo compuesto por contadores públicos, personal de mensajería, ingenieros civiles, profesionales SST, que hacen parte de empresas contratista que ejecutan proyectos con la agencia (AIM). Adicionalmente, se entrevistó a contratistas de talento humano quienes que ofrecen sus servicios en temas de capacitaciones y bienestar institucional, a su vez se realizó la entrevista a personal de la entidad como ingenieros civiles con cargos de apoyo a la supervisión y de la persona encargada de la gestión documental y de archivo en la agencia (AIM). De esta forma se buscó recoger los puntos de vista del personal involucrado en los proceso previos a la gestión documental con el fin de conocer información verificada desde la parte interna de la entidad como de los contratista y proveedores con que cuenta la entidad y así finalmente realiza la mayor concentración de información la cual mediane el proceso de la entrevista como método de recolección de datos, ofrecerá la posibilidad de suministrar la información necesaria para ejecutar los siguientes procesos para el cumplimento de nuestro objetivo de investigación. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 23 En efecto, una vez se cuenta con la información recolectada mediante la entrevista, la cual en esta ocasión fue grabada en audio. Posteriormente, se procede a llevar y cargar la información en el procesador desde texto Microsoft Word quien nos ofrece una función llamada transcribir la cual nos permite el cargue del audio de grabación de la entrevista en cuestión de minutos y consecutivamente realiza una transcripción a texto del archivo de audio cargado. Ahora bien, con la información transcrita, se procedió a realizar el paso de la codificación de datos, en donde se selecciona el documento que cuenta con la transcripción de todas las entrevistas y se le realiza una categorización de sus respuestas, así mismo también existe la subcategorización que de hecho permite la facilidad al momento de realizar la codificación de los datos. Por consiguiente, esta categorización nos permitirá conocer las líneas de texto con las cuales brindaran una mayor facilidad al momento de la construcción del texto de análisis de resultados de la investigación que tiene como objeto analizar las barreras previas que afectan la gestión documental en los proyectos supervisados por la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), con este análisis de resultados se propone la creación de estructuras o componentes que me permitan mitigadas poco a poco al punto de eliminar estas barreras con el fin de mejorar la eficiencia en el manejo de la información en los proyectos de ejecución en departamento del Meta y que son supervisados por la agencia (AIM). Ya para finalizar y como párrafo aclarativo se informa que la investigación en su marco normativo se estructuro basado en la gran existencia de información acerca de la gestión documental. Por el contrario, en la exhaustiva búsqueda realizada sobre las barreras previas a la gestión nos demostró nulidad en su búsqueda. En su momento esta situación como primer impacto genero incertidumbre sobre el objetivo de la investigación, sin embargo, se consideró transformar esa incertidumbre en la posibilidad de generar el primer aporte académico valioso para investigaciones futuras. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 24 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 25 Capítulo 3. Resultados En el departamento del meta se ejecutan proyectos de infraestructura con objeto de mejorar y garantizar un mejor estilo de vida a las comunidades de este departamento. Como ente de control que se encarga de vigilar y supervisar todos pasos respectivos respectivo para la ejecución de las obras existe la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM). Esta agencia encargada de manejar parte de los recursos del departamento en proyectos de infraestructura viene ejerciendo sus funciones con unos obstáculos en los procesos previos y de gestión documental que se llevan a cabo por parte de la entidad y sus contratistas y proveedores. Ocasionando así falencias documentales que afecta la correcta ejecución del proyecto al involucrar demoras en su proceso que pueden acarrear retrasos en los tiempos programados y aumento de los recursos que pueden llegar a incidir en el alcance de la meta producto o el objetivo del proyecto en ejecución. En base a lo anterior, se expondrá a manera de resumen el proceder de los resultados para su análisis, e iniciar con la realización de la investigación sobre las Barreras previas en la Gestión Documental de Proyectos Supervisados en la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) en donde se buscaba claramente analizar los procesos de inicio a fin de la gestión documental en y que parte de este proceso se hacía evidente encontrar barreras que afectara la ejecución del proyectos, a tal manera que las trabas o dificultades presentadas fueran un obstáculo fuerte en la mayoría de los proyectos supervisados por la agencia (AIM). El análisis de los resultados obtenidos brindó la oportunidad de estudiarlos con el fin de proponer y estructurar un conjunto de ideas que permitan eliminar paso a paso las barreras encontradas en las áreas documentales. En otras palabras, con los resultados obtenidos y el análisis riguroso, se plantearán mecanismos que optimicen el flujo de información al momento de la entrega, recibo y aprobación de la documentación pertinente de cada acto administrativo y obligación del contratista para la presentación de sus informes. Mediante el método de la entrevista se procedió a la realización de la recolección de datos, cada recordar que la estructuración de esta entrevista se basó en 3 momentos (objetivos) INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 26 con 5 preguntas para cada momento y un total de 15 preguntas por la entrevista. Ordenadas de manera estratégica generando un hilo conductor que permitan una mejor interacción y ejecución de la entrevista. Cabe mencionar que desde la entrevista número 8 se identifica recurrencia en las respuestas dadas por el personal por tal razón se suspende la ejecución de más entrevistas a partir de la entrevista 11. Así mismo que los resultados de la entrevista se procedió a realizar una categorización y subcategorización en base a los momentos y objetivos de la investigación. De esta manera se daría continuidad al hilo conductor de la entrevista y obtenido los resultados de forma ordenada. Momento y objetivo 1. Categorización 1: Se realiza la marcación sobre los aportes que reflejan con mayor claridad las barreras en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales. Subcategorización 1: Se realiza la marcación de los aportes que reflejan con un punto de vista que genera discusión o debate sobre el momento 1. Partiendo de los aportes de los entrevistados se puede analizar que la entrega de documentación a la entidad es uno de los mayores obstáculos en la eficiencia de estos procedimientos y esto se debe a que en la mayoría de casi esta documentación se presenta fuera de los tiempos establecidos y en ocasiones incompletas provocando así la generación de retrasos en los procesos de revisión, aprobación y posteriormente la gestión documental o de archivo. Esta problemática esta implícita en la toma de malas decisiones tanto internas como externas de la entidad, esta situación provoca la realización de nuevos cambios y correcciones en la documentación entregada. Se resalta también que según la información reflecta la causa de esta situación se debe a la ambigüedad en los procedimientos internos, es decir, que depende de la interpretación de los profesionales que revisan o controlan cada proyecto. