Diseño de un modelo que permita disminuir la inoportunidad de informes y de control en la gestión de cartera

Abstract

La gestión efectiva de cartera requiere de una información bien analizada, confiable y oportuna, con el fin de que se pueda tener el tiempo suficiente para el seguimiento, cobro y depuración si es el caso, se debe contar con unos procesos bien definidos y controlados, sobre todo en una entidad donde no solo el volumen de la facturación mensual es representativo, sino que existen múltiples contratos a los cuales se les debe llevar un seguimiento y control especial, con el fin de poder determinar el monto radicado, mantener los pagos descargados y llevarle un seguimiento a las glosas y devoluciones que se vayan presentando, logrando definir el monto que se encuentra pendiente de pago y buscando estrategias para su cancelación. El desarrollo de este trabajo evidencia cómo, el manejo actual dela información del departamento de cartera requiere de la inversión de mucho tiempo, por tener que consolidarla y compararla con múltiples bases de datos, logrando así tener los registros necesarios, que finalmente llevarán a los informes solicitados por la gerencia, además que el riesgo que se corre en la pérdida de información y/o distorsión, puede llegar a ser muy alto, ocasionando información errada o pérdidas económicas, si la persona encargada no realiza los cruces adecuados en los libros de Excel. Los resultados obtenidos permitirán que el diseño realizado pueda ser utilizado como base para un sistema de información que permita mantener los tres sistemas unificados, logrando un manejo en línea de la información, es decir, alimentando un sistema con la información general y poder optimizar el tiempo, con el fin de conocer de una forma más oportuna la cartera de cada cliente y así realizar una gestión y seguimiento correcto sobre ellas.

Effective accounts receivable management requires well-analyzed, reliable and timely information, in order to have enough time for monitoring, collection and debugging, if applicable, there must be well-defined and controlled processes, especially in an entity where not only the volumeof monthly billing is representative, but there are multiple contracts which must be monitored and specially controlled, in order to determine the amount filed, maintain dischargedpayments and keep track of the commentsand returns that are presented, managing to define the amount that is pending for payment and looking for strategies for its cancellation.The development of this work shows how, the current management of the portfolio department information requires a long investment, because it has to beconsolidated and compared with multiple databases, thus achieving the necessary records, which will eventually lead to the reports requested by management, in addition to the risk of loss of information and / or distortion, can be very high, causing erroneous information or economic losses, if the person in charge does not make the appropriate crossings in the excel books.The results obtained will allow the design carried out to be used as the basis for an information system that allows maintaining the three unified systems, achieving an online management of the information, that is, feeding a system with general information and optimizing time, in order to know in a more timely manner the portfolio of each client and thus carry out a correct management and monitoring of them.