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 27 Antes de continuar con las barreras encontradas, es de gran importancia detalla la influencia en el proceso de revisión por parte de la entidad y el cómo esta etapa ralentiza los procesos documentales. Una vez se presentan las carpetas con la documentación necesaria y solicitada por las listas de chequeo para cada proceso, se inicia un procedimiento de revisión y aprobación en el cual depende de la capacitación y conocimiento del personal para esta actividad, que significa esto, personal no idóneo, igual a demoras en el proceso; de hecho esta situación es consecuencia de que en la entidad se presenta una situación que todo el mundo conoce pero que no se atreven a reclamar por miedos a que le obstaculicen sus procesos, esta situación es conocida como “los cargos políticos” . El escenario anterior afecta directamente y se considera como barrera debido a que en ocasiones el personal seleccionado para esos cargos no cuenta con el conocimiento idóneo para ejecutar estos cargos lo que conlleva a ralentizar los procesos de revisión, ocasionando así la afectación en su programación y gastos adicionales para las empresas proveedoras del servicio o contratistas. La Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), es una entidad con un modelo de organización matricial compuestas por áreas y sus respectivos directores o jefes de área. Este tipo de organigrama ha influido en gran parte a la generación de barreras burocráticas, en otras palabras, al contar con tanto lideres el proceso de aprobación y obtención de firmas se convirtió en una etapa casi que titánica, ya que con normalidad existen problemas internos que se evidencian entre los grupos y áreas de trabajo creando así un obstáculo al momento de obtener las firmas de aprobación. A este escenario se le suma las demoras en las aprobaciones por parte del área financiera y legal. En definitiva, los factores mencionados con anterioridad fueron evidencias por parte de personal entrevistado mediante las vivencias obtenidas en los procesos previos a la gestión documental y en donde identificaron causas, responsables y la afectación y así de esta forma analizar las metodologías de solución a la problemática que en este caso es nuestro objetivo de investigación. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 28 Momento y objetivo 2. Categorización2: Se realiza la marcación sobre los aportes que reflejan con mayor claridad las barreras en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales. Subcategorización 2: Se realiza la marcación de los aportes que reflejan con un punto de vista que genera discusión o debate sobre el momento 2. A continuación, se dará inicio al análisis de los resultados de momento y objetivo 2, basándonos en la información obtenida mediante la entrevista y la cual será punto determinante para su análisis debido a que el personal seleccionado para la entrevista mantiene en constante relación con los procesos previos de la gestión documental ante la entidad o agencia (AIM). El análisis de los resultados sobre determinar cuáles son los factores organizacionales, normativos y tecnológicos que generan barreras previas en la gestión documental. Sobre los aportes de información de los entrevistados se resalta o concuerda en que los factores normativos que generan barreras en la entidad son las actualizaciones en los formatos. Es decir, cuando la agencia (AIM) toma la decisión de actualizar sus formatos en base al cumplimiento de normativas, provocan un error constante y que al momento de actualizarlos no actualizan el total de los formatos, por lo tanto, quedan documentos con diferentes versiones (v1, v2, v3, etc.) esto provoca el no reconocer con facilidad cuál es su última versión dado que en una misma lista de chequeo existen formatos con versiones diferentes de actualización. Esto conllevaría a incidir en otra barrera tecnológica que sería la falta de un software de protocolo que informe a los contratista y proveedores del servicio sobre los cambios y actualizaciones de los formatos. Adicionalmente la plataforma de la entidad tiene con gran recurrencia la problemática de no aparece en los buscadores de internet (Google), es decir al momento de ingresa a la plataforma de la agencia la plataforma no aparece o crea conflicto imposibilitando el acceso a él INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 29 y generando perdidas deliberadas de tiempo. Otra circunstancia a la cual se podría reconocer como barrera en la complicidad de la estructura de la plataforma de la agencia lo cual dificulta y ralentiza los procesos de búsquedas de información de la entidad ocasionado así en ciertos casos la no entrega de la documentación pertinente. Al respecto de los factores organizaciones, se analizó que la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), debería contar con un área de archivo del más del doble del espacio actual, debido a que actualmente el área no es suficiente y se evidencia en varias ocasiones cajas con la documentación pertinente de ciertos proyectos por los pasillos de la entidad sin ningún control de gestión documental provocando en cierto momentos la perdida de documentos y que puede tener consecuencia graves como la suspensión temporal de la ejecución de actividades de un proyecto o hasta el inicio del mismo. Debido a esto la importancia de contar con espacios más grandes que permiten un mejor el manejo del proceso archivístico de los documentos entregados a la entidad. Sin embargo, la falta de personal encargado del archivo es primordial al momento de pensar en la eliminación de los factores ocasionantes de las barrearas previas a la gestión documental debido a que a pesar de contar con una persona capacitada en el archivo en la entidad es importante establecer que la funciones a realizar de esta persona no son suficientes con respecto a la magnitud de información manejada por cada proyecto y que es directamente proporcional a la gran cantidad de proyectos que controla y supervisa la entidad en el departamento del Meta. Como resultado de este análisis, se observa la importancia de ampliar el número de personal en el área de archivo permitiendo así mayor rapidez en las etapas del proceso de la gestión documental. Como cierre de este momento 2 y que corresponde al objetivo encargado de determinar los factores organizacionales, tecnológicos y normativos que generan barreras en la gestión documental de los proyectos, se consideraría abordar con la soluciones a esta problemáticas INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 30 para que una vez corregidas se ejecuten procesos documentales continuos y lineales que nos permitan acceder a las plataformas de la entidad en tiempo real y si se requiere conocer información sobre algún documento como un informe mensual, un acta parcial o cualquier otro documento en general, este se encuentre actualizado. De no ser así, en cualquier momento entidades de control y supervisión como el Departamento Nacional de Planeación DNP, Fiscalía Contraloría y Procuraduría podrían intervenir a la agencia (AIM), e iniciar procesos de investigación a los proyectos ejecutados en el departamento y supervisados por la entidad. Momento y objetivo 3. Categorización 3: Se realiza la marcación sobre los aportes que ayudaran al momento de proponer estrategias que mitiguen las barreras encontradas y así mejorar la eficiencia. Subcategorización 3. Se realiza la marcación de los aportes que reflejan con un punto de vista que genera discusión o debate sobre el momento 3. Como parte final de esta investigación y en donde ya se identificaron las barreras previas a la gestión documental y los factores que las generan, faltaría encontrar las estrategias de mitigación y par esto de realizo el análisis a la información suministrada por los entrevistados y donde nos entregan diversa ideas de estrategias que permiten comprender el rol de ciertas a acciones encaminadas a la solución de las barreras encontradas con anterioridad y de esta forma amenorar y optimizar los gastos y tiempos de ejecución de los proyectos. Como primera estrategia consiste en la capacitación del personal en compresión de documentos, procedimientos y herramientas que permitieran una mayor agilidad en los procesos de recepción revisión, aprobación y archivo de los documentos. Nos obstante, INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 31 estas capacitaciones deben regirse a los funcionarios de la agencia, es de suma importancia, la imposición de estas capacitaciones a los contratistas con el fin de realizar los cambios de manera mancomunada con la agencia (AIM), logrando así evidenciar que las dos partes involucradas actúen de forma sincrónica. A sí mismo y visto desde el punto de vista del área de talento humano se identificó la necesidad de capacitaciones y jornadas de bienestar institucional para los funcionarios de la entidad perimiéndonos generar momentos de esparcimiento y reflexión con el objetivo de promover espacios armónicos entre áreas para la ejecución diaria de actividades dentro de la entidad permitiéndose así el flujo de la información dentro de la agencia (AIM). Como segunda estrategia se planteó la, la cual estaría compuesta por códigos para cada documento permitiendo así la facilidad en la búsqueda de información en el momento deseado y así se optimizaría el tiempo de búsqueda y la agilización de los procesos. La implementación de un sistema que clasifique la información de manera automática según las áreas o departamentos, influiría de gran manera para el acceso del personal interno de la entidad, provocando una facilidad y reducción de tiempo en los procesos de revisión y aprobación de la documentación Esta investigación recolecto información del personal externos e internos de la entidad y como parte de esto, parte vital es encontrar todos los puntos de vista y de esta manera construir los protocolos o esquemas de mitigación. Partiendo de lo anterior la idea del funcionario de la entidad como estrategia de mitigación en los procesos documentales consistía en la aplicación de un sistema de premio y castigo. En donde la entidad estipule periodos para cada proceso en la entidad. Si estos periodos superan el límite del tiempo estipulado se procederá a aplicar los castigos o en su defecto los premios si realiza los procedimientos en los periodos acordados. Una forma de ejemplificar será la siguiente: el periodo para la entrega de informes corresponde a los primeros 5 días de cada mes. Si el funcionario de la entidad que tiene como rol la supervisión de este contrato y evidencia el no cumplimiento por parte del contratista, procederá a ejecutar el respectivo castigo, el cual consiste oficiar a la empresa INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 32 contratista sobre el incumplimiento de sus funciones obligaciones, acarreando así la construcción y presentación de planes de mejora o contingencia. Este método estaría en constante aplicación de presión para que tanto el contratista y el funcionario realice la entrega, revisión y manejo de los procesos documentales presentado ante la entidad permitiendo así la no generación de acumulación de documentación en la entidad si previas revisiones y aprobaciones. En la siguiente tabla se describe los resultados de forma organizada y en base a las respuestas de los objetivos de la investigación. Tabla 1. Resultados de la investigación MOMENTO OBJETIVO RESULTADO 1 Identificar las barreras en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales. *Entrega de documentación incompleta o fuera de los tiempos establecidos. *Retrasos en los procesos de revisión, aprobación *Actualización y ambigüedad en los formatos. *Falta de conocimiento y capacitación del personal. *Barreras burocráticas. *Recolección de firmas. 2 Determinar los factores organizacionales, tecnológicos y normativos que generan las barreras previas a la gestión documental de los proyectos. *Actualizaciones en los formatos. *La plataforma de la entidad en ocasiones no aparece en los buscadores de internet. *La plataforma de la entidad no es intuitiva provocando dificultad en su navegación. *Ubicación espacial y organizacional de algunas áreas (Archivo) de la entidad. *La insuficiencia de personal para ejecutar actividades operativas (archivo). Proponer estrategias para mitigar las barreras encontradas y mejorar la eficiencia. *Capacitación al personal en compresión de documentos, procedimientos y herramientas para proceso documental. *Jornadas de Bienestar a los funcionarios de la entidad. *Software de gestión documental y evidencia en tiempo real de los procesos tramitados en la entidad. *Implementación de una matriz documental. *Aplicar metodologías de premio y castigo que promuevan el cumplimiento de procesos ante la entidad. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 33 Como reflexión de cierre a los análisis de resultados presentado para el momento 3, se destaca la necesidad de planes de mejora que ofrezcan un cambio total a los procesos previos de la gestión documental. Las propuestas entregadas por los entrevistados detallen un grado de importancia alto al ver las necesidades trabajo en equipo entre los departamentos o áreas de trabajo interno de la agencia (AIM), así mismo del uso de programas de premio y castigo que permitan o influenciar al cumplimiento de los periodos tantos de entrega de la documentación como la agilidad en las etapas de revisión y aprobación de dicha documentación. Estos procesos deben estar acompañados de la adquisición de un nuevo software que tenga como función un control del sistema documental, ofreciendo de esta manera la facilidad al momento de búsqueda de la información y las etapas del proceso en tiempo real. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 34 Capítulo 4. Conclusiones En la actualidad, la gestión documental se ha venido convirtiendo en parte fundamental de los mecanismos de ejecución y administración de los proyectos, la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) desempeña sus funciones de control y supervisión de los proyectos de construcción con el objetivo de generación de mayor calidad de vida para la comunidad del departamento del Meta. Por tal razón esta investigación nos brindó todas herramientas de concomimiento y análisis. Las cuales permitieron la generación de estrategias y protocolos de mejora, aportando en la continuidad de los procesos cohesivos, eficientes y sincrónicos de la documentación, de tal forma que se asegure con el cumplimiento de los plazos y calidad de los entregables, basados en el cumplimiento de las normativas vigentes. Se identifico mediante el análisis de los datos recolectados en la entrevista, al personal correlacionado con la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), dejo en evidencia las barreras previas como la entrega tardía e incompleta de la documentación debido a los cortos plazos de presentación y corrección, ambigüedad de los profesionales de la entidad al momento de revisar, la falta de personal idóneo y con respecto, a la estructura organizacional de la entidad, la cual provoca demoras de aprobación al tener que realizar tramitología por todos los departamentos de la entidad. Por lo tanto, estas barreras son las culpables en ocasionar las demoras en los trámites de los procesos documentales de los proyectos supervisados por la entidad. Se determinó que los factores asociados a lo organizacional, tecnológico y normativo son los componentes detonantes en el proceso previo a la gestión documental. Por ejemplo, algunos aspectos organizacionales se deben a que la entidad no cuenta con un espacio suficiente para la gestión documental. Adicionalmente, la cantidad de personal en el departamento de archivo es mínima (1), tanto así que se presentan ocasiones en donde se represa la documentación en los procesos de gestión documental. En segundo lugar, los factores INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 35 tecnológicos como el acceso a la plataforma y las búsquedas dentro de ellas no son claros. Navegar bajo la plataforma se vuelve complejo. Y por último el factor el normativo que presenta procesos lentos de actualización de los formatos y la existencia de ambigüedad de dichas actualizaciones. Los aportes proporcionados por los entrevistados permitieron identificar estrategias clave para la mitigación las barreras en la gestión documental de la Agencia (AIM). La capacitación del personal, tal como funcionarios de la entidad (internos) y externos como proveedores o contratista directos de la agencia (AIM), surge como una prioridad en pro de la generación de mayores capacidades de sincronización y eficiencia en los procesos de recepción, radicación, revisión, aprobación y archivo de la documentación pertinente de cada proyecto. La implementación de herramientas como una matriz documental y sistemas automatizados facilitaría el acceso y manejo de la información, optimizando tiempos y recursos. Además, se propone un sistema de incentivos y penalizaciones que fomente el cumplimiento de plazos, reforzando la responsabilidad compartida entre contratistas y funcionarios. Estas estrategias, si se aplican adecuadamente, mejorarían notablemente la eficiencia y el flujo documental en la entidad. Establecer la construcción por parte de la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), de un sistema de gestión documental, y que tenga una matriz documental, la cual estaría compuesta por códigos para cada documento permitiendo así la facilidad en la búsqueda de información en el momento deseado y así se optimizaría el tiempo de búsqueda y la agilización de los procesos. La implementación de un sistema que clasifique la información de manera automática según las áreas o departamentos, influiría de gran manera para el acceso del personal interno de la entidad, provocando una facilidad y reducción de tiempo en los procesos de revisión y aprobación de la documentación el cual permita mediante la utilización de las tecnologías como software que permitan ayudar a que los equipos o departamentos de trabajo garanticen una clara y concisa etapa de comunicación, es decir, una metodología más rápida, promoviendo la eliminación de INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 36 errores y retrasos que se pudiesen presentar. Esto evitará etapas de discusión negativas promoviendo una eficiencia en los procesos documentales e indirectamente la eliminación de posibles gastos extras de cada proyecto y así permitir que los procesos documentales funcionen de manera coordinada y sincrónica mejorando desde las etapas precontractuales hasta las post- contractuales. De forma concluyente el resultado de esta investigación implicaría un detalle de mayor importancia al servir como punto de referencia para nuevas investigaciones, puesto que al momento de la construcción de los antecedentes de la investigación se logró identificar la existencia de información sobre la gestión documental más nos de las barreras previas al proceso documental. El resultado de esta investigación ofrecerá el soporte o punto de arranque de nuevas investigaciones realizadas por otras agencias del estado o cualquier en particular. En base a los análisis realizados durante toda la investigación y una vez evaluado los resultados atañe la siguiente pregunta a contextualizar; ¿impondría un cargo con habilidades profesionales en gestión documental y que este sea exigido con obligatoriedad, como parte de la nómina de personal de los proyectos a supervisar por parte de la Agencia para la Infraestructura del meta (AIM)? INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 37 Referencias Alejandro, L. C. D. (2022, June 18). Análisis de las principales dificultades durante el proceso de gestión documental de cartera morosa. Estudio de caso en una entidad pública. https://dspace.tdea.edu.co/handle/tdea/4080?locale-attribute=en Christian. (2023c, April 5). Historia de la gestión documental. DF-SERVER. https://www.df- server.com/historia-de-la-gestion-documental/ CRUZ, N., LOPEZ, J., JOSE RODRIGUEZ, & VANEGAS, H. (2018). IMPLEMENTACION DE MODELOS DE GESTION DOCUMENTAL [Tesis de Especialización, UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA]. https://repository.ucatolica.edu.co/server/api/core/bitstreams/a71c0d40-ba6e- 4fc2-9c32-ff0a6141da2d/content Conoce el proyecto Archivo Digital Nacional – ADN | Archivo General de la Nación. (n.d.- b). https://www.archivogeneral.gov.co/conoce-el-proyecto-archivo-digital-nacional-adn Detalles de ORFEO Sistema de Gestión Documental - Orfeo SGDEA - Gestión Documental. (2024, April 2). 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INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 41 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 42 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 43 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 44 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 45 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 46 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 47 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 48 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 49 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 50 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 51 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 52 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 53 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 54 Apéndice B. Estructura de la entrevista. Tema. “¿Cuáles son las principales barreras que afectan la gestión documental en los proyectos supervisados por la Agencia para la Infraestructura del Meta y cómo pueden ser mitigadas para mejorar la eficiencia en el manejo de la información?”. Momento 1: Identificar las barreras en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales. 1. ¿Has enfrentado situaciones en las que los documentos se entregan tarde o incompletos? ¿Cuáles crees que son las principales causas de estos retrasos? 2. ¿Cómo afecta la falta de documentos completos o actualizados a los plazos y resultados de los proyectos? 3. ¿Qué impacto tienen los retrasos documentales en el presupuesto y la ejecución de los proyectos? 4. ¿Qué tipo de documentos suelen presentar más errores o retrasos, y cómo afecta esto al progreso del proyecto? 5. ¿Cuánto tiempo adicional se requiere para corregir errores o actualizar documentos antes de enviarlos o archivarlos? Momento 2: Determinar los factores organizacionales, tecnológicos y normativos que generan barreras en la gestión documental de los proyectos. INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 55 6. ¿Cuáles son las principales dificultades organizacionales que enfrentas al manejar la documentación de los proyectos? 7. ¿Consideras que las herramientas tecnológicas disponibles para la gestión documental son suficientes y eficientes? ¿Por qué? 8. ¿Existen normativas internas o externas que compliquen el proceso de gestión documental? ¿Cómo impactan estas normativas? 9. ¿Hay procedimientos o aprobaciones dentro de la organización que retrasen la entrega o archivo de los documentos? 10. ¿Qué problemas tecnológicos (hardware, software, internet) has enfrentado al gestionar documentos? Momento 3: Proponer estrategias para mitigar las barreras encontradas y mejorar la eficiencia. 11. ¿Qué cambios propondrías para mejorar el manejo de documentos y reducir los errores en los proyectos? 12. ¿Crees que una mejor capacitación en gestión documental podría optimizar el proceso? ¿En qué áreas sería más útil? 13. ¿Qué medidas tecnológicas (automatización, nuevos softwares, etc.) ayudarían a mejorar la eficiencia de la gestión documental? 14. ¿Qué estrategias implementarías para mejorar la comunicación y el intercambio de documentos entre los equipos de trabajo? 15. ¿Qué buenas prácticas has observado en otras organizaciones que podrían adaptarse en la AIM para optimizar la gestión documental? INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 56 Apéndice C. Transcripción de las entrevistas y codificación de los datos contratista Miller vivas.m4a Transcripción Orador 1 Muy buenas tardes. En este momento me encuentro con el señor Miguel Alberto vivas, el señor Es subcontratista de la Agencia para la infraestructura meta. Señor Miguel Alberto, voy a realizar esta entrevista enfocada en buscar cuáles son las principales barreras que afectan la gestión documental de los proyectos supervisados por la Agencia y cómo pueden ser mitigados para mejorar la eficiencia del manejo de la información. Entonces, https://uniminuto0-my.sharepoint.com/personal/yohan_roa_uniminuto_edu_co/Documents/Archivos%20transcritos/contratista%20Miller%20vivas.m4a INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 57 esta entrevista está basada o estructurada en 3 momentos El cual se los iré conociendo y una vez conocido el momento, De qué le impartiré las preguntas pertinentes. Buenas tardes, mi nombre es Miguel Alberto Vivas Cardoso y soy subcontratista de la agencia. Buenos días, entonces iniciamos con el primer momento, el cual el cual tiene como objetivo. Conocer si has enfrentado. ¿Si has si has enfrentado, has identificado barreras en la eficiencia y en el cumplimiento de la entrega, documentación, plazos o requisitos documentales? Entonces para esto le empezamos con la primera pregunta de esta entrevista, la cual dice lo siguiente. Orador 1. Has enfrentado a situaciones en las que los documentos entregan tarde o incompletos, sí. ¿Sí y bueno, y entonces, cuáles cree que serían las principales causas de estos retrasos? Pues las principales causas es que a veces 1 entrega los documentos incompletos, ya bien sea porque tuvo tiempo de revisarlos, no se revisaron bien antes de enviarlos o que de pronto la cadena de información no estuvo completa. Entonces los documentos se generan y se entregan incompletos. ¿Vale, listo? Continuamos con la siguiente pregunta. Entonces, la segunda pregunta sería, cómo afecta la falta de documentos o que los documentos estén incompletos o o no actualizados con respecto a los plazos y resultados? Los proyectos. Bueno, los documentos al no estar actualizados. Pueden llegar a a tomarse malas decisiones o decisiones equivocadas. Estas decisiones pueden afectar los resultados en el proyecto y hacer que el proyecto ya bien sea termine mal o que el proyecto no llegue a su ejecución. Vale, muchas gracias. Tercera pregunta. ¿Qué impacto tiene los retrasos documentales en el presupuesto y en la ejecución? Los proyectos. Bueno, pues cuando los documentos se entregan tarde, pues las tareas no logran comenzar a tiempo y eso hace que todas las tareas, todos los proyectos y todos los ejercicios que se tengan planeados. Se desorden. Esto afecta la ejecución de los de los contratos. ¿Afecta los presupuestos porque se retrasan lo la documentación en respecto a los presupuestos? Pero en sí hay que aclarar que la mayoría de los de las veces. No es culpa de tanto nosotros contratistas, sino como de la entidad. Vale, muchas gracias. Continuamos con la cuarta pregunta. ¿Qué tipo de documentos suelen presentar más errores o retrasos? ¿Y cómo afecta esto al progreso del proyecto dos Miller? Pues la verdad, los. Informes que necesitan mucha información. De diferentes áreas. Porque suelen tener unos pocos errores Y por este motivo nos lo devuelven y toca volver a presentar esas correcciones, esas correcciones, perdón. Yo diría que. Las más comunes son las listas de chequeo. En cuanto también al área financiera, el área financiera, por cualquier error más que todo, suele pasar con las firmas, con las firmas. Perdón, los financieros por los temas de decimales y las firmas porque a veces son tan repetitivas y 1 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 58 que otro documento se va sin que primero se logre firmar. Listo, Entonces pasamos a la pregunta número 5. ¿Pero media cuánto tiempo adicional se requiere para corregir errores o actualizar los documentos antes enviados o archivarlos? Pues si,. Error es en un documento. Que necesitaba, no sé ser revisado por una o varias áreas. Yo creo que el tiempo adicional puede ser de varios días, ya que tiene que esperar, se tiene que esperar a que todos los revisen una y otra vez. Lista, Guillermo, muchas gracias. Ahora, como le comenté al inicio, va estructurada por momentos, vamos. Pasar a 1 segundo momento, el cual el cual trataremos como de buscar o o determinar cuáles serían aquellos factores organizacionales, tecnológicos, normativos que generen de pronto también aquellas barreras en la gestión documental de los proyectos en la agencia. ¿Las esta pregunta sería, cuáles son las principales dificultades organizacionales que enfrentas al manejar la documentación de los proyectos? Pues es un tema complicado, pero me he dado cuenta. Que entre las diferentes áreas que revisan la documentación. Hay como una falta de comunicación. Como que la el ambiente laboral no es el adecuado para para manejar ese tipo de información. Hay veces lo ponen a voltear a 1,1, bolita de aquí, parada de aquí de allá para acá. Entonces eso retrasa mucho los proyectos y la entrega de la documentación, es decir, dos Miller, pues para ya irnos a palabras coloquiales. Cuando ellos tienen problemas internos o tienen chismes de oficinas, puede afectar en ese caso los procesos documentales tuyos. Totalmente o K vale, vamos para la séptima pregunta. ¿Don Miguel, consideras que las herramientas tecnológicas disponibles en la Agencia para la gestión documental son suficientes y eficientes? ¿Y por qué? ¿Eh? Sí, creo que algunas herramientas son eficientes, pues porque permite. Almacenar y crear muchos documentos, pero no siempre se facilita la búsqueda de esa información, ya que a veces. Hay errores en la página, por ejemplo, en Google. A veces ni siquiera aparece. Página del de aim. ¿Entonces eso esto hace que los proyectos también se retrasen?, que usted en ocasiones su merced busca en la página de Google la página de la Agencia y no le aparece información. No me aparece ni siquiera la página de la Agencia no la dice nada. ¿Eso sí, sería grave, ¿vale? Muchas gracias. Miller. Pasamos a la octava pregunta. ¿Existen normas internas o externas que le compliquen el proceso de gestión? ¿Y cómo la cómo? ¿Qué le impactan estas normativas en su proceso nuevamente? Pues el impacto de estas normativas, ya bien sea externas o internas. Como la de la de las leyes de Protección de Datos pueden hacer que el proceso sea muy lento, porque es que hay que cumplir muchos requisitos, nadie sea legales. De más requisitos, entonces esto genera que la documentación se maneje muy lento. Entonces yo creo que ese es un. 111 problema bastante. De plantear. ¿Entonces me hicieron una pregunta con respecto a eso, usted cree que la ley anti tramite es realizada por la Presidencia de la República? En ese caso, la Agencia la estaría utilizando. ¿Estaría reduciendo en algún momento la reducción en los INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 59 procesos en los trámites? Yo creo que no conocen esa ley porque no la ejercen para el Estado medio. Pasamos a la novena pregunta. Hay procedimientos o aprobaciones dentro de la organización que lo retrasen, la entrega de archivos o de la gestión documental. Sí, totalmente. La verdad, primero, primero que todo. Hay una persona, un jefe que siempre aprueba, pero nunca está falta. ¿Está de mal humor, ¿no? No está ocupado, no puede atendernos. ¿Entonces, esto retrasa? ¿Esa situación? Eso nos retrasa a nosotros para entregar la documentación y segundo, es un tema que la verdad es un poquito delicado y pero ya que estamos acá quiero expresar expresarlo. Hay veces que toca darles pues la coima para que pues los proyectos que nosotros entregamos, la de nosotros, los contratistas, podamos ejercer nuestro trabajo. Nos toca pasarle la coña para que ellos nos aprueben diligentemente. No quiere decir que estamos comprando el contrato, sino que para que nos agilicen esa documentación. K o K me estaba preocupando dos millas, o sea, el tema no es como que le aprueben porque pues estaría diciendo que su merced estaría haciendo también trabajo. O haciendo cosas que no se deben hacer, además el tema sería por agilizar. Ingeniero Johan, el tema es que a nosotros nos el tiempo, es muy valioso. Entonces nosotros necesitamos que nos agilicen los trámites porque también son trámites muy engorrosos. Entonces para eso necesitamos, tenemos, no necesitamos, tenemos que darles una coima para que ellos puedan trabajar ágilmente y nos puedan agilizar esa documentación. Orador ¿De la documentación realmente? Orador 1 O K vale listo, ya lo entendí mucho mejor. ¿Cómo preguntar número 10? ¿Cuál sería el problema tecnológico, ya sea hardware, software, Internet que has enfrentado a gestionar los documentos? Yo creía que el Internet es porque es que el Internet, zonas rurales o los que estén alejadas del casco urbano es muy inestable. Una tormenta, una lluvia. Ustedes saben que no estamos en Colombia y en este país, con cualquier lluvia se va la luz. Entonces. Y esto y esto pues genera. Orador ¿Cómo? Orador 1 Problema, no conectarse a al navegador para entrar a la agencia. ¿Y lo otro? Que como lo mencionaba anteriormente, va 1 a buscar en la página de la Agencia y no la encuentra por INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 60 ningún lado. Y no es que 1 sea ignorante en cuestiones de la tecnología, simplemente la Agencia, la página de la Agencia nunca aparece. Vale, listo. Muchas gracias. Vamos con la pregunta número 11. ¿Qué propondrías para mejorar el manejo de documentos y reducir los errores de los proyectos? A ver, yo creo que me gustaría que establecieran como normas más claras sobre cómo nombrar y organizar los documentos para evitar confusiones. Yo creería que de pronto. Los informes que se generan mensuales se repiten mucho entre. Un área manda el mismo informe para poder ya vencer a liquidar otra área. Manda su informe, otra área manda su informe, pero todos los informes son lo mismo. Entonces eso se presta para muchas confusiones. Yo propondría que de pronto. Un solo informe. O dos digitales. Y que fuera firmado por todas las áreas que estuvieran de acuerdo con ese informe, no hacer un informe, un área, otro informe, otra área, otro informe, otra área que eso como que a la final son como varias versiones de un mismo de una misma escena. Para lisa, muchas gracias. Pregunta número 12. ¿Crees que una mejor cree perdón? ¿Crees que en una mejor capacitación en gestión documental podría optimizar el proceso y en qué área sería más útil? No creo que de pronto una capacitación sea lo que necesiten, yo creo que es más como que todos analicen, analicen o interpreten. Orador Listen. Orador 1 Lo que se le está entregando del mismo modo, de la misma manera, porque me ha pasado en algunos proyectos que he presentado. Que tengo dos supervisores o dos analistas, o. O no sé qué áreas la encargada precisamente de ese proyecto, pero las dos personas miran el mismo proyecto y me piden documentaciones y normas distintas, entonces cada 1 interpreta ese documento de una manera distinta, yo creo que en eso se deberían enfocar o K muchas gracias entonces ya como que capacitaran las áreas de la supervisión, que son los que revisan inicialmente la como primer paso de la documentación. Me parece bien. Vale, listo. Muchas gracias. Entonces pasamos a la pregunta número 13. Don Miguel, Qué mejoras tecnológicas con respecto tomitas automatización, nuevo software, programas no sé proyectos ayudarían a mejorar en la eficiencia de la gestión documental. Pues no sé, me gustaría, no sé qué tan complejo sería. Una aplicación, un software o algo así que le que identifique toda la documentación que 1 tiene y que va a entregar, la reciba, la cargue a la aplicación Y nos den el visto bueno ya saber que es solo ir y entregar y que ya esa información va a ir derechito a donde tiene que ir. ¿Y así poder agilizar tomas sería más fácil creería yo? No, pues la verdad. Sí, sí, es una buena idea. No sé qué tan comprado. Creo, pero pues justamente esta es la idea de esta entrevista, busca. Mucho al gremio de INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 61 contratistas. Sí, la verdad, sí, bueno, vale, muchas gracias. Comprendido, es un buen aporte que la verdad. Pues esos son los resultados de estas entrevistas. Encontremos la mayoría de aportes para para mejorar. Entonces continuamos con la pregunta número 14. preguntaba Miller, qué estrategias implementarías para mejorar la comunicación y el intercambio de los documentos entre los equipos de trabajo? ¿A ver? Yo creería, es que es del mismo tema, les voy a tratar el mismo tema. He tratado. La comunicación y como el apego laboral que hay entre los empleados, yo creo que. La el área de talento humano debería revisar muy bien ese tema, no sé capacitarlos, proporcionarles actividad física, un descanso. Trabajos al aire libre. No sé algo así para que como que esas áreas no se lleven como como mal y eso no nos afecte a nosotros, porque pues creo que ya todo lo inventado por comunicación ya se ha inventa. Whatsapp, muchas aplicaciones como telegram entonces yo creo queese.es esencial, porque si no se comunican entre ellos, ahí hay. Hay algo grave ahí. Vale, o sea, es decir, o sea, lo que usted logra identificar de una, es que los problemas internos de la entidad estarían también sería una. Las. Sí, sí. No, no, no, claro, nos afecta porque digamos voy a tal área y me dice, no vaya con Fulanita y trae esta documentación. Pero señoritas, es que usted es su trabajo, no es que fulanito me cae mal, entonces lo ponen a 1 a Voltear para allí paga, como el de las tipo de las ambulancias, el paseo de la. ¿Ah, sí? Este quería hacer, en este caso sería el paseo de la documentación. ¿Ahí estaban ellos, bueno, ya para terminar con la última pregunta, la cual la cual consiste en que no sé usted me mencione cuál? Cuáles prácticas ha observado en otras organizaciones que usted cree que se podrían aventajar en en esta, en esta entidad para optimizar la gestión documental, o sea, digamos. No que con otras empresas con las que usted haya contratado usted haya encontrado, no sé un proceso o que el proceso se realice de esta forma y pueda ayudar en la Agencia para mejorar. ¿Qué buenas prácticas he observado Miller en otra organizaciones o entidades donde podría y que podrían adaptarse a la IM para optimizar la gestión documental? Pues como tal, no es que sea una práctica bueno, poniendo un ejemplo, yo tengo otro proyecto en otra empresa. ¿Y el supervisor de esa empresa? Sí, pues creo yo que si cumple a cabalidad con su función. Porque él. Ayuda mucho a 1 a agilizar y a gestionar todo el tema relacionado con la documentación entre las áreas. Va allí, la lleva allá para. La firmen aquí acá, en cambio en la Agencia. Le tocó 1 mismo, ir a ir a ir. Pedir un favor. En esta área ir a rogar, en esta otra ir a pasar la colma en la otra para que le puedan agilizar o siquiera que le puedan regalar 1 firma, 1 o 1 cita. Al menos, entonces yo creo que el tema va por el lado también. Los. Que que se enfoquen más se metan más en en el papel que deben hacer ellos. Vale, elison Meyer. Muchísimas gracias por esta entrevista. La verdad no nos sirve de todos esos aportes que que su merced nos deja. Se han de, o sea, nos hemos enterado de. De examen de Inconformidades Por su parte, pues toca, toca ahí revisar, ir revisando ese tema, la idea INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 62 de esta entrevista justamente. Entonces no, y muchas gracias a ustedes por por tenernos en cuenta en esta entrevista, ya que nosotros contratistas, pues somos una base de todo esto, pero también tenemos nuestra voz para que nos escuchen, por favor. Vale, listo. Muchas gracias. Muy amable amiga. Archivo de audio 2. contratista alejandro baquero.m4a Transcripción Orador 1 Muy buenas tardes, en este momento me encuentro con julio Alejandro vaquero Montenegro. Él trabaja como para una empresa subcontratista de la IM. Entonces, la idea de esta entrevista a julio Alejandro es encontrar cuáles son las principales barreras que afectan la gestión documental en los proyectos supervisados por la Agencia para la infraestructura del meta y cómo pueden ser mitigadas para mejorar la eficiencia en el manejo del. Entonces esta esta entrevista está estructurada en 3 momentos, los cuales este componen de 5 preguntas por cada momento, para un total de 15 preguntas, entonces comenzamos con el primer momento, el cual busca identificar cuáles son las barreras en la eficiencia y cumplimiento de los plazos y requisitos documentales. Orador 2 Hola, buenas tardes ingeniero, yo soy Alejandro vaquero, yo trabajo con la IM de de forma de subcontrato ya hace como 3 años en el área de talento humano en bienestar institucional. Orador 1 ¿Vale, listo, maneja algo? ¿Entonces vamos a iniciar con la primera pregunta que dice, Has enfrentado situaciones en las cuales los documentos entregan tarde o incompleto? ¿Y cuáles cree que son las principales causas de estos retrasos? Orador 2 Pues la verdad, sí, ingeniero de muchas veces tenemos ciertos formatos que pues requieren la firma de de de varias personas y pues incluso ha habido ocasiones donde nos han devuelto oído averiguar por qué se demora tanto y pues que falta la la firma de otra https://uniminuto0-my.sharepoint.com/personal/yohan_roa_uniminuto_edu_co/Documents/Archivos%20transcritos/2.%20contratista%20alejandro%20baquero.m4a INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 63 persona y de otra persona, entonces se retrasa. Mucho en mi experiencia, por lo que he notado yo siempre nos pasa eso. Nos dicen que pues falta la firma de otra persona y de otra, y es lo que. Orador 1 ¿Nos demora vale de sangre? Alejandro, no, no, Alejandro. ¿Seguimos para la segunda pregunta que dice, cómo afecta la falta de documentos completos o actualizados a los plazos y resultados de los proyectos? Orador 2 Pues sí, la verdad sí genero, porque pues eso genera el retraso de de los pagos de la nómina y pues se han afectado a todos los trabajadores. Y eso genera pues más inconvenientes aparte, pues también el proyecto se va a alargar mucho más lo que genera al final. Más costos y menos utilidades para nosotros, entonces es complicado, la verdad. Orador 1 Vale, listo, muchas gracias. ¿Continuamos una pregunta número 3 que dice, qué impacto tienen los retrasos documentales en el presupuesto y la ejecución? Orador 2 Pues esos retrasos en el programa sí se ven y afectan, pues porque no me dejan cumplir. Los tiempos que se realizaron y se programaron en el cronograma de actividades, entonces cada vez que no se puede cumplir, pues entonces se alarga más el proyecto y toca hacer nuevas adicciones a a mi proyecto y cambios, lo que genera finalmente, pues. Orador 1 Me está alejando. Muchas gracias. ¿Continuamos con la pregunta número cuatro que dice qué qué tipo de documentos suelen presentar más errores o retrasos? ¿Y cómo afecta esto al progreso del proyecto? Orador 2 Pues sí, la verdad. ¿Los permisos y las licencias son son los que más nos retrasan? Pues porque si no tenemos aprobado. Las las licencias no podemos seguir ejecutando el proyecto básicamente entonces, pues claro, las se retrasa mucho. 9. Orador 1 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 64 Madre dice, muchas gracias. Continuamos con la pregunta número 5, la cual me encierra el momento número 1, que es encontrar cuáles son las barreras de la gestión documental. ¿Entonces la pregunta número 5 dice lo siguiente, cuánto tiempo adicional se requiere para corregir errores o actualizar documentos antes de ser enviados o archivados? Orador 2 Pues a veces corregir los errores. Si si si me toma, obviamente mucho más tiempo, porque pues en el caso mío, donde me toca corregir algún error de algún proyecto, alguna licencia. Así pues, a veces 1 ya tiene contratados subcontratados con con otra empresa. Entonces esa empresa me toca llevar allá la corrección a que ellos me la hagan y pues ya me toma mucho, mucho más tiempo. Entonces sí, es complicado. Entonces es como no depende de mí, sino de la otra subcontratación, pues entonces sí, me tomo mucho más tiempo. Orador 1 Vale, listo, Alejandro, muchas gracias. Entonces iniciamos con el segundo momento. ¿El cual determinará los factores organizacionales, tecnológicos y normativos que me generan las barreras en la gestión documental de los proyectos, entonces continuamos con la pregunta número 6, que sería cuáles son las principales dificultades organizacionales que enfrentas al manejar la documentación en los proyectos? Orador 2 Pues la verdad sí genera muchos, muchos retrasos, pero entonces yo creo que la falta de control sobre el trabajo que tienen que hacer ellos, porque a veces 1 presenta ciertos papeles, donde 1 tiene que. Demostrar pues las licencias y todo lo que hay que. Eh, mostrar por qué es necesario para el proyecto y ahí entonces, cuando ya lo van a revisar, resulta que ya no está. El papel se perdió y pues genera mucho más retraso y pues a veces incluso es más fácil volver a presentar otro todo otra vez desde el inicio que poner una queja. Indecir se perdió este papel y fue culpa de ustedes y entrar a demostrarlo entonces a veces. Es mucho más fácil volver a presentar. Orador 1 A todo vale, muchas gracias. Continuamos con la pregunta número 7, que dice que consideras que las herramientas tecnológicas disponibles para la gestión documental son suficientes y eficientes. ¿Por qué? Orador 2 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 65 Pues las herramientas que están ahorita tecnológicas podrían ser suficientes y eficientes, pues en mi caso lo que. Yo pienso que podrían serlo mucho más, pues porque cada área podría tener pues su plataforma base y así alimentar como otra plataforma madre, por decirlo así, donde podrían actualizar cada área la información diariamente y alimentar esa plataforma madre de una manera más continua y constante. YY si fuera así, constante y diario, pues sería. Estaría todo actualizado siempre, entonces evitaría muchos, muchos. Retrasos en todo y pues ahí se ahorraría tiempo en todo, me parece. Orador 1 Vale, muchas gracias Alejandro. ¿Seguimos con la pregunta número 8 que dice, existen normativas internas o externas que compliquen el proceso de gestión documental y cómo impactan estas normativas? Orador 2 Pues las normativas externas que exigen, Eh, algunos reportes específicos o o formatos únicos que 1 a veces puede hacer que la sesión documental sea más complicada, pero no siempre contamos con las herramientas necesarias para cumplirlas, YY pues cumplir con con todo lo que nos accidentes, pues tomamos un formas de trabajo. Orador Lo. Orador 1 He estado Alejandra, muchas gracias contigo. Vamos a una pregunta número 9 que dice, hay procedimientos de aprobaciones dentro de la organización que retrasen la entrega o archivo de los documentos. Orador 2 Sí, si un documento es rechazado, pues en alguna de las etapas de aprobación allá, pues es necesario, obviamente corregirlo y enviarlo de nuevo, pero por ejemplo, vuelvo a tomar lo que dije en anteriormente, si yo tengo o 1, 1. Requerimiento una documentación con una empresa que subcontrata conmigo, pues va a ser mucho más demorado el proceso y pues va a tomar mucho más tiempo. Es decir, si hay conveniencia. Orador 1 INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO 66 Listo, no dando muchas gracias. ¿Entonces, la pregunta 10 que cerraría el segundo momento sería lo siguiente, qué problemas tecnológicos como hardware, software o Internet has enfrentado al momento de gestionar documentos? Orador 2 Pues sí, la verdad. ¿Sí, porque pues a veces, muchas veces la verdad, EH? Llega 1 allá con su documentación YY la entrega y luego va a averiguar 1 y pues no, que el sistema está caído o que venga mañana. Entonces eso retrasa todo la verdad. Y pues también citó la problemática o de la otra. Hace como 3 preguntas, no recuerdo bien, pero entonces sí sería como mucho mejor organizar también mucho más el el software, por decirlo así, de las plataformas donde se podría hacer por áreas, pues es como una idea que que se que se me ocurre a mí, pero si por áreas debería pues separarse el sistema para que se alimentaran mucho mejor unos a otros, me parece a. Orador 1 Mí no, sí, eso está muy bien, don Alejandro. Inclusive esa es la idea de esta de esta entrevista, pues la idea de. Es que tanto encontremos barreras como encontrar soluciones y eso es una de las respuestas que en este caso me me serviría para seguir con la investigación. Entonces, para darle continuidad a esta entrevista, vamos con el último momento, el cual es proponer estrategias para mitigar las barreras, pues siguiendo la estructuración la primera. Del primer momento, pues era encontrar las barreras, el segundo era encontrar los factores que generan estas barreras y como tercer y último momento, que es el que le acabo de de leer, es el de proponer estrategias. ¿Entonces continuamos con la pregunta número 11, que dice qué cambios propondrías para mejorar el manejo de documentos y reducir los errores en los proyectos? Orador 2 Pues ingeniero dentro de lo que a. Me. Tocado vivir cuando yo voy a erradicar algún documento, algún proyecto, algún. ¿Requerimiento? Pues siempre yo me he dado cuenta que que pues siempre es como como una persona dedicada a eso y de pronto, a veces en ocasiones, ahí he visto que hay otra persona atrás a la que esa persona porque siempre es una persona. Como más joven y al y al y al fondo siempre hay otra persona. A veces, cuando tienen dudas, le preguntan a otra persona. ¿Entonces? Pues. Siempre me ha parecido que si hay tanto retraso, pues deber